建立保密工作制度规范

PAGE建立保密工作制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织的保密工作，保护公司/组织的商业秘密、技术秘密等各类秘密信息，防止信息泄露，维护公司/组织的合法权益，特制定本保密工作制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工，包括正式员工、临时工、实习生、外包人员等，以及与公司/组织有业务往来的合作伙伴、供应商、客户等相关方。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关保密法律法规以及行业标准，确保保密工作合法合规。2.预防为主原则：强化保密意识教育，完善保密措施，从源头上预防秘密信息的泄露。3.最小化原则：根据工作需要，严格限定知悉秘密信息的人员范围，确保信息接触最小化。4.全程管控原则：对秘密信息的产生、传递、存储、使用、销毁等全过程进行严格管理和监控。二、保密工作组织与职责（一）保密委员会1.公司/组织设立保密委员会，由公司/组织高层管理人员担任主任，各部门负责人为成员。2.保密委员会职责：全面领导公司/组织的保密工作，制定保密工作方针、政策和战略。审议批准保密工作制度、计划和预算。研究解决保密工作中的重大问题，协调各部门之间的保密工作。对保密工作进行监督检查，对违规行为进行处理。（二）保密工作机构1.设立保密工作办公室，作为保密委员会的日常办事机构，负责保密工作的具体组织实施和日常管理。保密工作办公室可设在公司/组织的综合管理部门或相关职能部门。2.保密工作办公室职责：贯彻执行保密委员会的决定和指示，制定保密工作计划并组织实施。组织开展保密宣传教育、培训和考核工作。负责保密制度的制定、修订和完善，监督保密制度的执行情况。管理保密要害部门、部位，确定和调整保密要害岗位。负责秘密信息的密级确定、变更和解除，以及秘密载体的管理。组织开展保密检查、隐患排查和整改工作，对违规行为进行调查和处理。协调与外部相关部门的保密工作联系，处理保密工作中的突发事件。（三）部门保密职责1.各部门负责人为本部门保密工作第一责任人，负责组织本部门的保密工作，确保本部门员工遵守保密制度。2.各部门应指定专人负责本部门的保密工作，具体职责包括：协助保密工作办公室开展本部门的保密宣传教育和培训工作。对本部门产生、使用和保管的秘密信息进行登记和管理。监督本部门员工对保密制度的执行情况，发现问题及时报告。配合保密工作办公室进行保密检查和违规行为调查。（四）员工保密职责1.全体员工应自觉遵守保密制度，履行保密义务，不得泄露公司/组织的秘密信息。2.员工应做到：积极参加保密宣传教育和培训，提高保密意识和技能。严格遵守公司/组织的保密制度，不私自复制、传播、使用秘密信息。妥善保管自己知悉的秘密信息及载体，防止丢失、被盗或损坏。在工作中，对涉及秘密信息的事项采取必要的保密措施，确保信息安全。发现秘密信息泄露或可能泄露的情况，及时报告公司/组织，并积极采取措施防止损失扩大。三、保密范围与密级划分（一）保密范围1.商业秘密：包括公司/组织的经营策略、客户信息、市场情报、营销计划、财务数据、合同协议、招投标文件等。2.技术秘密：涵盖公司/组织的技术研发成果、技术方案、工艺流程、技术诀窍、产品配方、计算机软件等。3.管理秘密：涉及公司/组织的内部管理体制设置、人力资源信息、绩效考核数据、内部规章制度等。4.其他秘密：如公司/组织尚未公开的重大决策、重要会议纪要、对外合作意向等可能对公司/组织产生重大影响的信息。（二）密级划分1.绝密级：是最重要的秘密信息，一旦泄露会使公司/组织的权益遭受特别严重的损害。如公司/组织核心技术的关键算法、未公开的重大商业决策等。2.机密级：属于重要的秘密信息，泄露会使公司/组织的权益遭受严重损害。例如重要客户的详细资料、核心业务流程等。3.秘密级：一般的秘密信息，泄露会使公司/组织的权益遭受一定损害。如一般性的市场调研数据、普通的技术文档等。四、保密措施（一）人员管理1.入职审查：在员工入职前，对其背景进行严格审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。2.保密协议：与员工签订保密协议，明确双方的权利和义务，约定保密期限和违约责任。3.离职管理：员工离职时，进行离职谈话，提醒其遵守保密义务，并收回其保管的秘密信息及载体。同时，对离职员工的工作交接进行监督，确保秘密信息妥善移交。（二）办公区域管理1.保密要害部门、部位管理：确定公司/组织的保密要害部门、部位，如研发部门、财务部门、档案室等，采取专门的安全防范措施，如安装监控设备、门禁系统等。2.办公环境管理：在办公区域设置明显的保密标识，提醒员工注意保密。对办公设备进行管理，限制非授权人员使用，防止秘密信息通过办公设备泄露。3.文件资料管理：对文件资料进行分类管理，明确密级标识，严格控制文件资料的传阅范围。设立专门的文件资料保管场所，确保文件资料的安全存放。（三）信息系统管理1.网络安全：建立健全网络安全防护体系，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部非法入侵。