耗材招投标制度规范要求

PAGE耗材招投标制度规范要求一、总则（一）目的为了规范公司耗材招投标活动，保证采购行为的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，确保所采购的耗材符合公司业务需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及耗材采购的招投标活动，包括但不限于办公用品、办公设备耗材、生产用耗材等。（三）基本原则1.合法性原则：招投标活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保整个过程合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与招投标的供应商，一视同仁，不偏袒任何一方，保证评标过程和结果的公正性。3.公开透明原则：招投标信息应全面、及时地向所有潜在供应商公开，开标、评标过程接受监督，结果公示，确保透明度。4.诚实守信原则：参与招投标各方应诚实守信，如实提供相关资料和信息，不得弄虚作假、恶意串通。二、招标（一）招标计划1.需求评估各部门应定期对本部门的耗材使用情况进行梳理和评估，结合业务发展规划，预测未来一段时间内的耗材需求，并提交详细的需求报告。报告内容应包括耗材种类、规格、数量、预计使用时间等信息。2.计划制定采购部门根据各部门提交的需求报告，汇总分析后制定年度、季度和月度招标计划。招标计划应明确招标项目的名称、内容、预算金额、预计招标时间等关键信息。对于金额较大或重要的耗材采购项目，应提前制定专项招标计划。（二）招标方式1.公开招标对于通用型、市场竞争较为充分的耗材采购项目，应采用公开招标方式。通过公司官网、专业采购平台、行业媒体等渠道发布招标公告，邀请所有符合条件的供应商参与投标。2.邀请招标对于具有特定技术要求、供应商数量有限或涉及商业机密等不宜公开招标的项目，可采用邀请招标方式。采购部门应根据项目特点和以往合作情况，选择若干家信誉良好、具备相应资质和能力的供应商发出邀请。3.竞争性谈判对于采购时间紧迫、需求规格复杂或市场供应不稳定的耗材项目，可采用竞争性谈判方式。采购部门与不少于三家供应商进行谈判，通过比较供应商的报价、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的耗材采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（三）招标文件编制1.文件内容招标文件应包括招标公告（或邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等主要内容。其中，技术规格应明确耗材的品牌、型号、规格、质量标准、性能要求等详细信息；合同条款应包括采购数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等重要条款。2.审核发布招标文件编制完成后，应提交采购部门负责人、法务部门和相关技术专家进行审核。审核通过后，方可正式发布招标文件。发布渠道应与招标方式相匹配，确保潜在供应商能够及时获取招标文件。三、投标（一）供应商资格要求1.基本条件参与投标的供应商应具备独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，在经营活动中没有重大违法记录。2.特定资质根据不同耗材项目的特点和要求，供应商还应具备相应的特定资质，如生产许可证、产品质量认证、行业准入资格等。采购部门应在招标文件中明确列出所需的特定资质要求。（二）投标文件编制1.文件内容投标文件应包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件、售后服务承诺及其他相关资料。投标文件应按照招标文件规定的格式和内容要求编制，确保内容完整、清晰、准确。2.密封与递交投标文件应密封包装，并在封口处加盖投标人公章。投标人应在规定的投标截止时间前，将投标文件送达指定地点。逾期送达的投标文件，采购人不予受理。四、开标（一）开标时间与地点开标应在招标文件规定的时间和地点进行。采购部门应提前做好开标准备工作，包括场地布置、设备调试、人员安排等。（二）开标程序主持人按下列程序进行开标：1.宣布开标纪律；2.公布在投标截止时间前递交投标文件的投标人名称，并点名确认投标人是否派人到场；3.宣布开标人、唱标人、记录人、监标人等有关人员姓名；4.检查投标文件的密封情况，按照招标文件规定可以由投标人或者其推选的代表检查，也可以由采购人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、价格折扣、招标文件允许提供的备选投标方案和投标文件的其他主要内容。