门店备用金使用规范制度

PAGE门店备用金使用规范制度一、总则1.目的为加强门店备用金的管理，规范备用金的使用流程，确保备用金的安全、合理、有效使用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司旗下各门店备用金的管理与使用。3.定义门店备用金是指公司为满足门店日常经营中临时性、小额资金支付需求而设立的专项备用资金。二、备用金的申请与审批1.申请条件门店因以下情况可申请备用金：日常经营中临时性的小额费用支出，如办公用品采购、水电费缴纳等，预计单次支出金额在[X]元以下且无法通过其他常规支付方式及时处理的。应对突发情况，如设备紧急维修、客户临时小额退款等，急需资金支付的情况。2.申请流程门店负责人填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额及预计使用时间。将申请表提交至门店所在区域的运营主管进行初步审核。运营主管需对申请事项的合理性、必要性进行评估，并签署审核意见。经运营主管审核通过后，申请表再提交至财务部门。财务部门根据公司资金状况及相关规定进行最终审批。审批通过后，财务部门将通知门店负责人领取备用金。3.审批要点申请用途必须明确、合理，与门店日常经营活动相关，不得用于非经营性支出或个人借款等。申请金额应根据实际需求进行合理估算，避免过度申请备用金造成资金闲置或浪费。对于突发情况的备用金申请，需提供详细的情况说明及相关证明材料，以便审核人员快速准确判断。三、备用金的领取与保管1.领取方式门店负责人凭审批通过的《备用金申请表》到财务部门领取备用金。财务部门以现金或支票形式支付备用金，同时开具《备用金领取收据》，明确备用金金额、领取日期、用途等信息。若采用现金支付，门店负责人需当场清点现金数额，并在《备用金领取收据》上签字确认；若采用支票支付，门店负责人需在支票存根及《备用金领取收据》上签字确认。2.保管要求备用金必须由专人负责保管，原则上由门店负责人指定一名可靠的员工担任备用金保管人。保管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务管理制度。备用金应存放在专门的保险柜或安全的地方，确保资金安全。保险柜应设置密码和钥匙，密码由保管人妥善保管，钥匙可根据实际情况进行多人保管或备份，以防止因保管人意外情况导致备用金无法正常取用。门店应建立备用金保管台账，详细记录备用金的收支情况，包括日期、金额、用途、经手人等信息。台账应定期与财务部门进行核对，确保账实相符。四、备用金的使用1.使用范围仅限于门店日常经营活动中的临时性小额支出，具体包括但不限于：办公用品、文具、纸张等办公耗材的采购。水电费、物业费、通讯费等日常费用的缴纳。门店设备的小额维修、保养费用。客户临时小额退款。其他经公司批准的临时性小额支出。2.使用原则备用金使用必须遵循“专款专用、小额快捷、手续完备”的原则。每笔备用金支出必须有合理、合法的原始凭证作为依据，原始凭证应包括发票、收据、报销单等，并注明支出日期、用途、金额、经手人等信息。备用金支出应严格按照审批通过的申请用途进行使用，不得擅自改变用途或挪作他用。3.使用流程由备用金使用人填写《备用金报销单》，详细注明支出日期、用途、金额、原始凭证张数等信息，并在报销单上签字确认。将填写完整的《备用金报销单》及相关原始凭证提交给备用金保管人进行初审。保管人需对报销单及原始凭证的真实性、完整性、合法性进行审核，核对支出是否符合备用金使用范围及审批用途，审核通过后签字确认。经保管人初审通过后，《备用金报销单》及原始凭证再提交至门店负责人进行审批。门店负责人应对报销事项进行全面审查，确保支出合理合规，并签署审批意见。门店负责人审批通过后，报销人将《备用金报销单》及原始凭证提交至财务部门进行报销。财务部门根据公司财务制度及相关规定对报销凭证进行终审，审核无误后予以报销，并按照实际支出金额补足备用金。五、备用金的报销与归还1.报销期限备用金使用后，报销人应在[X]个工作日内到财务部门办理报销手续。特殊情况需延期报销的，应提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意后方可延期。超过规定报销期限未办理报销手续的，财务部门将暂停该门店备用金的使用，并从备用金保管人工资中酌情扣除相应金额，直至报销手续办理完毕。2.报销审核财务部门在收到报销凭证后，将按照以下要点进行审核：原始凭证是否真实、合法、有效，发票是否符合国家税务规定，收据是否加盖收款单位公章等。报销单填写是否完整、准确，各项信息是否与原始凭证一致，签字手续是否齐全。支出是否属于备用金使用范围，是否符合审批用途，金额是否合理。对于审核不通过的报销凭证，财务部门将及时通知报销人补充或更正相关资料，直至审核通过为止。3.归还规定门店备用金如有闲置或不再需要使用时，应及时将备用金归还至财务部门。归还备用金时，门店负责人应填写《备用金归还申请表》，注明归还金额、日期等信息，并附上《备用金领取收据》原件。财务部门收到归还申请后，将对归还金额进行核对，确认无误后办理收款手续，并开具收款收据。同时，在备用金保管台账及相关财务记录中进行相应登记。六、备用金的盘点与监督1.盘点要求财务部门应定期对门店备用金进行盘点，盘点周期为[X]个月。盘点工作应由财务人员会同门店备用金保管人共同进行。盘点时，应核对备用金的实际金额与保管台账记录是否一致，检查保险柜内现金数量、支票等资产情况，并与原始凭证进行逐一核对。盘点结束后，财务人员和备用金保管人应共同填写《备用金盘点表》，详细记录盘点情况，包括盘点日期、实际金额、账存金额、差异情况及原因说明等，并签字确认。2.差异处理如发现备用金账实不符，应及时查明原因。属于正常业务操作导致的差异，如未及时报销、未及时入账等，应在规定时间内进行调整；属于保管不善或其他违规行为导致的差异，应追究相关责任人的责任，并按照公司规定进行处理。对于盘盈的备用金，应及时核实情况，如确实无法查明原因，应按照公司规定进行账务处理，纳入公司营业外收入；对于盘亏的备用金，应由责任人负责赔偿，赔偿款应及时上缴财务部门。3.监督检查公司内部审计部门应定期对门店备用金的管理与使用情况进行监督检查，检查内容包括备用金申请审批流程的执行情况、使用范围的合规性、报销手续的完备性、盘点制度的落实情况等。对于发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对违反备用金使用规范制度的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的将追究法律责任。七、罚则1.对于违反本制度规定，擅自挪用备用金、改变备用金用途、虚报支出等行为，公司将视情节轻重给予相应处罚：对于初次违规且情节较轻的，给予警告处分，并责令其限期改正，追回违规使用的备用金。对于多次违规或情节严重的，除追回违规使用的备用金外，还将给予罚款处理，罚款金额为违规金额的[X]%[X]%。同时，视情况给予降职、撤职等行政处分，直至解除劳动合同。2.因保管不善导致备用金丢失、被盗等情况，保管人应承担相应的赔偿责任。赔偿金额根据实际损失情况确定，如因故意或重大过失导致损失的，赔偿比例将适当提高。3.对于在备用金管理与使用过程中发现的违规行为，如涉