建档立制工作制度规范

PAGE建档立制工作制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织的建档立制工作，确保各类文件、资料、记录等档案的完整性、准确性、系统性和安全性，为公司/组织的运营管理、决策支持、历史研究等提供可靠依据，促进公司/组织的持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位在工作过程中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于行政文件、业务合同、财务报表、技术文档、人事档案、客户信息等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保建档立制工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映工作实际情况，数据准确无误，不得虚假、篡改。3.全面系统原则：涵盖公司/组织各项工作活动，对档案进行全面、系统的分类整理，便于查询和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全存储和保密，防止档案信息泄露、丢失或损坏。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司/组织内部人员及外部授权人员查阅和使用档案。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政类档案：包括公司/组织的章程、制度、决议、通知、报告、会议纪要等行政文件。2.业务类档案：如各类业务合同、项目文档、业务流程记录、市场调研资料等。3.财务类档案：涵盖财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。4.技术类档案：包含技术研发文档、产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。5.人事类档案：涉及员工入职资料、劳动合同、薪资福利记录、培训记录、绩效考核档案等。6.客户类档案：包括客户基本信息、业务往来记录、客户投诉处理档案等。（二）编号规则为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用[具体编号方式，如字母+数字组合]，其中：1.首位字母：代表档案类别，如“A”表示行政类档案，“B”表示业务类档案等。2.中间数字：按照档案形成时间顺序或重要程度进行排序。3.末位数字：作为校验位，用于验证编号的准确性。例如，行政类档案中编号为“A001”的文件，表示该类档案中最早形成或最重要的一份行政文件。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门、各岗位应明确档案收集责任人，按照规定的时间和范围及时收集本部门工作过程中产生的各类档案资料。2.档案收集应确保齐全、完整，不得遗漏重要文件和信息。对于涉及多个部门的项目档案，由项目负责人负责协调相关部门共同收集。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。如有破损、缺失等情况，应及时进行修复或补充。（二）整理流程1.初步筛选：收集责任人对收集到的档案资料进行初步筛选，剔除无关或重复的文件。2.分类排序：按照档案分类标准，对筛选后的档案进行分类，并根据编号规则进行排序。3.编目装订：为每份档案编制目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，并进行装订成册。对于电子档案，应建立相应的电子目录，并确保电子文件的命名规范、存储路径清晰。4.质量审核：整理完成后，由部门负责人或指定的审核人员对档案整理质量进行审核，确保档案分类准确、编号规范、目录清晰、装订整齐。四、档案归档与存储（一）归档要求1.经过整理审核的档案应及时归档，归档时间不得超过规定期限[具体期限，如一个月]。2.归档时，应填写档案归档登记表，详细记录档案名称、编号、归档日期、保管期限等信息。3.档案归档应遵循分类存放的原则，不同类别的档案应存放在不同的档案柜或存储区域，并在显著位置标明档案类别。（二）存储方式1.纸质档案：采用专用档案柜进行存放，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。档案应排列整齐，便于查找和取用。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，按照档案分类建立文件夹结构，并设置严格的访问权限。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.特殊载体档案：如照片、录音、录像等，应根据其特性进行妥善存储。照片应冲印成册或进行电子归档，录音、录像应进行数字化转换并存储在电子设备中，同时注明相关背景信息。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应按照申请表提供的信息，及时准确地提供档案资料，并对查阅过程进行监督。查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。3.查阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，并详细说明借阅理由、借阅期限等信息。申请表需经所在部门负责人、档案管理部门负责人及公司/组织分管领导审批。2.借阅期限一般不得超过[具体期限，如两周]，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于非工作目的。3.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容负有保密责任。未经授权，不得向任何单位或个人泄露档案信息。2.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应提醒查阅、借阅人员遵守保密规定，不得在公共场所谈论档案内容。3.对于涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管等特殊保密措施。（二）安全管理1.加强档案存储场所的安全防范措施，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设备，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。2.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置流程。定期组织应急演练，提高档案管理人员的应急处理能力。3.对档案管理系统进行安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全软件，防止网络攻击和数据泄露。定期对系统进行漏洞扫描和安全评估，及时修复发现的问题。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。鉴定工作应遵循全面审查、科学评估、准确判定的原则，确保鉴定结果客观、公正。2.档案鉴定应综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，结合公司/组织的发展战略、业务需求和历史研究价值，确定档案的保存价值。（二）鉴定流程1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及公司/组织分管领导组成。2.档案鉴定小组按照鉴定原则，对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。鉴定意见应明确档案的保存价值、保管期限及是否需要销毁等。3.对鉴定结果进行公示，公示期为[具体期限，如一周]。公示期间，如有异议，相关部门或人员可向档案鉴定小组提出申诉，鉴定小组应进行复查，并将复查结果及时反馈。（三）销毁规定1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经档案鉴定小组组长及公司/组织主要领导审批后，方可实施销毁。2.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由参与销毁人员签字确认。3.对于涉及重要信息或机密的档案，在销毁前应进行数据清除或技术处理，确保信息无法恢复。八、档案管理人员职责与培训（一）档案管理人员职责1.负责公司/组织档案的收集、整理、归档、存储、查阅、借阅、保密、安全及鉴定销毁等日常管理工作。2.制定和完善档案管理制度，规范档案管理流程，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.定期对档案进行清查盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题，保证档案的完整和安全。4.为公司/组织内部人员提供档案查阅、利用等方面的咨询服务，协助各部门做好档案管理工作。（二）培训与发展1.定期组织档案管理人员参加专业培训，包括档案管理法律法规、业务知识、信息技术等方面的培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。2.鼓励档案管理人员参加相关的学术交流活动和职业资格考试，不断更新知识结构