看守所规范档案管理制度

PAGE看守所规范档案管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范看守所档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，为看守所的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于看守所全体工作人员在档案管理工作中的行为。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映看守所工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理和保存各类档案资料，确保档案的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、个人隐私等档案信息予以保密。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理，保证档案管理工作的规范化、标准化。（四）档案定义本制度所称档案，是指看守所工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善看守所档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理看守所各类档案，进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、接收、保管和统计工作，确保档案的安全与完整。4.开展档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行妥善处理。5.提供档案查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续。6.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化进程。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的日常管理工作，包括档案的保管、借阅登记等。3.协助档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作，提供相关资料和意见。4.积极参加档案管理部门组织的业务培训，提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.收押、释放、转押等法律文书及相关材料。2.犯罪嫌疑人、被告人的基本情况、供述、辩解、证据等材料。3.看守所内部管理文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。4.安全防范、教育改造、医疗卫生等工作记录。5.与外部单位的往来文件、函件、协议等。6.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、准确收集齐全。2.对于重要文件和紧急事件形成的档案，应及时收集并优先处理。3.收集的档案材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为收押档案、释放档案、教育改造档案、行政管理档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订：对纸张较多、较厚的档案进行装订，使其整齐、牢固，便于保存和查阅。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标注档案编号、题名等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.库房内不得存放易燃、易爆、腐蚀性物品，严禁烟火。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、灭火器等。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案分类编号顺序存放档案，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，与纸质档案分开存放。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（四）档案安全管理1.建立档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责。2.加强对档案库房的安全保卫工作，安装监控设备，实行24小时值班制度。3.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。4.对发生的档案安全事故，应及时报告并采取措施进行处理，减少损失。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关规定和看守所工作实际，对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映看守所主要职能活动和历史面貌的，对看守所工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映看守所一般工作活动，在较长时间内对看守所工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是在较短时间内对看守所工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）销毁程序1.对已到保管期限且确无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核、看守所领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时进行登记注销，将销毁情况记录在案。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.因工作需要，看守所工作人员可查阅本部门及相关部门的档案。2.因案件侦查、起诉、审判等工作需要，司法机关工作人员可按照规定查阅看守所相关档案。3.其他经看守所领导批准的单位或个人，可查阅与工作相关的档案。（二）查阅程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，安排专人提供档案查阅服务，并做好查阅记录。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。（三）借阅范围因特殊工作需要，经看守所领导批准，可借阅档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日。（四）借阅程序1.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记薄》，注明借阅档案的编号、题名、借阅时间、借阅人等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自复制、摘抄档案内容。如需延期借阅，应办理续借手续。5.借阅期满，借阅人员应及时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应做到内容准确、数据真实，按时报送上级主管部门和相关部门。3.档案统计数据应作为档案管理工作决策和评估的重要依据。（二）移交工作1.看守所因机构变动、撤销等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关规定办理档案移交手续。2.档案移交应编制《档案移