国企规范外包管理制度

PAGE国企规范外包管理制度一、总则（一）目的为加强国有企业外包业务管理，规范外包行为，防范外包风险，提高外包业务质量和效率，保障企业合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国有企业及其所属各级子企业（以下统称“企业”）的外包业务管理活动。外包业务是指企业将部分业务或工作委托给外部专业机构或个人完成的经营行为，包括但不限于劳务外包、业务流程外包、技术服务外包等。（三）基本原则1.合法合规原则：外包业务应符合国家法律法规、行业标准及企业内部规定，确保外包活动合法合规。2.风险可控原则：企业应充分评估外包业务可能带来的风险，采取有效措施进行防控，确保外包业务风险可控。3.质量保障原则：企业应选择具备相应资质和能力的外包商，建立健全质量控制体系，确保外包业务质量达到预期要求。4.成本效益原则：企业应在保障外包业务质量和风险可控的前提下，合理控制外包成本，提高外包业务的经济效益。5.监督管理原则：企业应加强对外包业务的全过程监督管理，确保外包商严格履行合同约定，维护企业利益。二、外包业务的分类与定义（一）劳务外包劳务外包是指企业将部分生产经营活动中的劳务性工作委托给外部劳务服务机构，由劳务服务机构按照企业要求组织人员完成相关工作的行为。劳务外包主要包括但不限于生产加工劳务外包、物流配送劳务外包、客服呼叫劳务外包等。（二）业务流程外包业务流程外包是指企业将部分业务流程委托给外部专业机构，由外部专业机构按照企业要求进行流程设计、优化和执行，以提高业务效率和质量的行为。业务流程外包主要包括但不限于财务流程外包、人力资源流程外包、采购流程外包等。（三）技术服务外包技术服务外包是指企业将部分技术研发、技术支持、信息技术服务等工作委托给外部专业机构，由外部专业机构按照企业要求提供相关技术服务的行为。技术服务外包主要包括但不限于软件开发外包、系统集成外包、数据处理外包等。三、外包业务的决策与审批（一）外包业务的提出1.各部门根据工作需要，结合企业发展战略和年度工作计划，提出外包业务需求。2.提出外包业务需求时，应详细说明外包业务的内容、范围、期限、预算等，并对拟采用的外包方式进行初步论证。（二）外包业务的可行性研究1.企业应组织相关部门和专业人员对拟外包业务进行可行性研究，重点评估外包业务的必要性、经济性、技术可行性、风险可控性等。2.可行性研究报告应包括以下内容：外包业务概述，包括业务内容、范围、期限等；外包业务的必要性分析，说明外包业务对企业生产经营的影响；外包业务的经济性分析，包括成本效益分析、预算安排等；外包业务的技术可行性分析，评估外包商的技术能力和资质；外包业务的风险分析，识别可能存在的风险并提出防控措施；结论与建议，明确是否开展外包业务及相关建议。（三）外包业务的决策1.企业应根据可行性研究报告，召开专题会议进行决策。决策会议应由企业负责人或授权的分管领导主持，相关部门负责人和专业人员参加。2.决策会议应充分讨论外包业务的必要性、经济性、技术可行性、风险可控性等因素，形成决策意见。决策意见应明确是否同意开展外包业务，并确定外包业务的具体内容、范围、期限、预算等。3.对于重大外包业务，企业应组织专家进行论证，并报上级主管部门批准。（四）外包业务的审批1.经决策同意开展的外包业务，应按照企业内部审批流程进行审批。审批流程应明确审批环节、审批部门、审批权限等。2.外包业务审批申请应提交以下材料：外包业务申请表，包括业务内容、范围、期限、预算等；可行性研究报告；拟签订的外包合同草案；其他相关材料。3.审批部门应严格按照审批流程和审批标准进行审批，对不符合要求的外包业务申请予以退回，并说明理由。四、外包商的选择与管理（一）外包商的选择标准1.资质信誉：外包商应具备合法合规的经营资质，具有良好的商业信誉和行业口碑，无不良记录。2.专业能力：外包商应具备与外包业务相匹配的专业技术能力、管理能力和人员队伍，能够满足企业对外包业务的质量和进度要求。3.服务质量：外包商应建立健全服务质量控制体系，具有完善的服务流程和质量保障措施，能够提供优质、高效的服务。4.价格合理：外包商的报价应合理、透明，符合市场行情和企业预算要求。企业应通过招标、询价等方式，对多家外包商的报价进行比较，选择价格合理的外包商。5.风险承受能力：外包商应具备一定的风险承受能力，能够应对外包业务过程中可能出现的各种风险。企业应评估外包商的财务状况、经营稳定性等，确保外包商具有足够的风险承受能力。（二）外包商的选择程序1.制定外包商选择方案：企业应根据外包业务需求和外包商选择标准，制定外包商选择方案。外包商选择方案应明确选择方式、选择流程、评审标准等。2.发布外包商招募信息：企业应通过多种渠道发布外包商招募信息，吸引符合条件的外包商报名参与。招募信息应包括外包业务的基本情况、外包商选择标准、报名方式、报名截止时间等。3.资格预审：企业应组织相关部门和专业人员对外包商的报名材料进行资格预审，筛选出符合条件的外包商进入评审环节。资格预审应重点审查外包商的资质信誉、专业能力、服务质量等方面的情况。4.评审与选择：企业应成立评审小组，按照外包商选择方案和评审标准，对外包商进行综合评审。评审方式可包括现场考察、技术答辩、商务谈判等。评审小组应根据评审结果，推荐最优外包商供企业决策。5.决策与公示：企业应根据评审小组的推荐意见，召开专题会议进行决策，确定最终的外包商。