对内部网络进行分段管理，严格控制不同区域之间的访问权限。2.数据存储与备份：对重要数据进行加密存储，并定期进行备份。备份数据应存储在安全的地点，与主数据存储地点分离。3.信息访问控制：根据员工的工作职责和权限，设置信息系统的访问权限，确保员工只能访问其工作所需的秘密信息。对信息系统的操作进行审计和记录，以便及时发现异常行为。（四）通信与办公设备管理1.通信管理：对涉及秘密信息的通信进行加密处理，如使用加密邮件、加密即时通讯工具等。禁止在非加密通信渠道中传输秘密信息。2.办公设备管理：对办公设备进行登记和管理，定期进行检查和维护。禁止在连接外部网络的办公设备上存储和处理秘密信息。对移动存储设备进行严格管理，限制其使用范围，并进行加密处理。（五）对外交往管理1.合作伙伴管理：与合作伙伴签订保密协议，明确双方在保密方面的责任和义务。在合作过程中，严格控制秘密信息的提供范围和使用方式，确保合作伙伴妥善保管秘密信息。2.参观接待管理：对外来参观人员进行登记和管理，明确参观范围，禁止参观涉及秘密信息的区域。在参观过程中，安排专人陪同，提醒参观人员遵守保密规定。3.会议管理：对涉及秘密信息的会议进行严格管理，确定参会人员范围，做好会议记录。会议资料应按照密级进行管理，会后及时收回和销毁。五、保密监督与检查（一）监督机制1.保密工作办公室定期对公司/组织的保密工作进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.各部门应定期向保密工作办公室报告本部门的保密工作情况，接受保密工作办公室的监督。3.设立保密举报渠道，鼓励员工对违反保密制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）检查内容1.保密制度的执行情况，包括员工对保密制度的知晓程度、遵守情况等。2.保密要害部门、部位的管理情况，如安全防范措施的落实情况、人员出入管理情况等。3.秘密信息的管理情况，包括密级确定、变更和解除情况，秘密载体的保管和使用情况等。4.信息系统的安全情况，如网络安全防护、数据存储与备份、访问控制等情况。5.办公设备和通信工具的使用情况，是否存在违规存储和传输秘密信息的行为。（三）检查方式1.定期检查：保密工作办公室每年至少组织一次全面的保密检查，对各部门的保密工作进行系统检查。2.不定期抽查：根据工作需要，保密工作办公室不定期对部分部门或重点区域进行抽查，及时发现和解决保密工作中的问题。3.专项检查：针对特定的保密事项或问题，组织开展专项检查，如对某项重要技术的保密情况进行专项检查。（四）问题整改1.对检查中发现的问题，保密工作办公室应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应制定详细的整改措施，明确整改责任人，认真组织整改工作。整改完成后，向保密工作办公室提交整改报告。3.保密工作办公室对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的部门和个人，按照公司/组织的规定进行处理。六、保密教育培训（一）培训计划1.保密工作办公室应制定年度保密教育培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划应根据公司/组织的业务发展和保密工作需要进行调整和完善，确保培训工作的针对性和实效性。（二）培训内容1.保密法律法规：组织员工学习国家有关保密法律法规，增强员工的法律意识。2.保密制度：详细讲解公司/组织的保密工作制度，使员工熟悉保密工作流程和要求。3.保密技能：包括信息安全知识、文件资料管理技巧、通信与办公设备使用规范等，提高员工的保密技能。4.保密意识教育：通过案例分析、警示教育等方式，强化员工的保密意识，使员工认识到保密工作的重要性。（三）培训方式1.集中培训：定期组织全体员工参加集中培训，邀请专家或内部讲师进行授课。2.部门培训：各部门根据实际情况，组织本部门员工进行内部培训，确保培训内容与部门工作实际相结合。3.在线培训：利用公司/组织内部网络平台，开展在线保密教育培训，方便员工随时随地学习。4.专题培训：针对特定岗位或特定保密事项，开展专题培训，提高相关人员的保密能力。（四）培训考核1.建立保密教育培训考核制度，对员工的培训效果进行考核。考核方式可以采用考试、撰写心得体会、实际操作等多种形式。2.考核结果与员工的绩效评估、晋升、奖励等挂钩。对考核不合格的员工，进行补考或重新培训，直至考核合格。七、保密奖惩（一）奖励1.对在保密工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升、表彰大会公开表扬等。3.具体奖励情形包括：及时发现并有效制止秘密信息泄露事件，为公司/组织挽回重大损失的；积极提出保密工作合理化建议，被公司/组织采纳并取得显著成效的；在保密技术研发、保密管理创新等方面做出突出贡献的。（二）惩罚1.对违反保密制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。3.具体违规情形包括：故意泄露公司/组织秘密信息的；因疏忽大意导致秘密信息泄露的；未经授权私自复制、传播、使用秘密信息的