综合档案室上墙制度规范

PAGE综合档案室上墙制度规范一、总则（一）目的为加强公司综合档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、查阅、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司综合档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集公司在经营管理、生产活动等过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用需求，提供便捷高效的服务。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司决策和各项工作提供参考依据。5.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。6.做好档案库房的安全管理工作，确保档案实体安全，防止档案损坏、丢失和泄密。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的形成、积累和整理工作，按照公司档案管理制度的要求，定期向综合档案室移交档案。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理工作的日常事务，配合综合档案室做好档案的收集、整理、归档等工作。3.严格遵守公司档案管理制度，确保本部门档案的真实、完整、安全，不得擅自销毁、涂改、转让档案。4.根据工作需要，及时向综合档案室提出档案查阅、利用申请，配合综合档案室做好档案利用服务工作。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，工作计划、总结，行政公文，人事档案，印章管理文件等。2.经营管理类：包括市场调研、营销策划、合同协议、招投标文件、财务报表、审计报告、税务资料等。3.生产技术类：包括产品研发、生产工艺、质量控制、设备管理、技术改造等方面的文件资料。4.基本建设类：包括工程项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。5.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面的文件资料。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案形成过程中的原始记录完整、准确。2.档案收集应遵循及时、完整、准确的原则，在文件材料形成后，应及时整理归档，不得积压、拖延。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理，确保档案的完整性。4.涉及多个部门的档案，由主办部门负责收集整理，相关部门应积极配合。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点：保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学合理：根据档案的内容和性质，按照一定的分类标准进行分类，确保分类清晰、层次分明。3.编号规范统一：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。4.装订整齐牢固：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，确保装订整齐、牢固，便于长期保存。（四）档案整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理，将文件材料按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后按机构（问题）进行排列，编目装订。2.科技档案整理：按照项目专业分类法进行整理，将一个项目的档案按专业分为不同类别，如工程档案可分为立项文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等，然后按顺序排列，编目装订。3.会计档案整理：按照会计年度保管期限分类法进行整理，将会计凭证、会计账簿、财务报告等按年度分开，再按保管期限分为永久、定期，然后分别进行整理、编目装订。四、档案归档与保管（一）档案归档要求1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕，向综合档案室移交。2.移交档案时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，双方签字确认。3.综合档案室应对接收的档案进行认真核对，对不符合要求的档案，应及时退回原部门重新整理。（二）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。（三）档案保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。2.电子档案保管：建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。定期对电子档案进行检查、维护和更新，防止数据丢失或损坏。（四）档案保管期限的鉴定与调整1.综合档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理人员、业务部门人员和相关领导组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清单》，报公司领导批准后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.随着公司业务发展和档案管理要求的变化，对档案保管期限进行适时调整，确保档案保管期限的合理性和科学性。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：公司员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅涉及机密的档案，需经公司分管领导批准。2.外部查阅：外单位因工作需要查阅公司档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅。查阅涉及机密的档案，需经公司主要领导批准。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、数量、查阅目的等信息。2.申请表经相关领导签字批准后，查阅人将申请表交至综合档案室。3.综合档案室根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。4.查阅人查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、摘抄等。如需摘抄档案内容，应经综合档案室同意，并使用统一的摘抄纸，摘抄后应与原件核对无误。5.查阅完毕后，查阅人应将档案归还综合档案室，由档案管理人员进行核对、清点，确认无误后办理归还手续。（三）利用服务1.综合档案室应积极为公司各部门提供档案利用服务，根据查阅人的需求，及时准确地提供档案资料。2.对于重要的档案利用需求，综合档案室应主动与相关部门沟通协调，提供必要的帮助和支持。3.鼓励档案管理人员开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司提供专题资料、数据分析等服务，为公司决策提供参考依据。六、档案统计与保密（一）档案统计1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送公司领导和上级档案管理部门，确保档案统计数据的准确性和及时性。3.利用档案统计数据，分析档案管理工作中的问题和趋势，为档案管理决策提供依据。（二）档案保密1.严格遵守国家保密法律法规，加强档案保密管理，确保档案信息安全。2.对涉及公司机密