万科会议管理规范制度

PAGE万科会议管理规范制度一、总则（一）目的为了规范万科会议管理流程，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本规范制度。本制度旨在明确会议组织、安排、记录及后续跟进等各环节的标准和要求，使会议成为公司信息沟通、问题解决、决策制定的高效平台，促进公司各项工作的顺利开展，符合房地产行业高效运作及信息准确传递的要求，同时遵循国家相关法律法规及行业标准。（二）适用范围本制度适用于万科集团总部及各下属公司、项目团队组织召开的各类会议，包括但不限于工作例会、专题会议、项目评审会、跨部门协调会等。（三）基本原则1.高效原则：确保会议能够快速、有效地达成预期目标，避免冗长、无效的讨论，提高会议效率。2.规范原则：明确会议流程和标准，保证会议组织、召开、记录等环节的规范性和一致性。3.沟通原则：促进信息在公司内部的顺畅流通，加强部门间的协作与沟通，及时解决问题。4.责任原则：明确会议相关人员的职责，确保会议各项任务得到落实，会议决策得以有效执行。二、会议分类及定义（一）工作例会1.定义：定期召开的会议，旨在总结前段时间工作进展，分析存在问题，部署下一阶段工作任务。工作例会分为公司级、部门级和项目级。2.召开频率：公司级工作例会每周[X]次，由公司高层领导主持，各部门负责人参加。部门级工作例会每周[X]次，由部门负责人主持，部门内部成员参加。项目级工作例会根据项目进度和实际需要确定召开频率，一般每周或每两周召开一次，由项目经理主持，项目团队成员参加。（二）专题会议1.定义：针对特定主题或问题召开的会议，旨在深入探讨、研究解决方案。专题会议可分为业务专题会议、管理专题会议等。2.召开时机：根据工作需要，在出现特定业务问题、需要专项决策或推进特定工作时及时召开。例如，当项目遇到重大技术难题、销售业绩出现异常波动等情况时，应组织召开相关专题会议。（三）项目评审会1.定义：对项目的阶段性成果或整体方案进行评审的会议，参会人员包括公司内部相关专家、领导及项目团队成员，旨在评估项目是否达到预期目标，是否符合公司标准和要求。2.评审阶段：项目的关键节点，如项目规划方案完成、重要施工节点完成、项目竣工验收前等，根据项目实际情况安排项目评审会。（四）跨部门协调会1.定义：涉及多个部门的工作协调、沟通会议，旨在解决跨部门合作中出现的问题，促进部门间协同工作。2.召开情形：当工作涉及多个部门且存在协调困难时，由相关部门负责人共同发起召开跨部门协调会。例如，在项目推进过程中，涉及设计、工程、营销等多个部门的工作衔接问题时，应及时组织召开跨部门协调会。三、会议组织与安排（一）会议发起1.发起主体：工作例会由各级负责人发起，提前确定会议主题、时间、地点及参会人员。专题会议由相关业务部门或负责人根据工作需要发起，明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员及议程安排。项目评审会由项目负责人或相关业务部门发起，提前准备好项目相关资料，如项目报告、方案设计等，确定评审标准和议程。跨部门协调会由涉及的相关部门负责人共同发起，协商确定会议主题、时间、地点、参会人员及需要协调解决的问题清单。2.发起流程：发起部门或负责人填写《会议申请表》（见附件1），详细说明会议基本信息、会议目的、议程安排、预计时长等内容，经上级领导审批后提交至行政部门或会议组织部门。（二）会议通知1.通知方式：行政部门或会议组织部门收到《会议申请表》并审批通过后，应及时向参会人员发送会议通知。通知方式可采用邮件、内部办公系统消息推送、短信等多种方式相结合，确保参会人员能够及时收到通知。2.通知内容：会议通知应包含会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、相关资料要求等信息。对于重要会议，还应明确会议的背景和目的，以便参会人员提前做好准备。例如，在发送项目评审会通知时，应附上项目相关资料的下载链接或查阅方式，要求参会人员提前熟悉资料内容。（三）会议准备1.场地安排：根据会议规模和性质，选择合适的会议场地。会议场地应具备良好的通风、采光条件，音响、投影等设备齐全，能够满足会议的需求。对于大型会议或重要会议，还应安排专人负责场地布置，确保会议环境整洁、舒适。2.资料准备：会议组织部门应根据会议主题和议程，提前准备好相关资料，如会议文件、报告、数据图表等。资料应确保准确、完整，并在会议前分发给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。3.