规范使用公务卡结算制度

PAGE规范使用公务卡结算制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范公务卡结算行为，提高公务支出透明度，防范财务风险，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在执行公务活动中涉及的公务卡结算业务。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规和财经纪律，确保公务卡结算合法合规。2.简化流程，提高效率，方便员工办理公务支出结算。3.加强财务管理，规范公务消费行为，防止腐败和浪费。4.保障员工合法权益，确保公务卡结算信息安全。二、公务卡的管理（一）公务卡的定义与功能1.公务卡是指公司为员工办理的，主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。2.公务卡具有信用消费、分期付款、预借现金等功能，同时具备财政财务管理的相关属性。（二）公务卡的申办1.员工因工作需要办理公务卡的，应向公司财务部门提出申请，并填写《公务卡申请表》。2.财务部门负责审核员工的申请信息，包括个人信用状况、工作岗位等，符合条件的报公司领导审批。3.公司统一与指定银行联系办理公务卡，并将公务卡发放给员工本人。（三）公务卡的使用1.员工应妥善保管公务卡及密码，不得转借他人使用。2.公务卡仅限于公务活动使用，不得用于个人消费。3.员工在使用公务卡进行公务消费时，应取得合法有效的发票和消费凭证，并在规定时间内办理报销手续。（四）公务卡的还款1.公务卡消费还款由员工个人负责，公司不承担还款责任。2.员工应在公务卡账单规定的还款日前足额还款，避免逾期产生不良信用记录。3.如因特殊原因未能按时还款，员工应及时向财务部门说明情况，并申请办理延期还款手续。（五）公务卡的挂失与补办1.员工发现公务卡遗失或被盗，应立即向财务部门报告，并同时拨打银行客服电话进行挂失。2.挂失后，员工应及时办理补办手续，新卡补办后，原卡自动失效。3.因挂失不及时造成的经济损失，由员工个人承担。三、公务卡结算流程（一）消费前1.员工在进行公务消费前，应了解商家是否支持公务卡结算，并向商家索要发票和消费凭证。2.员工在使用公务卡消费时，应按照银行规定的操作流程进行刷卡，并在消费凭证上签字确认。（二）消费后1.员工应在公务消费发生后的规定时间内（一般为[X]个工作日），将发票和消费凭证整理好，并填写《公务卡报销申请表》。2.《公务卡报销申请表》应包括消费日期、消费金额、消费内容、发票号码等信息，并由员工本人签字确认。（三）报销审核1.员工将填写好的《公务卡报销申请表》及相关发票、消费凭证提交给所在部门负责人进行初审。2.部门负责人应认真审核报销内容是否符合公务卡结算制度的规定，发票和消费凭证是否真实、合法、有效，审核无误后签字确认。3.部门负责人将初审通过的报销申请提交给财务部门进行复审。4.财务部门应按照国家法律法规和公司财务制度的要求，对报销申请进行严格复审，重点审核报销金额是否合理、发票是否合规、消费是否属于公务范畴等。复审无误后签字确认。（四）报销支付1.财务部门根据复审结果，通过公务卡支持系统向银行发送还款指令，将报销款项直接支付到公务卡账户。2.银行收到还款指令后，将按照规定的时间和方式进行还款操作，并将还款信息反馈给财务部门。3.财务部门收到银行还款成功的信息后，将报销款项支付情况通知员工本人。四、财务部门职责（一）制度制定与完善1.负责制定和完善公司公务卡结算制度，并根据国家法律法规和公司实际情况进行适时修订。2.指导和监督各部门正确执行公务卡结算制度，确保制度的有效实施。（二）公务卡管理1.负责与指定银行联系办理公务卡，建立公务卡信息管理系统，对公务卡的申办、使用、还款等情况进行记录和管理。2.定期对公务卡的使用情况进行统计分析，及时发现和解决存在的问题。（三）报销审核与支付1.负责对员工提交的公务卡报销申请进行审核，确保报销内容符合规定，发票和消费凭证真实、合法、有效。2.按照规定的流程和时间，及时办理公务卡报销款项的支付手续，确保员工的合法权益得到保障。（四）培训与宣传1.负责组织开展公务卡结算制度的培训工作，提高员工对公务卡结算制度的认识和操作技能。2.通过多种渠道宣传公务卡结算制度的相关政策和规定，营造良好的执行氛围。五、员工职责（一）遵守制度1.严格遵守国家法律法规和公司公务卡结算制度，自觉规范公务消费行为。2.按照规定的流程和要求办理公务卡的申办、使用、还款等业务，确保公务卡结算工作的顺利进行。（二）消费管理1.在公务消费过程中，应积极争取使用公务卡结算，确保消费信息真实、准确、完整。2.妥善保管公务卡及密码，不得泄露给他人，防止公务卡被盗用或冒用。（三）报销申请1.及时整理和保存公务消费的发票和消费凭证，并按照规定的时间和要求填写《公务卡报销申请表》。2.确保报销申请内容真实、合法、有效，不得虚报、冒领公务卡报销款项。（四）信息反馈1.及时关注公务卡的使用情况和还款信息，如有异常情况应及时向财务部门报告。2.积极配合财务部门的工作，提供必要的信息和资料，协助财务部门做好公务卡结算的审核和管理工作。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司内部审计部门负责对公务卡结算制度的执行情况进行定期或不定期的监督检查。2.监督检查内容包括公务卡的申办、使用、还款、报销等环节是否符合规定，发票和消费凭证是否真实、合法、有效等。（二）责任追究1.对于违反公务卡结算制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.对于虚报、冒领公务卡报销款项或者利用公务卡进行个人消费的行为，公司将责令其退还违规款项，并按照公司有关规定给予纪