公司行政管理规范制度

PAGE公司行政管理规范制度一、总则（一）目的为了加强公司行政管理，规范公司内部各项工作流程，提高工作效率，确保公司各项业务的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括各部门、各岗位工作人员。（三）基本原则1.合法性原则：公司行政管理活动必须严格遵守国家法律法规，确保各项工作在法律框架内进行。2.规范性原则：明确各项工作的流程、标准和要求，做到有章可循、规范操作。3.高效性原则：优化工作流程，减少不必要的环节，提高工作效率，降低运营成本。4.公正性原则：在行政管理过程中，对待所有员工一视同仁，确保公平公正。二、组织架构与职责（一）公司组织架构公司采用[具体组织架构形式，如直线职能制]的组织架构，包括[列举主要部门，如行政部、财务部、人力资源部、业务部等]。（二）各部门职责1.行政部负责公司行政管理规章制度的制定、修订和执行监督。统筹公司办公环境管理，包括办公区域的规划、设施设备的维护等。负责公司文件、档案的管理，包括文件的起草、审核、印发、归档等工作。组织公司会议、活动，负责会议的筹备、记录、纪要整理及活动的策划、执行等。协调公司内部各部门之间的工作关系，传达公司领导的指示和要求。负责公司办公用品、耗材的采购、发放及库存管理。负责公司车辆的调度、使用管理及驾驶员的日常管理。负责公司安全保卫工作，制定安全管理制度，落实安全防范措施，确保公司人员和财产安全。2.财务部负责公司财务管理工作，制定财务管理制度和预算计划。组织公司财务核算，编制财务报表，定期进行财务分析，为公司决策提供财务依据。负责公司资金的筹集、使用和管理，合理安排资金，确保公司资金链的稳定。负责公司税务申报、缴纳及税务筹划工作，依法纳税，降低税务风险。对公司各项费用进行审核、控制，监督公司财务收支情况，防止财务漏洞。参与公司重大经济活动的决策，提供财务方面的专业意见和建议。3.人力资源部制定公司人力资源管理规划和各项人力资源管理制度。负责公司员工的招聘、选拔、录用、培训、考核、晋升、奖惩等工作。管理公司员工的薪酬福利体系，制定薪酬策略和福利方案，确保员工待遇合理、公平。负责公司员工的劳动合同签订、续签、解除等工作，维护公司和员工的合法权益。组织公司企业文化建设活动，营造积极向上的企业文化氛围。负责人力资源信息的统计、分析和报告，为公司人力资源决策提供数据支持。4.业务部根据公司业务发展战略，制定业务拓展计划和市场营销策略。负责市场调研、客户开发与维护，拓展业务渠道，提高公司市场份额。组织业务项目的策划、实施和管理，确保项目顺利完成，达成业务目标。协调与合作伙伴的关系，建立良好的合作机制，共同推动业务发展。收集、分析市场信息和竞争对手动态，为公司业务决策提供参考依据。三、办公环境管理（一）办公区域规划1.根据公司组织架构和业务需求，合理划分办公区域，明确各部门、各岗位的办公位置。2.办公区域应保持整洁、明亮、通风良好，符合安全、卫生等相关标准。（二）设施设备管理1.公司配备必要的办公设施设备，如办公桌椅、电脑、打印机、复印机、空调等。各部门负责本部门设施设备的日常使用和维护，行政部负责定期检查和统一调配。2.员工应爱护办公设施设备，不得随意损坏或私自拆卸。如发现设施设备故障，应及时向行政部报修，行政部应及时安排维修人员进行维修。3.对于因使用不当或人为原因造成设施设备损坏的，由责任人照价赔偿。（三）环境卫生管理1.公司实行环境卫生责任制，各部门负责本部门办公区域的环境卫生清理。每天上班前和下班后，员工应自觉清理桌面、地面等，保持办公区域整洁。2.公司定期组织环境卫生大扫除，行政部负责制定大扫除计划并监督执行。大扫除内容包括办公区域的全面清洁、门窗玻璃擦拭、垃圾清理等。3.禁止在办公区域内吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等，保持良好的办公环境秩序。四、文件与档案管理（一）文件管理流程1.文件起草：各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合法律法规和公司政策要求，语言表达准确、清晰。2.文件审核：起草后的文件由部门负责人审核，确保文件内容准确无误、格式规范。重要文件需经分管领导审核。3.文件印发：审核通过的文件交行政部统一编号、排版、印发。行政部应严格按照文件印发范围进行发放，并做好发放记录。4.文件存档：文件印发后应及时将原件及电子文档交行政部存档，行政部按照档案管理规定进行分类、整理、归档。（二）档案管理要求1.公司档案分为文书档案、人事档案、财务档案、业务档案等类别，行政部负责制定档案分类标准和编号规则。2.档案管理人员应定期对档案进行整理、清查，确保档案的完整性和准确性。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.严格档案查阅、借阅制度，因工作需要查阅或借阅档案的，需填写《档案查阅/借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后方可查阅或借阅。