物料申请及使用规范制度

PAGE物料申请及使用规范制度一、总则1.目的本规范制度旨在加强公司物料管理，确保物料申请及使用的合理性、规范性和高效性，保障公司生产运营的顺利进行，降低成本，提高资源利用率。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及物料申请、采购、存储、使用及核销等相关环节的部门和人员。3.基本原则计划性原则：物料申请应基于生产计划、项目需求等合理规划，避免盲目申请和浪费。准确性原则：申请物料的名称、规格、数量等信息必须准确无误，以确保采购和使用的准确性。合规性原则：物料申请及使用过程必须符合国家法律法规、行业标准以及公司内部的各项规定。节约性原则：在满足生产和业务需求的前提下，尽量节约物料使用，降低成本。二、物料分类及编码1.物料分类原材料：构成产品实体的各种基本原料，如生产产品所需的钢材、木材、塑料颗粒等。辅助材料：有助于产品形成，但不构成产品实体的材料，如润滑油、包装材料等。零部件：经过加工制造，用于组装产品的各种部件，如手机的显示屏、主板、电池等。办公用品：供办公使用的各类物品，如纸张、笔、文件夹等。设备备件：用于维修和更换设备的零部件，以确保设备正常运行。2.物料编码为便于物料管理和识别，对每类物料赋予唯一的编码。编码应遵循科学性、系统性、实用性和扩展性原则。编码结构如下：编码位数：共[X]位。编码规则：第12位：代表物料大类，如“01”表示原材料，“02”表示辅助材料等。第35位：细分物料小类，根据具体物料类别进一步划分。第6[X]位：顺序号，按照物料的新增顺序依次编号。三、物料申请流程1.申请部门及职责生产部门：根据生产计划和实际生产进度，提出原材料、辅助材料、零部件等物料的申请。负责准确预估物料用量，并及时反馈物料使用情况。研发部门：在新产品研发、项目实验等过程中，提出所需物料的申请。对申请物料的技术要求、规格等负责明确说明。行政部门：负责办公用品、办公设备等物料的申请。根据公司办公需求和人员变动情况，合理申请物料。设备管理部门：根据设备维护计划和设备故障情况，提出设备备件的申请。对设备备件的型号、规格等进行准确判定。2.申请时间常规物料申请应提前[X]个工作日提交，以便采购部门有足够时间进行采购。对于紧急订单所需物料，申请部门应在订单下达后[X]小时内提交申请，并注明紧急原因。3.申请单填写要求申请部门应使用统一格式的物料申请单进行申请。申请单应包含以下内容：申请部门名称、申请人姓名及联系方式。申请日期。物料编码、名称、规格、型号、数量及需求说明。预计使用日期。申请用途（如生产订单编号、项目名称等）。申请单内容必须清晰、准确、完整，不得涂改。如有涂改，需申请部门负责人签字确认。四、物料审批流程1.部门主管审批申请部门负责人对本部门提交的物料申请进行初审，审核申请的必要性、合理性以及物料用量的准确性等。如审核通过，在申请单上签字并提交上级审批。2.相关职能部门审核（如有需要）对于涉及技术要求较高的物料申请，研发部门应进行技术审核，确保申请物料符合技术标准。对于价值较高的物料申请，财务部门应进行预算审核，评估是否在预算范围内。相关职能部门审核通过后，在申请单上签字确认。3.分管领导审批分管领导对物料申请进行最终审批，综合考虑公司整体资源状况、生产运营需求等因素，做出审批决定。如审批通过，签字批准申请；如不通过，应注明原因并返回申请部门重新调整。五、物料采购1.采购部门职责根据审批通过的物料申请单，及时进行采购工作。选择合格的供应商，确保采购物料的质量、价格和交货期符合要求。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物料规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。跟踪采购订单执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、质量不合格等。2.供应商选择与管理建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、价格水平、交货能力、售后服务等方面。选择具有良好信誉、生产能力和质量保证的供应商作为长期合作伙伴，并与之签订合作协议。对供应商进行分类管理，根据评估结果将供应商分为A、B、C三类，不同类别采取不同的管理策略，如A类供应商给予更多合作机会和优惠政策，C类供应商加强监督和管理。3.采购方式集中采购：对于通用性强、需求量大的物料，采用集中采购方式，由采购部门统一组织采购，以降低采购成本。分散采购：对于特殊规格、个性化需求的物料，经审批后可由申请部门自行采购或委托采购部门采购。招标采购：对于价值较高、采购金额较大的物料，采用招标采购方式，通过公开招标、邀请招标等形式，选择最优供应商和采购价格。六、物料验收1.