团单规范制度

PAGE团单规范制度一、总则（一）目的本团单规范制度旨在确保公司/组织在开展团单业务过程中，遵循相关法律法规及行业标准，规范业务操作流程，保障业务的顺利进行，维护公司/组织及客户的合法权益，提高团单业务的质量和效率，促进公司/组织的可持续发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及团单业务的部门、岗位及人员，包括团单的销售、策划、执行、售后等环节。（三）基本原则1.合法性原则：团单业务的开展必须严格遵守国家法律法规及行业标准，不得从事任何违法违规行为。2.诚信原则：秉持诚实守信的态度，与客户建立良好的合作关系，如实告知客户团单相关信息，履行合同约定。3.质量第一原则：注重团单业务的质量，从策划到执行再到售后，确保每一个环节都能达到较高的标准，满足客户需求。4.效率原则：在保证业务质量的前提下，优化业务流程，提高工作效率，及时响应客户需求，按时完成团单任务。二、团单销售规范（一）客户开发与需求调研1.销售人员应积极开拓团单客户资源，通过多种渠道收集潜在客户信息。在与客户初步沟通时，了解客户的基本情况、团单需求、预算等关键信息。2.针对客户需求，进行深入的需求调研。可以采用面对面沟通、问卷调查、实地考察等方式，全面了解客户对于团单活动的具体要求，如活动主题、形式、参与人数、时间安排、场地要求等。3.整理和分析客户需求信息，形成详细的需求调研报告，为后续的团单策划提供准确依据。（二）产品介绍与方案制定1.根据客户需求，向客户详细介绍公司/组织提供的团单产品及服务内容。包括但不限于活动策划、场地布置、餐饮安排、娱乐项目、人员服务等方面的特色和优势。2.结合客户需求和公司/组织实际情况，制定个性化的团单方案。方案应明确活动的目标、流程、内容、时间节点、预算分配等详细信息。确保方案具有可操作性和吸引力，能够满足客户的期望。3.在制定方案过程中，充分考虑各种可能出现的风险和问题，并提出相应的应对措施。与客户进行沟通确认，确保方案得到客户的认可。（三）合同签订1.团单方案确定后，按照公司/组织合同管理规定，与客户签订正式合同。合同应明确双方的权利和义务，包括团单的内容、价格、付款方式、服务期限、违约责任等条款。2.合同文本应使用规范的格式和语言，表述清晰、准确、完整。对于合同中的重要条款，应向客户进行详细解释，确保客户理解并同意相关条款。3.在签订合同前，对合同进行严格审核把关，避免出现法律风险和漏洞。审核通过后，由授权代表与客户签订合同，并加盖公司/组织公章或合同专用章。三、团单策划规范（一）策划团队组建1.根据团单的规模、难度和客户需求，组建专业的策划团队。策划团队应包括活动策划师、设计师、文案撰写人员、项目管理人员等相关专业人员，明确各成员的职责和分工。2.策划团队成员应具备丰富的行业经验和专业知识，熟悉团单业务流程和相关法律法规。定期组织团队培训和学习，不断提升团队成员的业务能力和综合素质。（二）策划方案制定1.策划团队根据客户需求和合同要求以及销售部门提供的信息，制定详细的团单策划方案。方案应包括活动主题、目标、流程、内容、场地布置、人员安排、时间进度表、预算明细等内容。2.在策划方案中，充分考虑客户的文化背景、兴趣爱好、参与人员特点等因素，设计具有针对性和吸引力的活动内容。注重活动的创新性和独特性，突出团单的特色和亮点。3.对策划方案进行多次内部评审和修改完善，确保方案的科学性、合理性和可行性。邀请相关部门和专家进行评审，听取各方意见和建议，不断优化方案。（三）场地与资源准备1.根据策划方案的要求，提前进行场地考察和预订。选择符合活动主题和规模的场地，确保场地的安全性、便利性和舒适性。与场地供应商签订租赁合同，明确场地使用的相关条款和要求。2.按照活动需求，准备各类资源，如餐饮、娱乐设备、道具、音响灯光等。与供应商进行沟通协调，确保资源的质量和供应时间。对资源进行验收和管理，确保资源的正常使用。3.在活动前，对场地和资源进行全面检查和调试，确保活动的顺利进行。制定应急预案，应对可能出现的场地设施故障、资源短缺等突发情况。四、团单执行规范（一）人员培训与分工1.在团单执行前，对参与活动执行的工作人员进行培训。培训内容包括活动流程、服务规范、安全注意事项等，确保工作人员熟悉活动要求，能够提供优质的服务。2.根据工作人员的专业技能和特长，进行合理的分工。明确各岗位的职责和工作任务，确保每个环节都有专人负责。建立有效的沟通机制，保证工作人员之间信息畅通，协同工作。（二）现场布置与组织1.