公司钥匙管理规范制度

PAGE公司钥匙管理规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司钥匙的管理，确保钥匙的安全、有序使用，保障公司办公区域、设施设备及资产的安全，提高工作效率，防止因钥匙管理不善引发的安全事故和工作失误。2.适用范围本制度适用于公司内所有办公区域、仓库、机房、车辆及其他涉及公司资产与业务运营的场所的钥匙管理。包括但不限于办公室门钥匙、文件柜钥匙、设备操作间钥匙、车辆钥匙等。3.职责分工行政部门负责制定和完善公司钥匙管理规范制度，并监督执行。统一管理公司各类钥匙的台账，记录钥匙的领取、归还、借用、交接等情况。定期对钥匙进行盘点和检查，确保钥匙的完整性和可用性。负责新钥匙的采购、配制及报废处理。使用部门负责本部门使用钥匙的日常保管和正确使用，确保钥匙的安全。按照规定的流程办理钥匙的领取、归还、借用等手续，并指定专人负责钥匙管理工作。发现钥匙丢失、损坏或异常情况时，及时报告行政部门。钥匙保管人负责具体保管所分配的钥匙，不得随意转借他人或带出公司规定区域。妥善保管钥匙，防止钥匙丢失、损坏或被盗。如发现钥匙有损坏或丢失迹象，应立即报告上级并协助处理。在离职或岗位变动时，将所保管的钥匙及时交回行政部门。二、钥匙的分类与标识1.分类办公区域钥匙：包括各办公室、会议室、公共区域通道门等的钥匙。设备设施钥匙：如机房设备、配电室、消防设施、电梯等设备的操作间钥匙。仓库钥匙：各类物资仓库、档案室等的钥匙。车辆钥匙：公司所有车辆的钥匙。特殊区域钥匙：如财务室、保险柜、贵重物品存放处等的钥匙。2.标识为便于识别和管理，对每把钥匙进行统一编号，并在钥匙上粘贴带有编号的标识牌。标识牌应清晰注明钥匙所对应的区域或设备名称。对于重要区域或设备的钥匙，可采用特殊颜色或形状的标识牌进行区分，以便快速识别和重点管理。在钥匙保管箱或存放处，应设置明显的标识，标明存放钥匙的类别和范围。三|钥匙的领取与发放1.新钥匙领取因新办公区域启用、新设备购置等原因需要领取新钥匙时，使用部门应填写《钥匙领取申请表》，详细注明领取钥匙的用途、数量、所属区域或设备等信息，并经部门负责人签字批准。将《钥匙领取申请表》提交至行政部门，行政部门根据申请表内容进行审核，并核实钥匙的库存情况。如库存有足够的钥匙，行政部门在申请表上签字确认后，发放钥匙给使用部门，并在钥匙台账上记录领取日期、领取人、钥匙编号及用途等信息。如库存没有所需钥匙，行政部门应及时安排采购或配制，待钥匙到位后，按照上述流程发放给使用部门。2.备用钥匙领取为确保在钥匙丢失、损坏或其他紧急情况下能够及时恢复正常工作，各部门可根据实际情况申请领取备用钥匙。备用钥匙的领取流程与新钥匙领取流程相同，需填写《钥匙领取申请表》并经部门负责人批准。行政部门应根据各部门的申请，合理发放备用钥匙，并在台账上注明备用钥匙的相关信息。同时，告知使用部门备用钥匙的保管要求和使用规定。3.钥匙发放记录行政部门应建立详细的钥匙发放记录台账，对每一次钥匙的领取情况进行准确记录。台账内容包括领取日期、领取部门、领取人、钥匙编号、用途、领取数量等信息。钥匙发放记录台账应妥善保存，以便随时查阅和核对钥匙的领取情况。同时，应定期对台账进行整理和归档，确保记录的完整性和准确性。四、钥匙的保管1.日常保管要求钥匙保管人应将钥匙妥善保管在安全可靠的地方，不得随意放置或丢失。对于常用钥匙，可配备专用的钥匙扣或钥匙包，便于携带和管理。不得将钥匙转借他人使用，如因工作需要必须转借时，应经部门负责人批准，并办理相关借用手续，明确借用期限和归还要求。