会议材料管理规范制度

PAGE会议材料管理规范制度一、总则（一）目的为加强公司会议材料的管理，确保会议材料的准备、分发、使用、回收及存档等环节的规范有序，提高会议效率和质量，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会、专题研讨会等。（三）基本原则1.准确性原则：会议材料应准确反映会议主题、议程及相关决策事项，数据真实、内容完整。2.及时性原则：会议材料应在规定时间内准备完成并分发，确保参会人员提前熟悉会议内容。3.保密性原则：涉及公司机密信息的会议材料，应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。4.节约性原则：合理控制会议材料的印制数量，避免浪费，降低会议成本。二、会议材料的准备（一）材料需求确定1.会议组织者应根据会议主题、议程及参会人员范围，提前确定所需会议材料的种类、内容和数量。2.对于定期召开的会议，应建立固定的材料模板和清单，确保每次会议材料的一致性和完整性。（二）材料编写与审核1.相关部门或人员负责会议材料的编写工作，应确保材料内容清晰、逻辑严谨、重点突出。2.编写完成的会议材料需经部门负责人审核，确保材料符合会议要求和公司政策。对于重要会议材料，还需提交分管领导或更高层级领导审核。3.审核过程中如发现问题，应及时反馈给编写人员进行修改完善，直至审核通过。（三）材料排版与印制1.审核通过的会议材料应进行统一排版，确保格式规范、美观易读。排版格式应符合公司文档排版标准，包括字体、字号、行距、页边距等。2.根据会议规模和参会人员数量，合理确定会议材料的印制数量。如需大量印制，应选择质量可靠、价格合理的印刷供应商，并签订印刷合同。3.印刷过程中应加强质量监控，确保印刷质量符合要求。印刷完成后，应对会议材料进行逐一核对，检查有无缺页、错印等问题。三、会议材料分发（一）分发时间1.对于提前确定参会人员的会议，会议材料应在会议召开前[X]个工作日内分发至参会人员手中。2.对于临时召开的紧急会议，会议材料应在最短时间内分发到位，并确保参会人员有足够时间阅读。（二）分发方式1.纸质材料分发：可通过专人送达、邮寄或在公司指定地点领取等方式进行纸质会议材料的分发。2.电子材料分发：对于一些不宜采用纸质形式的会议材料，可通过公司内部邮件系统、即时通讯工具或专门的文件共享平台等方式进行电子分发。电子材料应确保格式正确、内容完整，便于参会人员下载和查看。（三）分发记录1.建立会议材料分发记录台账，详细记录会议名称、材料名称、分发时间、分发方式、领取人姓名及部门等信息。2.对于通过电子方式分发的会议材料，应记录邮件发送时间、收件人邮箱地址等信息，并确保邮件发送成功。3.分发记录台账应妥善保存，以备查询和追溯。四、会议材料使用（一）使用要求1.参会人员应妥善保管会议材料，不得随意丢弃或损坏。会议结束后，应将会议材料整理好带走，如需留存，应按照公司档案管理规定进行存放。2.在会议过程中，参会人员应认真阅读会议材料，积极参与讨论，充分发表意见。对于涉及重要决策或机密信息的会议材料，应严格遵守保密要求，不得私自传播或泄露。3.会议组织者应提醒参会人员及时阅读会议材料，确保会议讨论围绕材料内容进行，提高会议效率和质量。（二）补充与更新1.在会议进行过程中，如发现会议材料存在遗漏或需要补充新的内容，会议组织者应及时安排人员进行修改和补充，并尽快将更新后的材料分发给参会人员。2.对于会议中形成的重要决议、讨论结果等内容，应及时在会议材料上进行标注或记录，并确保所有参会人员手中的材料内容一致。五、会议材料回收（一）回收范围会议结束后，除需留存的会议材料外，其他会议材料应进行回收。回收范围包括纸质材料和电子材料。（二）回收方式1.纸质材料回收：可在会议结束时，由会议组织者统一收集参会人员手中的会议材料；也可在公司指定地点设置回收箱，由参会人员自行将会议材料放入回收箱。2.电子材料回收：对于通过电子方式分发的会议材料，可要求参会人员在会议结束后将相关电子文件删除或按照公司规定进行统一回收。（三）回收记录1.建立会议材料回收记录台账，详细记录会议名称、回收时间、回收方式、回收数量等信息。2.对于回收的纸质会议材料，应进行逐一清点，核对回收数量与分发数量是否一致。如发现有缺失或损坏情况，应及时查明原因并进行处理。3.回收记录台账应妥善保存，以备查询和统计分析。六、会议材料存档（一）存档范围1.重要会议的会议材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等，均应进行存档。2.对于涉及公司重大决策、重要业务事项或具有长期参考价值的会议材料，应长期存档保管。（二）存档方式1.纸质存档：将纸质会议材料按照年度、会议类别等进行分类整理，装入档案盒或文件夹，并在档案盒上标注相关信息，如会议名称、年份、月份等。然后将档案盒存放在公司档案室的指定位置。2.电子存档：将电子会议材料按照统一的命名规则进行命名，并存储在公司指定的电子存储设备或文件共享平台上。电子存档应建立相应的索引目录，便于快速查找和检索。（三）存档期限1.一般会议材料的存档期限为[X]年，自会议召开之日起计算。2.涉及公司重要决策、长期战略规划等会议材料的存档期限为[长期]，直至公司不再需要该材料或相关事项已结束。（四）存档管理1.公司档案室应指定专人负责会议材料的存档管理工作，定期对存档材料进行检查和维护，确保材料的完整性和安全性。2.建立会议材料借阅制度，如需查阅或借阅存档的会议材料，应按照规定办理借阅手续，并在规定时间内归还。借阅过程中应注意保护材料的完整性和保密性，不得擅自复制、涂改或损坏材料。3.对于超过存档期限的会议材料，应按照公司档案销毁制度进行销毁处理，确保档案信息的安全和保密。七、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对会议材料管理规范制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.会议材料的准备情况，包括材料内容的准确性、完整性、及时性，排版格式的规范性等。2.会议材料的分发情况，包括分发时间、分发方式、分发记录的完整性等。3.会议材料的使用情况，包括参会人员是否认真阅读、是否遵守保密要求等。4.会议材料的回收情况，包括回收时间、回收方式、回收记录的准确性等。5.会议材料的存档情况，包括存档范围、存档方式、存档期限、存档管理等。（三）检查方式1.定期检查：行政部门定期对会议材料管理情况进行全面检查，检查频率为每[X]月/季度/半年一次。2.不定期抽查：行政部门根据实际情况，不定期对部分会议的会议材料管理情况进行抽查。3.专项检查：针对会议材料管理中出现的突出问题或重要会议，行政部门可组织专项检查，深入了解情况并提出整改意见。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时向相关部门或人员发出整改通知，要求限期整改。2.相关部门或人员应针对问题进行分析原因，制定整改措施，并在规定时间内将整改情况反馈给行政部门。3.行政部门对整改