合同专员制度规范要求

PAGE合同专员制度规范要求一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同专员的工作流程、职责范围及行为准则，确保合同的签订、履行、变更、终止等环节合法合规、高效有序，有效防范合同风险，维护公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及合同管理工作的合同专员岗位。（三）基本原则1.合法性原则合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保合同内容合法有效。2.准确性原则合同条款应准确表述双方的权利义务，避免模糊不清或歧义性条款，确保合同的严谨性。3.完整性原则合同应涵盖交易的各个关键要素，包括但不限于标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任等，确保合同无重大遗漏。4.及时性原则合同专员应及时处理合同相关事务，在规定时间内完成合同的起草、审核、签订、备案等工作，避免因延误导致合同风险增加。5.保密性原则合同专员应对涉及公司商业秘密、合同条款等信息严格保密，不得泄露给无关人员。二、岗位职责（一）合同起草与审核1.根据业务需求，负责起草各类合同文本，确保合同内容符合公司利益和法律法规要求。2.对业务部门提交的合同初稿进行审核，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性，提出修改意见并跟踪落实。3.参与重大合同的谈判过程，从法律和风险防控角度提供专业建议，协助拟定谈判策略。（二）合同签订管理1.负责组织合同签订流程，确保合同签订前各项手续完备，包括授权委托、审批等。2.监督合同双方签字盖章过程，确保合同签署真实、有效，及时整理归档合同原件。3.对合同签订过程中出现的问题及时协调解决，确保合同顺利签订。（三）合同履行跟踪1.建立合同履行台账，实时跟踪合同履行情况，及时提醒相关部门和人员履行合同义务。2.对合同履行过程中出现的异常情况进行预警，如逾期履行、质量问题等，及时协调处理并报告上级领导。3.负责收集、整理合同履行过程中的相关文件资料，如送货单、验收单、发票等，作为合同履行的证明材料。（四）合同变更与终止管理1.对合同变更事项进行审核，确保变更后的合同条款合法合规，符合公司利益。2.按照规定程序办理合同变更手续，签订补充协议，并及时更新合同履行台账。3.在合同期满或提前终止时，负责组织合同终止清算工作，确保双方权利义务结清，办理相关手续并归档。（五）合同档案管理1.负责合同档案的建立、整理、归档和保管工作，确保合同档案的完整性和安全性。2.按照档案管理规定，对合同档案进行分类存放，便于查询和调阅。3.定期对合同档案进行清查盘点，确保档案资料无丢失、损坏等情况。（六）合同风险防控1.定期对合同管理工作进行风险排查，分析潜在风险点，提出防控措施和建议。2.参与公司内部风险管理培训和交流活动，提高自身风险防控意识和能力。3.关注法律法规和政策变化，及时调整合同管理策略，确保公司合同管理工作适应外部环境变化。三、工作流程（一）合同起草流程1.业务部门提出合同需求，填写合同申请表，详细说明合同的基本情况、交易内容、双方权利义务等。2.合同专员收到申请表后，与业务部门沟通确认合同条款细节，了解业务背景和特殊要求。3.根据沟通结果，合同专员起草合同文本，确保合同内容符合法律法规和公司内部规定。4.起草完成后，合同专员将合同初稿提交给部门负责人进行初步审核。（二）合同审核流程1.部门负责人对合同初稿进行审核，重点审查合同条款是否符合业务需求、是否存在法律风险等，提出修改意见后返回合同专员。2.合同专员根据修改意见对合同进行修改完善，再次提交给法务部门进行法律审核。3.法务部门从法律专业角度对合同进行全面审核，出具审核意见，如有需要修改的地方，合同专员及时与业务部门沟通调整。4.审核通过后的合同提交给公司分管领导审批。（三）合同签订流程1.合同经公司分管领导审批通过后，合同专员负责组织合同签订工作。2.确认合同双方的签约主体资格，确保双方具有合法的签约权利。3.准备合同签订所需的授权委托书、审批文件等资料，确保手续完备。4.