财务盖章制度规范

PAGE财务盖章制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务印章的使用与管理，确保印章使用的安全性、规范性和严肃性，维护公司财务信息安全，防范财务风险，保障公司合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司涉及财务活动的各类印章使用与管理。（三）基本原则1.合法性原则：印章的使用必须符合国家法律法规及公司相关规定，不得用于任何违法违规活动。2.安全性原则：建立健全印章保管、使用、交接等环节的安全防范措施，确保印章安全，防止印章被盗用、冒用或滥用。3.审批性原则：严格执行印章使用审批流程，未经审批，任何部门和个人不得擅自使用财务印章。4.责任制原则：明确印章保管、使用人员的职责，对印章使用不当造成的后果追究相关人员责任。二、财务印章种类及用途（一）财务专用章1.用于公司各类款项收付、票据开具、财务报表及其他财务文件的盖章确认。2.在银行预留印鉴，用于办理银行结算业务，如支票、汇票、本票的出票、背书转让、提示付款等。（二）法定代表人章1.用于办理法定代表人授权的重大财务事项，如签署重大财务合同、协议等。2.在特定财务文件上作为法定代表人的个人签章确认。（三）发票专用章1.专门用于公司对外开具发票时盖章，确保发票的真实性和有效性。2.不得用于其他非发票业务的盖章。（四）其他财务印章根据公司财务管理需要，可能还会涉及其他特定用途的财务印章，如财务核算专用章、资金结算专用章等，其用途由公司另行明确规定。三、财务印章的刻制与启用（一）刻制1.财务印章的刻制必须由公司指定的部门或专人负责，严格按照公安部门规定的程序办理。2.刻制财务印章时，应选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量和安全性。3.刻制完成的财务印章应进行备案登记，记录印章的名称、规格、样式、刻制日期、启用日期等信息。（二）启用1.新刻制的财务印章启用前，应在公司内部进行公示，明确印章的用途、保管人员及使用审批流程等相关信息。2.财务印章启用时，应由保管人员在印章使用登记簿上进行首次登记，记录启用日期、印章名称、保管人员等信息。四、财务印章的保管（一）保管人员职责1.财务印章保管人员必须由公司财务部门指定专人担任，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务印章管理规定。2.保管人员应妥善保管财务印章，确保印章存放安全，防止印章丢失、被盗或损坏。3.严格按照规定的使用范围和审批程序使用财务印章，对不符合规定的用印申请有权拒绝，并及时向上级报告。4.负责记录财务印章的使用情况，定期与印章使用登记簿进行核对，确保记录准确无误。5.如发现财务印章丢失或被盗，应立即采取措施，如向公安机关报案、通知相关部门停止使用该印章等，并及时向上级报告。（二）保管方式1.财务专用章、法定代表人章应实行专人专柜保管，确保印章存放安全。2.发票专用章可根据实际业务需要，由发票开具人员在使用时进行现场保管，但使用完毕后应及时归还指定保管人员。3.其他财务印章的保管方式可根据印章的使用频率和重要性，由公司财务部门另行确定，但必须确保印章安全。（三）保管地点财务印章应存放在公司财务部门指定的安全地点，不得随意带出公司或存放在不安全的地方。如因工作需要必须携带印章外出，应经公司财务负责人批准，并采取必要的安全措施，确保印章安全。五、财务印章的使用（一）使用范围1.财务专用章用于公司各类款项收付、票据开具、财务报表及其他财务文件的盖章确认。具体包括但不限于：银行结算业务：支票、汇票、本票的出票、背书转让、提示付款等。财务凭证、报表的盖章：记账凭证、财务报表、纳税申报表等。财务合同、协议的盖章：与供应商、客户签订的涉及财务条款的合同、协议等。其他财务文件的盖章：财务审计报告、验资报告、税务清算报告等。2.法定代表人章用于办理法定代表人授权的重大财务事项，如签署重大财务合同、协议等。具体使用范围由法定代表人根据公司实际情况进行授权，并在授权书中明确规定。3.发票专用章专门用于公司对外开具发票时盖章，确保发票的真实性和有效性。严禁将发票专用章用于其他非发票业务的盖章。4.其他财务印章应严格按照公司规定的使用范围进行使用，不得擅自扩大使用范围。（二）使用流程1.申请：用印部门或个人应填写《财务印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、用印金额、用印日期等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批：对于一般财务事项的用印申请，由财务部门负责人审批。