使用规范合同文本制度

PAGE使用规范合同文本制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同文本的使用，维护公司合法权益，防范合同风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在各类经济活动中签订的合同。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.风险防控原则：通过规范合同文本的使用，有效识别、评估和控制合同风险。3.统一规范原则：合同文本应遵循公司统一的格式、内容和审批流程。4.高效实用原则：在确保合同合法合规的前提下，提高合同签订和履行的效率，满足业务实际需求。二、合同文本的制定与修订（一）制定主体1.公司法律事务部门负责牵头制定常用合同文本模板。2.涉及特定业务领域的合同文本，由相关业务部门会同法律事务部门共同制定。（二）制定依据1.国家法律法规、政策文件及行业标准。2.公司业务特点、管理要求及实际操作经验。3.对市场上同类合同文本的研究和借鉴。（三）制定流程1.需求调研：业务部门根据实际业务需求，提出合同文本制定需求，明确合同适用场景、主要条款等内容。2.初稿起草：法律事务部门或相关业务部门根据需求调研结果，起草合同文本初稿。3.内部评审：合同文本初稿完成后，组织相关部门进行内部评审。评审内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、合理性以及对公司权益的保护等方面。参与评审的部门应提出明确的修改意见和建议。4.修改完善：根据内部评审意见，对合同文本初稿进行修改完善，形成送审稿。5.审核批准：送审稿提交公司领导审核批准。审核批准通过后的合同文本作为公司规范合同文本正式发布实施。（四）修订程序1.定期评估：法律事务部门会同相关业务部门定期对已发布的合同文本进行评估，根据法律法规变化、业务发展需求、实际执行情况等因素，确定是否需要修订。2.修订申请：如确需修订，由相关业务部门或法律事务部门提出修订申请，说明修订的原因、内容及对业务的影响等。3.修订流程：参照合同文本制定流程进行修订，确保修订后的合同文本符合要求。三、合同文本的使用（一）文本选用1.公司各部门在签订合同前，应首先选用公司统一发布的规范合同文本。2.对于特殊业务或特定交易场景，若公司现有合同文本无法完全适用，可在法律事务部门的指导下，对合同文本进行必要的补充、修改，但不得违反法律法规及公司相关规定。（二）填写要求1.合同文本中的各项条款应填写完整、准确、清晰，不得有空缺、模糊或歧义之处。2.涉及金额、数量、期限等关键条款的填写，应确保数据的一致性和准确性，如有变动，应经双方协商一致并签署书面补充协议。3.合同双方的名称、地址、联系方式等信息应填写全称及准确地址，确保能够有效送达相关文件。（三）审批流程1.合同承办部门负责填写合同审批表，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款等内容，并提交相关业务部门负责人审核。2.业务部门负责人应对合同的必要性、可行性、合理性等进行审核，并签署意见。审核通过后，提交法律事务部门进行合法性审查。3.法律事务部门对合同文本的合法性、合规性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在潜在风险等。审查通过后，出具审查意见。4.合同审批表连同合同文本一并提交公司领导审批。公司领导根据业务情况、法律审查意见等进行最终审批。审批通过后的合同方可正式签订。（四）签订盖章1.合同经审批通过后，由合同承办部门负责与合同对方当事人进行沟通协商，确保双方对合同条款达成一致意见。2.合同应采用书面形式签订，并由双方当事人签字（或盖章）确认。签字（或盖章）应清晰、完整，符合法律规定。3.合同签订后，按照公司印章管理规定进行盖章。盖章应确保合同文本与盖章页内容一致，不得出现错盖、漏盖等情况。四、合同文本的保管与存档（一）保管责任1.合同承办部门负责合同文本的收集、整理和初步保管工作。应指定专人负责合同文本的管理，确保合同文本的安全、完整。2.法律事务部门负责对合同文本进行合法性审查和监督，并参与合同文本的存档管理工作。（二）存档要求1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本原件及相关附件整理归档。归档资料应包括合同审批表、合同文本、补充协议、往来函件等与合同有关的全部文件。2.合同存档应按照公司档案管理规定进行分类、编号、装订，确保档案资料的规范性和完整性。3.合同电子文档应与纸质文档同步存档，并按照公司电子档案管理要求进行存储和管理，便于查询和使用。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同文本的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。2.因特殊原因需要借阅合同文本的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人、法律事务部门负责人及公司领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管合同文本，不得转借他人或用于其他非工作目的。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。五、监督与检查（一）监督职责1.公司审计部门负责对合同文本的使用情况进行定期审计监督，检查合同签订、履行过程中是否遵守本制度规定，是否存在违规操作等问题。2.法律事务部门负责对合同文本的合法性、合规性进行日常监督检查，及时发现和纠正合同签订、履行过程中的法律风险。（二）检查内容1.合同文本的选用是否符合公司规定，是否存在擅自使用非规范合同文本的情况。2.合同填写是否完整、准确，审批流程是否合规，签字盖章是否齐全。3.合同履行情况是否与合同约定一致，是否存在违约行为及纠纷处理情况。4.合同文本的保管与存档是否符合要求，查阅与借阅手续是否完备。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，审计部门或法律事务部门应及时向相关部门发出整改通知，要求限期整改。2.相关部门应针对问题进行分析原因，采取有效措施进行整改，并将整改情况及