组织合同双方在规定地点签字盖章，合同专员现场监督签字盖章过程，确保签署真实有效。5.合同签订完成后，合同专员及时将合同原件整理归档，并更新合同履行台账。（四）合同履行跟踪流程1.合同签订后，合同专员建立合同履行台账，记录合同的履行进度、关键节点等信息。2.定期与业务部门沟通合同履行情况，了解是否存在逾期履行、质量问题等异常情况。3.对于出现的异常情况，合同专员及时发出预警通知，并协调相关部门采取措施解决问题。4.在合同履行过程中，合同专员收集、整理相关证明材料，如送货单、验收单、发票等，作为合同履行的依据。5.合同履行完毕后，合同专员对合同履行情况进行总结评估，归档相关资料。（五）合同变更与终止流程1.合同履行过程中，如因业务需要变更合同条款，业务部门应填写合同变更申请表，详细说明变更事项及原因。2.合同专员收到变更申请表后，对变更内容进行审核，确保变更后的合同条款合法合规。3.审核通过后，组织合同双方签订补充协议，办理合同变更手续，并更新合同履行台账。4.在合同期满或提前终止时，业务部门提出合同终止申请，合同专员负责组织合同终止清算工作。5.清算工作包括核对双方权利义务履行情况、清理往来款项、收回相关文件资料等。6.清算完成后，办理合同终止手续，归档合同终止相关资料。四、合同审查要点（一）主体资格审查1.审查合同双方是否具有合法的主体资格，包括营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等。2.对于自然人作为签约主体的，审查其身份证件及授权委托情况。（二）合同条款审查1.标的条款明确合同标的的名称、规格、型号、数量、质量等，确保标的清晰明确，避免歧义。2.价款条款确定合同价款的金额、支付方式、支付期限等，确保价款约定合理，支付方式符合公司财务规定。3.履行期限条款明确合同双方的履行期限，包括交货期限、付款期限等，避免因期限约定不明导致纠纷。4.履行地点条款确定合同履行的具体地点，明确双方的责任范围，避免因地点不明产生争议。5.违约责任条款详细约定双方的违约责任，包括违约情形、违约赔偿方式等，确保对违约行为有明确的约束。6.争议解决条款约定合同争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼等，明确争议解决的程序和地点。（三）法律合规审查1.审查合同内容是否符合国家法律法规及相关政策规定，避免出现违法违规条款。2.关注合同涉及的行业规范和标准，确保合同履行符合行业要求。（四）风险防控审查1.分析合同履行过程中可能存在的风险点，如市场风险、信用风险、不可抗力风险等。2.针对风险点提出相应的防控措施，如要求对方提供担保、约定不可抗力条款等。五、合同档案管理规范（一）档案分类1.按照合同类型进行分类，如买卖合同、租赁合同、服务合同等。2.按照合同签订时间顺序进行编号，便于查询和管理。（二）档案内容1.合同原件包括合同文本、补充协议、附件等。2.合同审批文件如合同申请表、审批意见、授权委托书等。3.合同履行证明材料如送货单、验收单、发票、对账单等。4.合同变更与终止相关文件如变更申请表、补充协议、终止申请、清算报告等。（三）档案保管1.设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮设施等。2.档案管理人员应定期对合同档案进行整理、归档和清查盘点，确保档案的完整性和安全性。3.合同档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和公司内部规定执行。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案室查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，确保档案不被损坏、丢失或擅自复印。3.涉及公司商业秘密的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。六、培训与考核（一）培训1.定期组织合同专员参加法律法规、合同管理等方面的培训，提高业务水平和风险防控能力。2.邀请外部专家或内部资深人员进行授课，分享合同管理经验和案例。3.鼓励合同专员自主学习，参加相关的职业资格考试和培训课程。（二）考核1.建立