设备调试：提前对会议所需的音响、投影、灯光等设备进行调试，确保设备正常运行。对于视频会议，还应提前测试网络连接，保证视频画面清晰、声音流畅。（四）会议签到1.签到方式：在会议入口处设置签到台，参会人员应在签到表上签到，注明姓名、部门、职务等信息。对于重要会议，可采用电子签到方式，通过扫描二维码或人脸识别等技术进行签到，提高签到效率和准确性。2.签到记录：会议组织人员应及时整理签到记录，统计参会人员情况，对于未按时签到的人员，应及时联系并了解原因。四、会议主持与参会（一）会议主持1.主持人职责：会议主持人应提前熟悉会议议程和相关资料，确保会议按照预定流程进行。引导会议讨论，控制会议节奏，避免出现偏离主题、讨论混乱等情况。对于讨论激烈的问题，应及时进行协调和引导，确保各方意见得到充分表达，同时能够达成共识。总结会议内容，明确会议决策和下一步工作安排，并形成会议纪要。2.主持人要求：主持人应具备较强的组织协调能力、沟通能力和决策能力，能够熟练掌握会议流程和技巧，确保会议高效、有序进行。（二）参会人员1.参会人员职责：按时参加会议，遵守会议纪律，不得迟到、早退、缺席。如有特殊情况不能参会，应提前向会议主持人请假，并安排合适人员代为参会。认真准备会议发言，积极参与会议讨论，提供准确、有价值的信息和建议。尊重他人发言，不得打断他人讲话，不得进行与会议主题无关的讨论或行为。按照会议决策和工作安排，认真落实各项任务，及时反馈工作进展情况。2.参会人员要求：参会人员应具备与会议主题相关的专业知识和工作经验，能够积极参与会议讨论，为解决问题、制定决策提供有效支持。五、会议记录与纪要（一）会议记录1.记录人员：会议组织部门应指定专人负责会议记录，记录人员应具备良好的文字记录能力和沟通能力，能够准确、完整地记录会议内容。2.记录内容：会议记录应包括会议基本信息（会议主题、时间、地点、参会人员等）、会议议程、会议发言内容（包括发言人姓名、部门、职务及发言要点）、会议讨论情况、会议决策及下一步工作安排等。记录内容应尽量采用原话记录，确保准确性和客观性。3.记录方式：会议记录可采用纸质记录或电子记录方式。纸质记录应使用统一的会议记录本，记录清晰、工整；电子记录可使用电子表格、文档编辑软件等工具，便于整理和保存。（二）会议纪要1.纪要撰写：会议结束后，会议主持人应及时组织撰写会议纪要。会议纪要应简洁明了、重点突出，准确概括会议主要内容、决策结果及下一步工作安排，并经主持人审核确认。2.纪要审核：会议纪要初稿完成后，应提交给参会人员进行审核。参会人员如有意见或建议，应及时反馈给会议主持人，由主持人对会议纪要进行修改完善。审核通过后的会议纪要应加盖公司公章或会议组织部门印章。3.纪要发放：会议纪要应及时发放给参会人员及相关部门，确保各方能够及时了解会议决策和工作安排。发放方式可采用邮件、内部办公系统推送等方式。六、会议决策与执行（一）会议决策1.决策形成：会议主持人应根据会议讨论情况，及时总结归纳各方意见，形成会议决策。会议决策应明确、具体，具有可操作性，能够指导下一步工作开展。2.决策记录：会议纪要中应详细记录会议决策内容，包括决策事项、决策依据、责任部门及责任人、完成时间节点等信息，确保决策记录准确、完整。（二）决策执行1.责任落实：会议决策形成后，责任部门及责任人应按照决策要求，制定具体的工作计划和措施，明确工作步骤和时间节点，确保决策得到有效执行。2.进度跟踪：相关部门应定期对决策执行情况进行跟踪检查，及时掌握工作进展情况，发现问题及时协调解决。对于执行过程中出现的重大问题或偏差，应及时向上级领导汇报，并调整工作计划和措施。3.结果反馈：责任部门及责任人应在规定时间内将决策执行结果反馈给会议组织部门，并提交相关报告或资料。会议组织部门应及时对决策执行结果进行评估和总结，为后续工作提供参考和借鉴。七、会议监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司内部设立会议监督小组，由行政部门、人力资源部门及相关业务部门人员组成，负责对会议组织、召开、决策执行等环节进行监督检查。监督小组定期对会议情况进行抽查，发现问题及时督促整改。2.自我监督：会议组织部门和参会人员应加强自我监督意识，自觉遵守会议管理规范制度，确保会议各项工作的顺利开展。同时，鼓励参会人员对会议组织和召开过程中存在的问题提出意见和建议，以便不断改进会议管理工作。（二）考核办法1.考核指标：将会议管理工作纳入公司绩效考核体系，考核指标包括会议组织的及时性、规范性，会议决策的执行情况，会议效果评估等方面。2.考核方式：采用定期考核与不定期抽查相结合的方式，对各部门及相关人员的