借用期间，借用人员应妥善保管钥匙，如发生丢失、损坏等情况，由借用人员负责赔偿。严禁将公司钥匙带出公司规定区域，如因特殊情况需要带出公司，必须经行政部门负责人批准，并进行详细登记，注明带出时间、预计归还时间、带出原因等信息。带出期间，钥匙保管人应确保钥匙的安全，归还后及时向行政部门销账。钥匙保管人应定期对所保管的钥匙进行检查，查看钥匙是否有损坏、变形、丢失等情况。如发现问题，应及时报告上级并采取相应措施进行处理。2.保管场所要求办公区域钥匙应存放在专门的钥匙柜或抽屉内，钥匙柜或抽屉应保持锁闭状态，防止钥匙被盗或误拿。设备设施钥匙、仓库钥匙等应根据实际情况，存放在相应设备操作间、仓库管理办公室等指定地点，并确保存放环境安全、干燥，避免钥匙受潮、生锈或损坏。车辆钥匙应在车辆使用后及时收回，存放在公司指定的车辆钥匙保管箱或专门的存放区域内，防止钥匙丢失或混淆。对于特殊区域钥匙，如财务室、保险柜等的钥匙，应严格按照相关安全规定进行保管，一般应双人保管或存放在专门的保险柜内，并设置严格的保管制度和审批流程。3.多人保管钥匙的规定对于某些重要区域或设备的钥匙，如机房、配电室等，可能需要多人共同保管。在这种情况下，应明确钥匙保管的分工和责任，制定详细的保管流程和交接制度。多人保管钥匙时，应指定一名负责人，负责协调钥匙的使用和保管工作。每次使用钥匙时，需由保管人共同签字确认，并记录使用时间、用途等信息。定期对多人保管的钥匙进行盘点和检查，确保钥匙的安全和正常使用。如发现问题，应及时查明原因并进行处理。同时，保管人之间应保持密切沟通，如有人员变动或其他特殊情况，应及时办理钥匙交接手续。五、钥匙的借用1.借用范围公司内部员工因工作需要，可在规定范围内借用其他部门或人员保管的钥匙。借用范围包括办公区域钥匙、设备设施钥匙、车辆钥匙等，但特殊区域钥匙（如财务室、保险柜等）未经授权不得借用。2.借用流程借用人员需填写《钥匙借用申请表》，详细注明借用钥匙的名称、编号、所属部门、借用原因、借用期限等信息，并经本部门负责人签字批准。将《钥匙借用申请表》提交至钥匙所属部门，钥匙所属部门负责人根据申请表内容进行审核，如同意借用，在申请表上签字确认，并通知钥匙保管人办理借用手续。钥匙保管人在收到借用通知后，与借用人员当面核对钥匙的编号和数量，并在《钥匙借用登记表》上登记借用时间、借用人员、钥匙编号、归还时间等信息，双方签字确认。借用人员在借用期间应妥善保管钥匙，按照规定的用途使用，不得擅自转借他人或用于其他非工作目的。如因借用人员保管不善导致钥匙丢失、损坏或其他问题，由借用人员承担相应责任。3.借用期限钥匙借用期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借用期限，借用人员应提前向钥匙所属部门提出申请，经批准后方可延长。延长后的借用期限最长不得超过[X]个工作日。4.归还要求如果借用人员在借用期限内完成工作，应及时将钥匙归还钥匙保管人。归还时，钥匙保管人应与借用人员当面核对钥匙的编号和数量，确认无误后在《钥匙借用登记表》上登记归还时间，并双方签字确认。如发现钥匙有损坏或丢失情况，借用人员应立即向钥匙保管人说明情况，并按照公司相关规定进行赔偿。赔偿方式可包括重新配制钥匙、购买新设备或按照钥匙所对应的资产价值进行赔偿等。钥匙保管人在收到归还的钥匙后，应及时检查钥匙的完整性和可用性。如发现问题，应及时与借用人员沟通解决，并在《钥匙借用登记表》上记录相关情况。六、钥匙的交接1.人员离职交接员工离职时，所在部门负责人应通知行政部门，并督促离职员工将所保管的公司钥匙全部交回行政部门。