5.投标人代表、采购人代表、监标人、记录人等有关人员在开标记录上签字确认；6.开标结束。五、评标（一）评标委员会组成评标委员会由采购部门代表、相关技术专家以及法务人员等组成，成员人数应为单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标专家应从公司建立的专家库中随机抽取，确保评标过程的公正性和专业性。（二）评标原则与方法1.评标原则评标应遵循公平、公正、科学、择优的原则，对投标文件进行全面、客观、公正的评审。评标的依据是招标文件和投标文件，不得采用招标文件规定以外的标准和方法进行评标。2.评标方法根据不同耗材项目的特点，可采用综合评分法、最低价评标法等评标方法。综合评分法应综合考虑投标报价、技术方案、售后服务、企业信誉等因素，按照招标文件规定的分值权重进行打分，得分最高者为中标候选人。最低价评标法应在满足招标文件实质性要求的前提下，以投标报价最低者为中标候选人。（三）评标程序1.初步评审评标委员会对投标文件进行初步评审，审查投标文件是否满足招标文件的实质性要求，包括投标资格、投标报价、技术规格、商务条款等方面。对不符合要求的投标文件，应予以否决。2.详细评审对通过初步评审的投标文件进行详细评审，按照评标方法对各投标人的投标文件进行打分或比较。评标委员会成员应独立评审，并在评审过程中充分发表意见。3.编写评标报告评标结束后，评标委员会应编写评标报告。评标报告应包括评标基本情况和数据表、评标委员会成员名单、开标记录、符合要求的投标一览表、否决投标情况说明、评标标准、评标方法或者评标因素一览表、经评审的价格或者评分比较一览表、经评审的投标人排序、推荐的中标候选人名单与签订合同前要处理的事宜、澄清、说明、补正事项纪要等内容。六、中标与合同签订（一）中标通知采购部门根据评标委员会推荐的中标候选人名单，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。中标通知书应明确中标项目名称、中标价格、交货时间、交货地点等主要内容。（二）合同签订1.签订时间中标人应在收到中标通知书后的规定时间内，与采购人签订合同。合同签订时间应符合法律法规和招标文件的要求。2.合同条款合同条款应与招标文件和投标文件中的相关内容一致，明确双方的权利和义务。合同应包括采购合同的主要条款，如采购数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。3.合同审核合同签订前，应提交采购部门负责人、法务部门进行审核。审核通过后，方可正式签订合同。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门存档。七、验收（一）验收标准1.依据合同验收应依据采购合同中约定的质量标准、技术规格等条款进行验收。合同中应明确具体的验收标准和方法，确保验收工作有章可循。2.行业标准对于合同未明确规定的部分，应参照国家或行业相关标准进行验收。如无国家或行业标准，可由双方协商确定验收标准。（二）验收程序1.申请与通知采购部门在耗材到货前，应通知使用部门和质量检验部门做好验收准备工作，并提交验收申请。验收申请应包括耗材名称、规格、数量、预计到货时间等信息。2.初步检验使用部门和质量检验部门收到验收申请后，应在耗材到货时进行初步检验，检查耗材的外观、数量、规格等是否与合同约定一致。如发现问题，应及时通知采购部门与供应商联系解决。3.详细检验对于重要或技术复杂的耗材，应进行详细检验。质量检验部门可采用抽样检验、全检等方式，按照验收标准对耗材的质量、性能等进行检验。检验过程中应做好记录，包括检验项目、检验结果、检验人员等信息。4.验收报告验收结束后，质量检验部门应编写验收报告。验收报告应包括验收基本情况、验收依据、验收标准、验收方法、验收结果、存在问题及处理建议等内容。验收报告经相关部门签字确认后存档。八、监督与管理（一）内部监督1.监督部门公司内部设立专门的招投标监督小组，由审计部门、纪检部门等相关人员组成。监督小组负责对公司耗材招投标活动进行全程监督，确保招投标过程合法合规、公正公平。2.监督内容监督小组应重点监督招投标活动的程序执行情况、评标过程的公正性、中标结果的合理性等方面。对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）投诉处理1.投诉渠道设立专门的投诉邮箱和电话，接受供应商和其他利益相关方对公司耗材招投标活动的投诉。投诉邮箱和电话应在公司官网及招标文件中公布。2.投诉处理程序收到投诉后，采购部门应及时进