出口屏风采购制度规范

PAGE出口屏风采购制度规范一、总则（一）目的为规范公司出口屏风采购行为，确保采购活动合法合规、高效有序，保证所采购屏风的质量符合出口标准及公司业务需求，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有出口屏风采购项目，包括但不限于屏风的选型、供应商选择、采购流程、合同签订、验收及付款等环节。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、工艺精湛、符合出口品质要求的屏风供应商及产品。3.效益原则：在保证质量和满足业务需求的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。二、采购需求管理（一）需求提出1.各业务部门根据出口订单要求、客户需求及公司实际业务发展需要，提前向采购部门提交出口屏风采购需求申请。需求申请应明确屏风的规格、数量、材质、颜色、工艺要求、交货时间等详细信息。2.若因业务变更需要调整采购需求，业务部门应及时通知采购部门，并提交变更申请，说明变更原因、变更内容及对采购进度的影响等。（二）需求审核1.采购部门收到业务部门的采购需求申请后，应会同技术部门、质量控制部门等相关部门对需求进行审核。审核内容包括需求的合理性、可行性、与公司现有产品及业务的匹配性等。2.对于复杂或特殊要求的屏风采购需求，采购部门应组织相关部门召开专题会议进行讨论，确保需求明确、准确，避免后期因需求不清导致的采购失误。3.经审核通过的采购需求申请，由采购部门负责人签字确认后，作为后续采购工作的依据。三、供应商管理（一）供应商筛选1.采购部门应通过多种渠道广泛收集屏风供应商信息，建立供应商数据库。收集渠道包括但不限于网络搜索、行业展会、供应商推荐、客户反馈等。2.根据公司采购需求及供应商筛选标准，对潜在供应商进行初步筛选。筛选标准应包括供应商的生产能力、技术水平、产品质量、价格竞争力、售后服务、企业信誉等方面。3.对于初步筛选合格的供应商，采购部门应进行实地考察。考察内容包括供应商的生产车间、质量管理体系、研发能力、原材料供应情况等，确保供应商具备满足公司出口屏风采购需求的能力和条件。（二）供应商评估与准入1.采购部门会同技术部门、质量控制部门等相关部门对实地考察后的供应商进行综合评估。评估方式可采用问卷调查、现场打分、数据分析等多种形式，对供应商的各项指标进行量化评估。2.根据评估结果，建立供应商评估档案，记录供应商的基本信息、评估指标得分、评估意见等。对于评估合格且符合公司供应商准入标准的供应商，纳入公司合格供应商名录。3.公司定期对合格供应商名录进行更新，对于出现产品质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，及时进行评估并视情况调整其在合格供应商名录中的状态，直至取消其准入资格。（三）供应商考核与激励1.采购部门应建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面进行考核。考核周期可根据实际情况设定为季度、半年或年度。2.考核方式可采用供应商自评、采购部门评价、质量控制部门抽检、客户反馈等相结合的方式，确保考核结果客观、公正。3.根据考核结果，对表现优秀的供应商给予相应的激励措施，如增加采购份额、优先合作项目、给予价格优惠等；对表现不佳的供应商进行警告、限期整改直至取消合作资格等处理。四、采购流程（一）采购计划制定1.采购部门根据审核通过的采购需求申请及公司库存情况，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、数量、预计采购时间、交货时间、采购预算等信息。2.采购计划应与公司生产计划、销售计划等相协调，确保采购活动能够满足公司业务运营的整体需求。同时，采购计划应预留一定的弹性空间，以应对可能出现的需求变更或突发情况。（二）采购订单下达1.采购部门根据采购计划，选择合适的供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品的详细规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款，确保双方权利义务清晰明确。2.在下达采购订单前，采购部门应与供应商就订单条款进行充分沟通确认，确保供应商理解并接受订单要求。对于重要或金额较大的采购订单，应签订书面合同，以保障双方权益。（三）采购合同签订1.采购合同应按照《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的要求签订，明确双方的权利义务、产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等主要条款。2.