离职员工需填写《钥匙交接清单》，详细列出所交接钥匙的名称、编号、数量等信息，并与行政部门指定的接收人员当面核对签字确认。行政部门在收到离职员工交回的钥匙后，应及时进行检查和核对，如发现钥匙有丢失、损坏等情况，应要求离职员工说明原因并按照规定进行赔偿。同时，在钥匙台账上对离职员工的钥匙交接情况进行记录，注明交接日期、离职员工姓名、交接钥匙信息等。对于涉及重要区域或设备的钥匙交接，可根据实际情况进行现场监督和清点，确保交接过程的准确无误。2.岗位变动交接员工岗位变动时，原岗位钥匙保管人应与新岗位钥匙保管人进行钥匙交接。交接双方需填写《钥匙交接清单》，详细注明交接钥匙的名称、编号、数量、用途等信息，并当面核对签字确认。交接完成后，原岗位钥匙保管人应将《钥匙交接清单》提交至行政部门备案，行政部门在钥匙台账上更新钥匙保管人的信息。同时，新岗位钥匙保管人应按照规定对所接收的钥匙进行妥善保管和使用。3.临时工作交接在员工因临时出差、休假或其他原因无法正常履行钥匙保管职责时，应进行临时工作交接。交接双方需填写《临时钥匙交接清单》，注明交接时间、交接原因、交接钥匙信息等，并当面核对签字确认。临时钥匙交接完成后，交接双方应将《临时钥匙交接清单》提交至所在部门负责人备案。临时保管钥匙的人员应按照规定妥善保管钥匙，在原保管人员返回后及时进行钥匙交接。七、钥匙的盘点与检查1.定期盘点行政部门应定期对公司钥匙进行盘点，盘点周期为[X]个月。盘点时，应组织相关人员对钥匙台账记录与实际钥匙数量、编号进行逐一核对，确保账实相符。在盘点过程中发现钥匙数量短缺、编号不符或其他异常情况时，应及时查明原因，并采取相应措施进行处理。如因保管不善导致钥匙丢失或损坏，应追究相关责任人的责任，并按照规定进行赔偿或重新配制。盘点结束后，行政部门应编制《钥匙盘点报告》，详细记录盘点情况、发现的问题及处理结果等信息，并提交至公司管理层审阅。2.不定期检查除定期盘点外，行政部门还应不定期对公司钥匙的保管和使用情况进行检查。检查内容包括钥匙的存放是否安全、标识是否清晰、借用手续是否齐全、保管人是否按照规定履行职责等。发现问题时，行政部门应及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改。整改完成后，行政部门应对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。3.特殊情况检查在公司发生重大活动、安全事故或其他特殊情况时，行政部门应及时对相关区域的钥匙进行重点检查，确保钥匙的安全和正常使用。如发现钥匙存在安全隐患或影响活动、事故处理等情况，应立即采取措施进行处理。八、钥匙的报废与更新1.报废条件钥匙出现严重损坏、无法正常使用，且无法通过维修或更换零部件恢复功能的，可申请报废。因办公区域调整、设备设施更新等原因，原使用的钥匙已不再适用的，可申请报废。钥匙保管期限已满，且无继续使用价值的，可申请报废。2.报废流程钥匙保管人或使用部门发现钥匙符合报废条件时，应填写《钥匙报废申请表》，详细注明钥匙的名称、编号、所属区域或设备、报废原因等信息，并经部门负责人签字批准。将《钥匙报废申请表》提交至行政部门，行政部门根据申请表内容进行审核，并核实钥匙的实际情况。如审核通过，行政部门在申请表上签字确认，并安排对报废钥匙进行销毁处理。行政部门应在钥匙台账上对报废钥匙的信息进行注销记录，注明报废日期、报废原因等信息。同时，对报废钥匙的处理情况进行跟踪和监督，确保报废钥匙得到妥善处理。3.更新要求随着公司业务的发展和办公环境的变化，如办公区域增加、设备设施升级等，可能需要对钥