工作邮箱规范管理制度

PAGE工作邮箱规范管理制度一、总则（一）目的为规范公司工作邮箱的使用，确保信息传递的安全、准确、及时，提高工作效率，保护公司及员工的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及因工作需要使用公司工作邮箱的外部人员。（三）基本原则1.合法性原则：工作邮箱的使用必须遵守国家法律法规及相关行业标准，不得利用工作邮箱从事违法违规活动。2.安全性原则：采取必要的安全措施，保护工作邮箱中的信息安全，防止信息泄露、丢失或被篡改。3.规范性原则：明确工作邮箱的使用规范和流程，确保员工正确、规范地使用工作邮箱。4.责任性原则：使用工作邮箱的员工应承担相应的责任，对所发送和接收的信息负责。二、工作邮箱的申请与开通（一）申请流程1.新员工入职时，由人力资源部门统一收集员工的邮箱申请信息，包括姓名、部门、职位等。2.人力资源部门将员工的邮箱申请信息提交至信息技术部门，信息技术部门根据公司邮箱命名规则为员工开通工作邮箱。3.信息技术部门开通工作邮箱后，将邮箱账号和初始密码告知员工，并提醒员工及时修改密码。（二）邮箱命名规则1.工作邮箱的命名规则为：姓名全拼@公司域名。例如：张三的工作邮箱为zhangsan@。2.如有重名情况，可在姓名全拼后加上部门名称的首字母进行区分。例如：张三在财务部，其工作邮箱为zhangsancw@。（三）外部人员邮箱申请1.因工作需要使用公司工作邮箱的外部人员，由相关业务部门填写《外部人员工作邮箱申请表》，注明外部人员姓名、单位、联系方式、申请邮箱用途等信息。2.《外部人员工作邮箱申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交至信息技术部门。3.信息技术部门根据公司邮箱命名规则为外部人员开通工作邮箱，并设置相应的使用权限。4.信息技术部门将外部人员的邮箱账号和初始密码告知业务部门，由业务部门负责通知外部人员。三、工作邮箱的使用规范（一）邮件发送1.主题明确：邮件主题应简洁明了，准确概括邮件内容，便于收件人快速了解邮件主旨。2.内容规范：邮件内容应语言规范、表达清晰，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇和语句。重要邮件应在正文中详细阐述相关事项，不得仅以附件形式发送。邮件内容应条理清晰，按照合理的逻辑顺序组织，必要时可分段表述。3.收件人选择：发送邮件时，应确保收件人准确无误，避免误发或滥发邮件。对于需要多人知晓的邮件，应使用抄送或密送功能，但需谨慎使用密送，确保信息透明。4.附件管理：如需发送附件，应确保附件内容与邮件主题相关，且附件格式清晰、易于打开。对较大的附件，应提前对附件进行压缩处理，以减少邮件发送时间和占用的存储空间。在邮件正文中应明确说明附件的内容和用途，以便收件人快速了解。（二）邮件接收1.员工应定期查看工作邮箱，及时处理收到的邮件，避免延误工作。2.对于重要邮件，应及时回复或采取相应的行动，并做好记录。3.如收到不明来源或可疑的邮件，应谨慎对待，避免随意打开附件或点击链接，以防遭受网络攻击或信息泄露风险。如有疑问，可向信息技术部门咨询。（三）邮件存储与删除1.公司工作邮箱的存储空间由信息技术部门统一分配和管理。员工应合理使用邮箱存储空间，避免因邮件过多导致邮箱空间不足。2.员工应定期清理工作邮箱中的邮件，删除已处理完毕或不再需要的邮件，以保持邮箱的整洁和高效。3.对于涉及公司机密信息或重要业务文件的邮件，应按照公司相关保密规定进行存储和管理，不得随意删除。（四）签名设置1.员工应设置规范的邮件签名，签名内容应包括姓名、部门、职位、联系方式等信息。2.邮件签名应简洁明了，不得包含与工作无关的内容或广告信息。3.如因工作需要变更职位或联系方式等信息，应及时更新邮件签名。四、工作邮箱的安全管理（一）密码管理1.员工应妥善保管工作邮箱密码，不得将密码告知他人。2.密码应设置足够的强度，包含字母、数字和特殊字符，且定期更换密码，建议每[X]个月更换一次。3.如发现密码可能泄露，应立即登录邮箱修改密码，并及时通知信息技术部门。（二）网络安全1.员工应遵守公司网络安全规定，不得利用工作邮箱进行网络攻击、恶意软件传播等违法违规行为。2.在使用公共网络环境时，应注意保护邮箱安全，避免在不安全的网络环境下收发敏感信息。3.如发现工作邮箱出现异常情况，如无法登录、收到异常邮件等，应及时向信息技术部门报告。（三）数据备份1.信息技术部门应定期对工作邮箱的数据进行备份，备份频率为[X]次/月。2.备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。3.定期对备份数据进行检查和测试，确保备份数据的完整性和可用性。五、工作邮箱的监督与检查（一）监督机制1.公司设立工作邮箱使用监督小组，由信息技术部门负责人担任组长，成员包括人力资源部门、审计部门等相关人员。2.监督小组负责对公司工作邮箱的使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保员工遵守工作邮箱规范管理制度。（二）检查内容1.检查员工是否按照规定使用工作邮箱，包括邮件发送、接收、存储与删除等方面。2.检查员工邮箱签名是否规范，是否及时更新相关信息。3.检查工作邮箱的安全管理情况，如密码设置、网络安全等方面。4.检查外部人员工作邮箱的使用情况，确保其符合公司规定和相关法律法规。（三）违规处理1.对于违反工作邮箱规范管理制度的行为，监督小组将视情节轻重给予相应的处理。2.对于初次违规且情节较轻的员工，将给予警告，并责令其立即改正。3.对于多次违规或情节严重的员工，将视情况给予通报批评、绩效考核扣分、暂停工作邮箱使用权限等处理，并追究相关责任。4.对于因工作邮箱使用不当导致公司信息泄露、遭受