采购与应付规范管理制度

PAGE采购与应付规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购与应付账款管理，规范采购流程，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司资金安全，降低经营成本，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动及应付账款的管理，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购流程，降低采购成本。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.职责分离原则：明确采购、审批、验收、付款等各环节的职责，实行不相容岗位相互分离，防止舞弊行为。5.诚实守信原则：与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，履行合同约定。二、采购流程规范（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要，填写采购申请单：详细注明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息，并说明采购的必要性和用途。2.采购申请单经部门负责人审核签字后，提交至采购部门：部门负责人应确保采购需求真实合理，符合部门业务发展规划和预算安排。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请单后，进行汇总整理：结合公司库存情况、市场供应状况等因素，对采购需求进行综合分析。2.制定采购计划：明确采购物品或服务的采购时间、采购方式、采购预算等内容。采购计划应具有前瞻性和合理性，避免盲目采购和重复采购。3.采购计划报经分管领导审批：分管领导应对采购计划的必要性、可行性、预算合理性等进行审核，确保采购计划符合公司整体利益和战略目标。（三）供应商选择与管理1.建立供应商信息库：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面，并进行整理和评估，建立供应商信息库。2.供应商筛选与评估：根据采购物品或服务的要求，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并进行实地考察或资质审核。评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、财务状况等。3.确定合格供应商名单：采购部门根据评估结果，确定合格供应商名单，并定期对供应商进行动态评估和调整。合格供应商应具备良好的信誉、稳定的产品质量和合理的价格水平，能够满足公司的采购需求。4.与供应商签订采购合同：采购部门在确定供应商后，应与其签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应符合法律法规要求，确保公司权益得到有效保障。（四）采购实施1.采购部门根据采购计划和采购合同，向供应商发出采购订单：采购订单应明确采购物品或服务的详细要求，确保供应商准确理解采购需求。2.跟踪采购订单执行情况：采购部门应及时与供应商沟通，了解订单生产进度、发货情况等信息，确保采购物品或服务按时、按质、按量交付。如遇问题或变更，应及时与供应商协商解决，并调整采购计划和采购订单。3.验收：采购物品或服务到货后，由验收部门按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括数量、质量、规格型号、外观等方面。验收合格后，验收部门应出具验收报告。如验收不合格，应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（五）采购付款1.采购部门根据验收报告和采购合同，填写付款申请单：付款申请单应注明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、采购金额、已付金额、应付金额、付款方式、付款期限等信息，并附上采购合同、验收报告等相关凭证。2.付款申请单经采购部门负责人、财务部门审核签字后，提交至分管领导审批：采购部门负责人应审核付款申请的真实性和合理性，财务部门应审核付款金额的准确性和资金安排的合理性，分管领导应对付款申请进行最终审批。3.财务部门根据审批后的付款申请单，办理付款手续：按照采购合同约定的付款方式和付款期限，及时支付货款。如采用银行转账方式付款，应确保付款信息准确无误；如采用支票付款，应严格控制支票的开具、保管和使用。三、应付账款管理（一）应付账款核算1.财务部门应按照会计准则和公司财务制度的要求，对应付账款进行准确核算：及时记录应付账款的发生、增减变动情况，确保账账相符、账实相符。2.定期对应付账款进行清理和核对：与供应商核对账目，及时发现和解决账目差异问题。对于长期挂账的应付账款，应查明原因，采取相应的措施进行处理。（二）应付账款分析与预警1.财务部门应定期对应付账款进行分析：分析应付账款的结构、账龄、周转率等指标，评估公司的应付账款管理状况和资金压力。2.建立应付账款预警机制：设定应付账款的预警指标，如应付账款余额占采购总额的比例、应付账款周转率等。当指标出现异常时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施进行调整和优化。（三）应付账款风险防范1.加强与供应商的沟通与协调：及时了解供应商的经营状况和财务状况，保持良好的合作关系，避免因供应商原因导致的付款风险。2.合理安排资金：根据公司的资金状况和采购计划，合理安排应付账款的付款期限，避免逾期付款产生的违约金和信用损失。3.建立风险应急预案：针对可能出现的应付账款风险，制定相应的应急预案，如与供应商协商调整付款方式、寻求第三方担保等，确保公司能够及时应对风险，保障资金安全。四、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对采购与应付账款管理情况进行审计监督：检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、应付账款核算是否准确、内部控制制度是否有效执行等方面。2.审计部门应出具审计报告：针对审计发现的问题，提出整改建议和措施，督促相关部门及时整改，规范采购与应付账款管理行为。（二）其他监督检查1.公司其他相关部门应按照职责分工，对采购与应付账款管理情况进行监督检查：如财务部门负责对应付账款的核算和付款情况进行监督，采购部门负责对采购流程和供应商管理情况进行监督等。2.建立健全监督检查机制：明确监督检查的内容、方式、频率等要求，确保监督检查工作常态化、制度化。对于发