综合办公室管理规范制度

PAGE综合办公室管理规范制度一、总则（一）目的为加强公司综合办公室管理，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司综合办公室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保各项工作合法合规。2.高效协作原则：优化工作流程，提高工作效率，加强部门间协作配合。3.服务至上原则：以公司整体利益为出发点，为各部门及员工提供优质高效的服务。二、岗位职责（一）综合办公室主任职责1.全面负责综合办公室的管理工作，制定工作计划并组织实施。2.协调公司各部门之间的工作关系，确保各项工作顺利推进。3.负责公司重要文件、会议的组织与安排，传达公司决策和指示。4.管理办公室人员，组织开展培训与考核，提高团队整体素质。（二）行政事务岗职责1.负责公司行政文件的起草、审核、印发与归档。2.安排公司会议、活动，做好会议记录与活动总结。3.管理公司办公用品、设备，做好采购、维护与调配工作。4.负责公司车辆调度与管理，确保车辆安全使用。（三）人力资源岗职责1.制定公司人力资源规划，组织招聘、培训、绩效考核等工作。2.办理员工入职、离职、转正、调岗等手续，管理员工档案。3.核算员工工资、福利，处理员工社保、公积金等相关事务。4.组织开展企业文化活动，增强员工凝聚力。（四）财务报销岗职责1.制定公司财务报销制度，规范报销流程。2.审核员工报销单据，确保报销内容真实、合规。3.负责公司费用核算与统计，定期编制财务报表。4.协助财务部门做好年度预算编制与执行工作。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件起草：由相关部门或人员根据工作需要起草文件，确保内容准确、清晰。2.文件审核：文件起草完成后，提交综合办公室主任审核，审核重点包括文件格式、内容准确性、合规性等。3.文件印发：审核通过的文件，按照规定格式进行排版，交由文印室印发。印发数量根据实际需求确定，严格控制文件浪费。4.文件归档：文件印发后，及时将原件及电子文档归档保存。归档文件应按照类别、时间顺序进行整理，便于查询与使用。（二）会议组织流程1.会议筹备：根据会议主题与要求，确定会议时间、地点、参会人员等信息。提前通知参会人员，并准备好会议资料、设备等。2.会议记录：安排专人负责会议记录，记录内容包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、讨论内容、决议事项等。会议记录应详细、准确，确保能够真实反映会议情况。3.会议纪要：会议结束后，及时整理会议纪要。会议纪要应突出重点，明确决议事项、责任人和完成时间。会议纪要经综合办公室主任审核后，发送给参会人员及相关部门。4.会议跟进：对会议决议事项进行跟踪落实，定期检查进展情况。对未按时完成的事项，及时协调相关部门解决，并向公司领导汇报。（三）办公用品管理流程1.需求申请：各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明所需用品名称、规格、数量等信息。2.采购审批：办公用品需求申请表提交综合办公室后，由行政事务岗进行审核。审核通过后，报综合办公室主任审批。3.采购执行：根据审批后的需求申请表，行政事务岗负责联系供应商进行采购。采购过程中应严格控制成本，确保所购用品质量合格。4.入库管理：办公用品采购到货后，由专人负责验收。验收合格的用品办理入库手续，填写入库单，注明用品名称、规格、数量、入库时间等信息。5.领用发放：各部门凭办公用品领用申请表到综合办公室领取所需用品。行政事务岗根据领用申请表发放用品，并在入库单上注明领用情况。6.库存盘点：定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。如发现库存短缺或积压等情况，及时分析原因并采取相应措施。（四）车辆管理流程1.用车申请：各部门因工作需要用车，提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由、乘车人数等信息。2.派车审批：用车申请表提交综合办公室后，由行政事务岗根据车辆使用情况进行派车审批。审批通过后，安排车辆及驾驶员。3.出车登记：驾驶员接到出车任务后，填写出车登记表，记录出车时间、地点、事由、里程数等信息。4.车辆使用：驾驶员按照规定路线和时间行驶，确保行车安全。在车辆使用过程中，如遇特殊情况需要变更路线或时间应及时向综合办公室报告。5.车辆维护：定期对车辆进行维护保养，确保车辆性能良好。车辆出现故障时，驾驶员应及时报告综合办公室，安排维修。6.费用结算：车辆使用完毕后，驾驶员根据出车登记表核算费用，报综合办公室审核。审核通过后，按照公司财务制度进行费用结算。四、工作纪律（一）考勤制度1.公司实行正常工作日制度，员工应按时上下班，不得迟到、早退。2.员工请假应提前填写请假申请表，按照审批权限进行审批。请假期间应保持通讯畅通，确保工作不受影响。3.考勤记录由综合办公室负责统计，每月公布一次考勤情况。对迟到、早退、旷工等行为按照公司规定进行处理。（二）工作态度1.员工应具备积极主动的工作态度，认真履行岗位职责，按时完成工作任务。2.对待工作要严谨细致，注重工作质量，避免出现差错。3.加强团队协作，相互支持配合，共同完成工作目标。严禁推诿扯皮、各自为政等行为。（三）保密制度1.员工应严格遵守公司保密制度规定保守公司商业秘密、技术秘密及其他敏感信息。2.不得擅自将公司机密文件、资料带出公司或泄露给无关人员。3.在工作中涉及公司机密信息的，应采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问等。4.如发现公司机密信息有泄露风险，应及时报告综合办公室，并采取措施防止信息进一步扩散。五、绩效考核（一）考核原则1.公平公正原则：考核标准明确，考核过程公开透明，确保考核结果公平公正。2.客观准确原则：以工作业绩、工作态度、工作能力等为考核依据，确保考核结果客观准确反映员工实际工作表现。3.激励发展原则：通过绩效考核，激励员工积极工作，促进员工个人发展与公司整体目标实现。（二）考核内容1.工作业绩：主要考核员工完成工作任务的数量、质量、效率等方面情况。2.工作态度：包括工作责任心、敬业精神、团队协作等方面表现。3.工作能力：如专业技能、沟通能力、组织协调能力等。（三）考核周期绩效考核分为月度考核与年度考核。月度考核于次月上旬进行，年度考核于次年1月份进行。（四）考核流程1.员工自评：每月末，员工根据自己当月工作表现进行自我评价，填写自评表。2.上级评价：员工上级领导根据员工工作实际情况，对员工进行评价，填写评价表。3.综合评价：综合办公室根据员工自评与上级评价结果，结合工作实际表现，对员工进行综合评价，确定考核等级。4.结果反馈：考核结果反馈给员工本人，员工如有异议可在规定时间内提出申诉。（五）考核结果应用1.与薪酬挂钩：根据考核结果发放绩效奖金，考核优秀的员工给予适当奖励，考核不称职的员工扣减相应绩效奖金。2.晋升调岗依据：考核结果作为员工晋升、调岗的重要参考依据，连续多次考核优秀的员工在晋升、调岗等方面