验收部门及人员原材料、辅助材料、零部件等物料到货后，由质量检验部门负责验收。质量检验人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉物料验收标准和流程。办公用品、办公设备等物料到货后，由行政部门负责验收，主要检查物料的数量、规格、型号等是否与申请单一致，外观是否完好。设备备件到货后，由设备管理部门负责验收，确保备件与设备匹配，质量符合要求。2.验收标准依据采购合同、技术协议以及相关国家标准、行业标准等制定验收标准。验收内容包括物料的数量、规格、型号、外观质量、性能指标等方面。对于关键物料，应进行抽样检验或全检，确保物料质量合格。3.验收流程物料到货前，采购部门应提前通知验收部门准备验收。验收人员接到通知后，在规定时间内到达验收现场，对照采购合同和验收标准进行验收。验收合格的物料，验收人员在验收单上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物料，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货等。七、物料存储1.仓库管理职责负责物料的存储保管工作，确保物料存储安全、完好，防止物料损坏、变质、丢失等情况发生。按照物料类别、规格、型号等进行分区存放，标识清晰，便于查找和盘点。建立物料库存台账，详细记录物料的出入库情况，包括日期、物料编码、名称、规格、型号、数量、来源、去向等信息，确保账物相符。定期对物料进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点，及时发现和处理账实不符的情况。2.存储环境要求根据物料的特性，提供适宜的存储环境，如温度、湿度、通风条件等。对于易受潮、易腐蚀的物料，应采取防潮、防腐措施；对于易燃易爆物料，应按照相关规定进行特殊存储。保持仓库整洁卫生，通道畅通，物料摆放整齐有序。3.库存限额管理为控制库存水平，降低库存成本，对各类物料设定库存限额。库存限额应根据生产计划、销售情况、采购周期等因素进行合理确定，并定期进行调整。仓库管理人员应密切关注库存动态，当库存接近或超出限额时，及时通知采购部门或申请部门进行处理。八、物料使用1.使用部门及人员职责使用部门负责物料的领用和使用，按照生产计划、项目需求等合理安排物料使用，确保物料使用过程的合规性和有效性。使用人员应严格按照操作规程使用物料，不得擅自更改物料用途或超量使用。如发现物料质量问题或其他异常情况，应及时报告部门负责人和相关管理部门。2.领用流程使用人员填写物料领用单，注明物料编码、名称、规格、型号、数量、领用日期、用途等信息。领用单经部门负责人签字批准后，到仓库办理领用手续。仓库管理人员根据领用单发放物料，并在库存台账上记录物料出库情况。3.物料使用监督生产部门应加强对生产过程中物料使用的监督，定期统计物料消耗情况，分析物料使用是否合理，及时发现和纠正浪费现象。财务部门应定期对物料成本进行核算和分析，监控物料使用成本的变动情况，为成本控制提供依据。九、物料核销1.核销流程项目结束或生产订单完成后，使用部门应及时对剩余物料进行清理和盘点，并填写物料核销单。核销单应包含项目名称或生产订单编号、物料编码、名称、规格、型号、领用数量、实际使用数量、剩余数量等信息。仓库管理人员对剩余物料进行核实，并在核销单上签字确认。财务部门根据核销单对物料成本进行核算，确保物料成本准确计入相应项目或产品成本。2.剩余物料处理对于可继续使用的剩余物料，应办理退库手续，由仓库统一保管，以备后续使用。对于不再使用或已损坏的剩余物料，经审批后进行报废处理。报废处理应按照公司固定资产报废管理规定执行，确保资产处置合规。十、盘点与对账1.盘点计划仓库管理部门应制定年度盘点计划，明确盘点范围、时间、人员安排等。盘点计划应报财务部门和公司管理层审核批准。盘点计划应涵盖所有物料存储地点和各类物料，确保全面盘点。2.盘点实施按照盘点计划组织盘点人员进行实地盘点，盘点人员应认真核对物料的数量、规格、型号等信息，确保账物相符。盘点过程中发现的账实不符情况，应详细记录并及时查明原因。对于盘盈或盘亏的物料，应编制盘点差异报告并说明原因。3.对账工作仓库管理部门应定期与采购部门、财务部门进行对账，核对物料采购、入库、出库、库存等数据的准确性。采购部门应及时提供采购订单执行情况、供应商发货及发票等信息，与仓库管理部门进行核对。财务部门应根据仓库管理部门提供的库存数据和采购部门的采购数据，进行成本核算和账务处理，并与仓库管理部门核对账目。十一、违规处理1.违规行为界定未经审批擅自申请物料。申请物料时虚报数量、规格等信息。擅自更改物料用途或超量使用物料。未按规定进行物料验收、存储、使用、核销等操作。因管理不善导致物料丢失、损坏、变质等情况发生。2.处理措施对于违规行为较轻的，给予警告处分，