对于重大财务事项的用印申请，如涉及金额较大的财务合同、协议签署等，应经公司总经理或董事长审批。3.用印：经审批同意后，用印申请人持《财务印章使用申请表》到财务印章保管人员处办理用印手续。保管人员应认真核对申请表内容与用印文件是否一致，审核无误后，在用印文件上加盖相应财务印章，并在《财务印章使用登记簿》上进行详细登记，记录用印日期、用印事项、用印文件名称、用印金额、审批人、用印人等信息。4.盖章后文件处理：用印完成后，用印申请人应及时将盖章后的文件妥善保管，并按照公司档案管理规定进行归档。如因特殊原因需要将盖章后的文件带出公司，应经财务部门负责人批准，并办理相关借阅手续。（三）使用要求1.财务印章的使用必须严格按照规定的使用范围和审批程序进行，严禁未经审批擅自使用财务印章。2.用印文件必须真实、合法、有效，不得在空白纸张或不符合规定的文件上加盖财务印章。3.财务印章应加盖在文件规定的盖章位置，确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。4.用印过程中，保管人员应严格遵守印章使用制度，不得擅自将财务印章交予他人使用或允许他人代为盖章。六、财务印章的交接（一）交接原因1.财务印章保管人员因工作调动、离职、休假等原因，需要将印章交接给其他人员时，应按照本制度规定办理交接手续。2.因公司机构调整、印章使用范围变更等原因，需要对财务印章进行重新分配或调整保管人员时，也应办理交接手续。（二）交接流程1.交接准备：原保管人员应提前整理好财务印章及相关资料，如印章使用登记簿、未使用的空白用印申请表等，并填写《财务印章交接清单》，详细列出交接的印章名称、数量、规格、启用日期、保管期限等信息。2.交接手续办理：原保管人员与新保管人员应在公司财务部门负责人或其他指定人员的监督下，进行当面交接。交接过程中，双方应认真核对《财务印章交接清单》内容与实际交接的印章及资料是否一致，核对无误后，双方在交接清单上签字确认。3.监交人签字：监交人应对交接过程进行全程监督，并在《财务印章交接清单》上签字确认，确保交接手续的真实性和完整性。（三）交接后的事项1.交接完成后，新保管人员应按照本制度规定，妥善保管财务印章，严格执行印章使用审批流程。2.原保管人员应将交接过程中涉及的相关资料移交给公司档案管理部门进行归档保存，以备查阅。七、财务印章的停用与销毁（一）停用原因1.因公司名称变更、财务管理制度调整、印章损坏等原因，需要停用财务印章时，应按照本制度规定办理相关手续。2.财务印章超过保管期限或因其他原因不再使用时，也应及时停用。（二）停用流程1.申请：由公司财务部门提出停用财务印章的申请，说明停用原因、停用日期等信息，并经公司财务负责人审核签字。2.审批：对于停用财务印章的申请，应经公司总经理或董事长审批。3.公告：经审批同意后，公司应在内部发布公告，通知各部门及相关人员该财务印章已停用，并明确停用后的处理方式。（三）销毁1.对于停用的财务印章，应由公司指定的专人负责销毁。销毁过程应进行现场监督，确保印章彻底销毁，防止印章被非法利用。2.销毁完成后，销毁人员应填写《财务印章销毁清单》，详细记录销毁的印章名称、数量、规格、销毁日期等信息，并由监销人员签字确认。3.《财务印章销毁清单》应作为公司档案资料进行归档保存，以备查阅。八、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对财务印章的使用与管理情况进行自查，检查内容包括印章保管是否安全、使用审批流程是否规范、用印记录是否完整等。发现问题应及时整改，并将自查情况报告公司财务负责人。2.公司审计部门应不定期对财务印章的使用与管理情况进行审计监督，检查印章管理制度的执行情况，对发现的违规问题提出审计意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.公司应积极配合外部监管部门的监督检查，如实提供财务印章使用与管理的相关资料，接受监管部门的指导和监督。2.对于监管部门提出的整改意见和要求，公司应认真落实，及时整改到位，并将整改情况报告监管部门。九、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用财务印章。2.将财务印章用于规定范围以外的事项。3.在空白纸张或不符合规定的文件上加盖财务印章。4.因保管不善导致财务印章丢失、被盗或损坏。5.擅自将财务印章交予他人使用或允许他人代为盖章。6.其他违反财务印章管理制度的行为。（二）责任追究方式1.对于违反财务印章管理制度的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警