企业礼品制度管理规范

PAGE企业礼品制度管理规范一、总则（一）目的为规范公司礼品管理，确保礼品使用的合理性、合规性与有效性，充分发挥礼品在公司业务拓展、客户关系维护、员工激励等方面的积极作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构，涉及礼品的采购、赠送、接收、保管、处置等相关活动。（三）基本原则1.合规性原则：礼品管理活动必须符合国家法律法规及相关行业标准，杜绝任何违法违规行为。2.合理性原则：根据不同的业务场景和对象，合理确定礼品的种类、价值和赠送方式，确保礼品使用得当。3.必要性原则：礼品的使用应基于业务需要，避免不必要的礼品支出，提高资源利用效率。4.透明性原则：礼品管理过程应保持公开、透明，接受公司内部监督和审计。二、礼品采购管理（一）采购预算1.各部门应根据年度业务计划和实际需求，提前编制礼品采购预算，报公司财务管理部门审核。2.财务管理部门结合公司整体财务状况，对各部门预算进行汇总平衡，确定年度礼品采购总预算。（二）采购流程1.需求申报：各部门根据业务开展需要，填写礼品采购申请表，详细说明礼品的用途、种类、数量、预计金额等信息，并提交部门负责人审批。2.审批：部门负责人对礼品采购申请表进行审核，重点审查采购必要性、预算合理性等，审核通过后报公司分管领导审批。3.采购执行：经公司分管领导审批同意后，采购部门按照公司采购管理相关规定，通过招标、询价、比价等方式选择合格的供应商进行采购。4.验收：礼品到货后，采购部门会同相关业务部门、质量检验部门等进行验收，检查礼品的规格、数量、质量等是否符合采购合同要求。验收合格后，填写验收报告。（三）采购合同管理1.采购部门与供应商签订采购合同，明确礼品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交给财务管理部门和相关业务部门备案。3.在合同执行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并按照公司合同管理规定办理相关手续。三、礼品赠送管理（一）赠送对象1.客户：为维护良好的客户关系，促进业务合作，向与公司有业务往来的客户赠送礼品。2.合作伙伴：针对与公司在技术、市场、资源等方面开展合作的合作伙伴，适时赠送礼品，加强合作纽带。3.员工：在员工生日、节日、取得突出业绩等情况下，给予员工适当的礼品激励，增强员工归属感和忠诚度。4.其他：根据公司特定活动或业务需要，向政府部门、行业协会、媒体等相关机构或个人赠送礼品。（二）赠送标准1.客户和合作伙伴：根据客户和合作伙伴的重要程度、合作规模、合作潜力等因素，合理确定礼品价值和种类。一般情况下，礼品价值应控制在合理范围内，避免过度赠送。2.员工：员工生日礼品价值一般不超过[X]元/人；节日礼品根据公司实际情况确定标准；对取得突出业绩的员工，可给予价值不超过[X]元的奖励礼品。3.其他：向政府部门、行业协会、媒体等赠送礼品，应严格遵守相关法律法规和公司规定，礼品价值和种类应符合公司形象和业务需求。（三）赠送流程1.申请：相关业务部门或人员填写礼品赠送申请表，详细说明赠送对象、原因、礼品种类、数量、预计金额等信息，并提交部门负责人审批。2.审批：部门负责人对礼品赠送申请表进行审核，重点审查赠送必要性、标准合规性等，审核通过后报公司分管领导审批。3.执行：经公司分管领导审批同意后，由指定人员负责礼品的包装、标识，并按照规定的方式和时间将礼品送达赠送对象。4.记录：礼品赠送后，负责赠送的人员应及时填写礼品赠送记录，包括赠送时间、对象、礼品内容等信息，并提交给公司礼品管理部门备案。四、礼品接收管理（一）接收原则1.公司应建立健全礼品接收管理制度，明确礼品接收的条件和程序。2.礼品接收应遵循合法、合规、合理的原则，不得违反国家法律法规和公司规定。（二）接收范围1.因业务合作、商务往来等原因，客户、合作伙伴主动赠送的礼品。2.