查阅或借阅档案时应在指定地点进行，不得擅自带出或涂改、损坏档案。4.档案管理人员应做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、泄露。对涉及公司机密的档案应采取特殊的保密措施。五、会议与活动管理（一）会议管理1.会议分类：公司会议分为公司级会议、部门会议、专题会议等。公司级会议由公司领导主持，各部门负责人及相关人员参加；部门会议由部门负责人主持，部门内部人员参加；专题会议根据工作需要由相关部门或人员组织召开。2.会议筹备：会议组织部门应提前确定会议主题、时间（包括开始时间、结束时间）、地点、参会人员等，并通知相关人员。同时，准备好会议资料、设备（如投影仪、音响等），确保会议正常进行。3.会议记录：会议应有专人负责记录，记录内容包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议题、讨论内容、决议事项等。会议记录应准确、完整，会后及时整理成会议纪要，经主持人审核后印发给参会人员。4.会议跟进：会议决议事项由相关责任部门负责跟进落实，定期向会议组织部门反馈进展情况。会议组织部门负责对决议事项的执行情况进行监督检查，确保决议事项得到有效执行。（二）活动管理1.活动策划：公司组织的各类活动（如团建活动、培训活动、庆典活动等）由相关部门提前策划，制定活动方案，明确活动目的、内容、时间、地点、参与人员、预算等。2.活动执行：活动方案经公司领导批准后，由相关部门负责组织实施。在活动执行过程中，应做好各项准备工作，确保活动顺利进行。同时，注意活动现场的安全、秩序管理，保障参与人员的人身安全。3.活动总结：活动结束后，相关部门应及时对活动进行总结评估，分析活动效果，总结经验教训，为今后类似活动的开展提供参考。六、办公用品与耗材管理（一）采购管理1.行政部根据公司办公用品、耗材的使用情况，定期制定采购计划。采购计划应充分考虑库存数量、使用需求、市场价格波动等因素。2.办公用品、耗材的采购应选择合格的供应商，建立供应商档案，对供应商的资质、信誉、产品质量等进行评估。采购过程中应严格按照公司采购流程进行，确保采购物品的质量和价格合理。3.对于批量采购的办公用品、耗材，应签订采购合同，明确采购数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，保障公司权益。（二）发放与使用管理1.行政部负责办公用品、耗材的发放工作，根据各部门的实际需求进行合理分配。各部门应指定专人负责领取办公用品、耗材，并做好领用登记。2.员工应节约使用办公用品、耗材，避免浪费。对于可重复使用的办公用品，如纸张、笔等，应尽量双面使用；对于电子文档，应尽量减少打印次数。3.行政部定期对办公用品、耗材的使用情况进行统计分析，根据使用情况调整采购计划，合理控制库存水平。七、车辆管理（一）车辆调度1.行政部负责公司车辆的调度管理，根据工作需要合理安排车辆的使用。各部门如需使用车辆，应提前填写《车辆使用申请表》，注明用车时间、地点、事由等，经部门负责人批准后交行政部调度。2.行政部根据车辆使用申请表和车辆状况，统筹安排车辆调度。优先保障公司重要公务活动和紧急工作用车需求。（二）车辆使用与维护1.驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，确保行车安全。在车辆使用过程中，应注意车辆的日常保养，定期检查车辆的各项性能指标，如刹车、轮胎、机油等，发现问题及时维修。2.驾驶员应保持车辆整洁卫生,定期对车辆进行清洁消毒。车辆维修应选择正规的维修厂，维修费用经行政部审核后报销。3.严禁驾驶员酒后驾车、疲劳驾车、私自将车辆借给他人使用等违规行为。如因驾驶员违规操作导致交通事故或车辆损坏，由驾驶员承担相应责任。八、安全保卫管理（一）安全制度制定1.行政部负责制定公司安全保卫管理制度，明确安全保卫工作的目标、任务、职责和工作流程。2.安全保卫管理制度应包括门禁管理、巡逻制度、消防安全制度、突发事件应急预案等内容，确保公司安全保卫工作有章可循。（二）门禁管理1.公司设立门禁系统，对办公区域进行出入管控。员工应凭工作证或门禁卡进入办公区域，外来人员进入公司需经被访人员确认后，在门卫处登记并领取临时出入证后方可进入。2.门禁管理人员应严格履行职责，对出入人员和车辆进行认真检查和登记，严禁无关人员和车辆进入公司。（三）巡逻制度1.根据公司实际情况，制定巡逻路线和巡逻时间，安排专人负责巡逻工作。巡逻人员应按时巡逻，认真检查公司各区域的安全情况，包括门窗是否关闭、水电设施是否正常、有无异常声响等。2.巡逻人员发现安全隐患或异常情况时，应及时报告行政部，并采取相应的措施进行处理。如遇突发事件，应立即启动应急预案，并及时通知相关部门和人员。（四）消防安全管理1.公司应按照国家消防安全法规要求，配备必要的消防设施设备，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等，并定期进行检查、维护和保养，确保消防设施设备完好有效