采购合同签订前，采购部门应会同法务部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规、风险可控。对于涉及知识产权、保密条款等特殊内容的合同，应重点审核相关条款的完整性和准确性。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、质量控制部门、物流部门等，以便各部门按照合同要求履行各自职责。（四）采购执行与跟踪1.采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。对于采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量不符等，采购部门应及时采取措施解决，保障公司利益。2.采购部门应定期向相关部门汇报采购进展情况，如采购订单的执行状态、预计到货时间、质量检验情况等，以便各部门及时掌握采购动态，做好相应的准备工作。3.在采购执行过程中，如因市场变化、供应商原因等需要变更采购订单或合同条款，采购部门应按照规定的流程进行审批，并及时与供应商协商达成一致意见。（五）到货验收1.屏风到货前，采购部门应通知质量控制部门、物流部门等相关部门做好验收准备工作。质量控制部门应制定详细的验收标准和流程，明确验收项目、验收方法及验收人员职责等。2.屏风到货后，由质量控制部门按照验收标准和流程进行验收。验收内容包括屏风的外观质量、尺寸规格、材质、工艺、功能等方面。对于验收合格的屏风，质量控制部门应出具验收报告；对于验收不合格的屏风，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。3.验收过程中发现的问题应及时记录，并要求供应商签字确认。采购部门应跟踪问题处理情况，确保问题得到妥善解决，不影响公司出口业务的正常开展。（六）付款管理1.采购付款应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行。财务部门负责审核采购付款申请，确保付款依据充分、手续齐全。2.采购部门应在屏风验收合格后，及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、发票号码、付款金额、付款方式等信息，并附上验收报告、发票等相关凭证。3.财务部门审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应严格控制预付款比例和金额，确保资金安全。五、采购风险管理与内部控制（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对出口屏风采购过程中的风险进行识别和评估，包括但不限于市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.风险识别可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等多种方式进行，评估风险发生的可能性和影响程度。对于识别出的风险，应建立风险清单，并进行分类管理。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过加强市场调研、优化采购计划、与供应商建立长期合作关系等方式降低风险；对于供应商风险，可通过严格供应商筛选、考核与管理、增加备用供应商等措施加以防范；对于质量风险，应加强质量检验与控制、要求供应商提供质量保证措施等；对于合同风险，应加强合同审核与管理工作，确保合同条款合法合规、风险可控；对于付款风险，应严格付款审批流程，加强财务监督等。2.在采购过程中，如发现潜在风险可能影响采购目标的实现，采购部门应及时采取应对措施，并向公司管理层汇报。同时，应跟踪风险应对措施的实施效果，及时调整优化应对策略。（三）内部控制1.建立健全采购内部控制制度，明确采购各环节的职责分工、操作流程和审批权限，确保采购活动规范有序进行。2.加强采购过程中的内部审计与监督，定期对采购项目进行审计检查，重点检查采购流程的执行情况、合同签订与履行情况、资金使用情况等，发现问题及时整改，防范采购舞弊行为的发生。3.强化采购人员的职业道德教育和培训，提高采购人员的业务素质和风险意识，确保采购人员廉洁自律、依法依规开展采购工作。六、信息管理（一）采购信息收集与整理1.采购部门应收集、整理与出口屏风采购相关的各类信息，包括供应商信息、产品信息、市场价格信息、采购合同信息、验收报告信息等。2.建立采购信息数据库，对收集到的信息进行分类存储，以便查询和使用。同时，应定期对采购信息进行更新维护，确保信息的准确性和时效性。（二）信息共享与沟通1.在公司内部建立采购信息共享平台，实现采购部门与业务部门、技术部门、质量控制部门、财务部门等相关部门之间的信息共享与沟通。各部门可通过共享平台及时获取采购相关信息，协同开展工作。2.采购部门应定期向公司管理层