政府部门、行业协会、媒体等机构或个人因工作关系赠送的礼品。3.其他符合公司规定的礼品接收情况。（三）接收流程1.登记：礼品接收人员在收到礼品后，应及时填写礼品接收登记表，详细记录礼品的来源、种类、数量、价值等信息。2.审批：礼品接收登记表经部门负责人审核后，报公司礼品管理部门审批。公司礼品管理部门根据礼品的性质、价值等因素，确定是否接收以及如何处置。3.处置：经审批同意接收的礼品，按照本制度相关规定进行保管、使用或处置；不同意接收的礼品，应及时与赠送方沟通，妥善处理。五、礼品保管管理（一）保管责任1.公司设立专门的礼品保管区域或指定专人负责礼品保管工作。2.礼品保管人员应严格履行保管职责，确保礼品的安全、完整。（二）保管要求1.礼品应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。2.对贵重礼品、易损礼品等应采取特殊的保管措施，如专柜存放、防潮防晒、防震等。3.定期对礼品进行盘点，确保账实相符。盘点结果应记录在案，并提交给公司礼品管理部门。六、礼品处置管理（一）处置方式1.使用：根据礼品的性质和用途，将其用于公司内部活动、员工福利、业务招待等。2.捐赠：对于闲置、过期或不再需要的礼品，在符合相关法律法规和公司规定的前提下，可考虑进行捐赠。捐赠对象应选择具有公益性质的机构或组织，并办理相关捐赠手续。3.变卖：对于部分具有一定价值的礼品，经公司审批同意后，可进行变卖处理。变卖收入应及时上缴公司财务管理部门。4.报废：对于损坏、变质、过期等无法使用或保管的礼品，应及时进行报废处理。报废处理应填写报废申请表，经公司相关部门审批后执行。（二）处置流程1.申请：礼品管理部门或相关使用部门根据礼品处置需求，填写礼品处置申请表，详细说明处置原因、方式、礼品清单等信息，并提交部门负责人审批。2.审批：部门负责人对礼品处置申请表进行审核，重点审查处置必要性、方式合理性等，审核通过后报公司分管领导审批。3.执行：经公司分管领导审批同意后，按照确定的处置方式进行处置。处置过程中，应做好相关记录，如捐赠协议、变卖合同、报废清单等。4.监督：公司内部审计部门应对礼品处置情况进行监督检查，确保处置过程合法合规、处置结果真实有效。七、礼品登记与档案管理（一）登记管理1.建立礼品登记台账，对礼品的采购、赠送、接收、保管、处置等全过程进行详细记录。2.礼品登记台账应包括礼品名称、规格、数量、价值、来源、去向、时间等信息，确保记录准确、完整。（二）档案管理1.收集整理与礼品管理相关的文件、合同、申请表、审批表、记录等资料，建立礼品管理档案。2.礼品管理档案应分类存放，便于查阅和保管。档案保管期限按照公司档案管理规定执行。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对礼品管理情况进行审计检查,重点审查礼品采购、赠送、接收、保管、处置等环节的合规性、合理性和有效性。2.公司纪检监察部门对礼品管理过程中的违规违纪行为进行监督查处，严肃追究相关人员责任。（二）外部监督1.积极配合政府有关部门的监督检查，及时提供礼品管理相关资料，确保公司礼品管理活动符合法律法规要求。2.接受社会公众的监督，对涉及公司礼品管理的投诉举报，应认真调查核实，依法依规处理，并及时反馈处理结果。九、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自采购、赠送、接收礼品。2.违反礼品赠送标准，过度赠送礼品或赠送礼品不当影响公司形象。3.礼品采购过程中存在违规操作，如收受回扣、以次充好等。4.礼品保管不善，导致礼品丢失、损坏、变质等。5.礼品处置过程中存在违规行为，如私自变卖、捐赠礼品谋取私利等。6.礼品登记与档案管理不规范，导致记录缺失、档案混乱等。（二）责任追究措施1.对于违反礼品制度的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分