按照策划方案的要求，进行现场布置。布置应注重细节，营造出良好的活动氛围。在布置过程中，严格遵守安全规定，确保布置工作的安全进行。2.在活动现场，安排专人负责组织和引导客户。维持现场秩序，确保活动的顺利开展。及时处理客户提出的问题和需求，提供优质的现场服务。3.按照活动流程，有序推进各项活动环节。确保活动的时间安排合理，内容紧凑有序。加强对活动现场的监控和管理，及时发现和解决可能出现的问题。（三）安全保障与应急处理1.高度重视团单活动的安全保障工作，制定完善的安全管理制度和应急预案。对活动现场的设施设备、人员安全等方面进行全面检查和评估，消除安全隐患。2.在活动现场配备必要的安全保障人员和设备，如安保人员、急救药品和设备等。加强对活动现场的安全巡逻和监控，及时发现和处理安全事故。3.针对可能出现的突发情况，如火灾、地震、人员突发疾病等，制定详细的应急处理措施。定期组织应急演练，提高工作人员的应急处理能力。一旦发生突发情况，能够迅速启动应急预案，保障客户的生命财产安全。五、团单售后服务规范（一）客户反馈收集1.在团单活动结束后，及时收集客户的反馈意见。可以通过问卷调查、电话回访、面对面沟通等方式，了解客户对活动的满意度、意见和建议。2.对客户反馈的信息进行认真整理和分析，分类统计客户提出的问题和关注点。建立客户反馈信息数据库，以便后续查询和分析。（二）问题处理与改进1.根据客户反馈的问题，及时进行处理和回复。对于客户提出的合理诉求，应积极采取措施予以解决，确保客户得到满意的答复。2.针对客户反馈中发现的问题，组织相关部门进行分析和研究，制定改进措施。对团单业务流程、服务质量等方面进行优化和完善，不断提高团单业务水平。3.将改进措施和处理结果及时反馈给客户，向客户展示公司/组织对客户意见的重视和积极改进的态度。跟踪改进措施的执行情况，确保改进工作取得实效。（三）客户关系维护1.定期与客户进行沟通和交流，了解客户的新需求和动态。通过发送节日祝福、活动邀请、行业资讯等方式，保持与客户的良好关系。2.对老客户提供一定的优惠政策和增值服务，如优先安排服务、提供专属礼品等，提高客户的忠诚度。积极拓展与老客户的合作领域，实现长期稳定的合作关系。六、团单档案管理规范（一）档案建立1.在团单业务开展过程中，建立完善的团单档案管理制度。对每个团单项目从客户开发、销售、策划、执行到售后等各个环节的相关资料进行收集和整理，形成完整的团单档案。2.团单档案应包括客户信息、合同文件、策划方案、活动执行记录、客户反馈意见、财务凭证等资料。资料应真实、准确、完整，能够反映团单业务的全过程。（二）档案分类与存储1.按照团单档案的内容和性质，进行分类管理。可以分为客户档案、合同档案、策划档案、执行档案、售后档案等类别，便于查找和使用。2.采用电子档案和纸质档案相结合的方式进行存储。电子档案应进行备份，存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并建立索引和检索系统，方便快速查询。纸质档案应按照档案管理规定进行装订和存放，存放在专门的档案柜中。（三）档案查阅与使用1.根据工作需要，经授权人员可以查阅和使用团单档案。查阅档案时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经审批后按照规定进行查阅。2.在查阅和使用档案过程中，应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、丢失档案资料。如需复印或借阅档案，应办理相应的手续，并按时归还。3.定期对团单档案进行清理和盘点，确保档案的完整性和准确性。对过期或无用的档案，按照规定进行销毁处理，并做好销毁记录。七、监督与考核（一）监督机制1.建立健全团单业务监督机制，成立专门的监督小组或指定专人负责对团单业务进行全程监督。监督小组应定期对团单业务的各个环节进行检查和评估，确保业务操作符合规范要求。2.监督内容包括团单销售行为、策划方案合理性、执行过程规范性、售后服务质量、档案管理等方面。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核制度1.制定团单业务考核制度，明确考核指标和考核方法。考核指标应包括团单销售额、客户满意度、业务质量、团队协作等方面。2.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对未达到考核要求的部门和个人进行批评教育，并责令其限期整改。将考核结果与绩效奖金、晋升等挂钩，