决策结果应进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示无异议后，企业应与外包商签订外包合同。（三）外包商的管理1.建立外包商档案：企业应建立外包商档案，记录外包商的基本信息、资质信誉、服务业绩、合同履行情况等。外包商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。2.定期评估与考核：企业应定期对外包商的服务质量、工作进度、成本控制等方面进行评估与考核。评估与考核结果应与外包商的费用结算、续签合同等挂钩。3.培训与指导：企业应根据外包业务需要，对外包商的相关人员进行培训与指导，提高外包商的业务水平和服务能力。4.沟通与协调：企业应与外包商保持密切沟通与协调，及时解决外包业务过程中出现的问题。建立定期沟通会议制度，加强双方的信息交流与合作。5.风险管理：企业应督促外包商建立健全风险管理体系，识别、评估和应对外包业务过程中可能出现的各种风险。企业应定期对外包商的风险管理情况进行检查，确保外包业务风险可控。五、外包合同的签订与履行（一）外包合同的签订1.企业应在确定外包商后，及时与外包商签订外包合同。外包合同应明确双方的权利义务、服务内容、服务标准、服务期限、费用结算方式、违约责任等条款。2.外包合同文本应符合法律法规和企业内部规定的要求，采用书面形式签订。合同签订前，企业应组织相关部门和专业人员对合同文本进行审核，确保合同条款合法合规、明确具体、公平合理。3.外包合同签订后，企业应按照合同约定及时支付预付款或保证金。预付款或保证金的支付比例和金额应根据外包业务的性质、规模和风险程度等因素合理确定。（二）外包合同的履行1.企业应按照外包合同约定，及时向外包商提供必要的支持和配合，确保外包业务顺利开展。2.外包商应按照外包合同约定，组织人员、设备、物资等资源，按时、保质、保量地完成外包业务。外包商应定期向企业汇报外包业务进展情况，及时反馈存在的问题和困难。3.企业应加强对外包合同履行情况的监督检查，建立健全监督检查机制。定期对外包商的工作质量、工作进度、费用使用等情况进行检查，发现问题及时督促外包商整改。4.外包合同履行过程中，如遇不可抗力或其他特殊情况需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为外包合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）外包合同的变更与解除1.外包合同履行过程中，如因企业经营战略调整、业务需求变化等原因需要变更合同条款的，企业应与外包商协商一致，并签订书面补充协议。变更合同条款应遵循公平合理、协商一致的原则，确保双方的合法权益不受损害。2.外包合同履行过程中，如因外包商违约或其他原因导致合同无法继续履行的，企业有权解除合同。解除合同应按照合同约定和法律法规的规定办理相关手续，并追究外包商的违约责任。3.外包合同变更或解除后，企业应及时清理与外包业务相关的资产、债权债务等，确保企业利益不受损失。六、外包业务的费用结算与支付（一）费用结算原则1.据实结算原则：外包业务费用应根据外包合同约定和实际完成的工作量进行据实结算。企业应建立健全费用结算审核制度，确保费用结算的真实性、准确性和合理性。2.分期结算原则：外包业务费用结算应根据外包业务的进度和阶段进行分期结算。分期结算的比例和时间应在外包合同中明确约定。3.质量保证金原则：企业应在费用结算时，按照外包合同约定预留一定比例的质量保证金。质量保证金应在质保期届满且外包商无质量问题的情况下予以退还。（二）费用结算流程1.外包商应在完成规定的工作量或达到约定的结算节点后，向企业提交费用结算申请。费用结算申请应包括工作内容、工作量、费用明细等相关资料。2.企业相关部门应按照费用结算审核制度，对外包商提交的费用结算申请进行审核。审核内容包括工作内容的真实性、工作量的准确性、费用明细的合理性等。3.企业财务部门应根据审核通过的费用结算申请，按照外包合同约定进行费用结算，并开具相应的发票。4.企业应按照费用结算结果及时支付外包业务费用。支付方式可采用银行转账、支票等方式。（三）费用支付审批1.外包业务费用支付申请应提交以下材料：费用支付申请表，包括工作内容、工作量、费用明细、支付金额等；费用结算审核表；外包商开具的发票；其他相关材料。2.费用支付申请应按照企业内部审批流程进行审批。审批流程应明确审批环节、审批部门、审批权限等。3.审批部门应严格按照审批流程和审批标准进行审批，对不符合要求的费用支付申请予以退回，并说明理由。七、外包业务的监督与检查（一）监督检查职责分工1.企业应明确各部门在外包业务监督检查中的职责分工，建立健全监督检查工作机制。2.业务部门负责对外包业务的工作质量、工作进度等进行日常监督检查，并及时向企业反馈存在的问题。3.财务部门负责对外包业务的费用结算、支付等进行监督检查，确保费用结算合规、支付及时。4.审计部门负责对外包业务进行定期审计或专项审计，重点审查外包业务的合法性、合规性、经济性等。（二）监督检查内容1.外包商资质与信誉：检查外包商是否具备合法合规的经营资质，是否存在不良记录。2.服务质量：检查外包商提供的服务是否符合外包合同约定的服务标准，是否满足企业的业务需求。3.工作进度：检查外包商是否按照外包合同约定的工作进度完成任务，是否存在延误现象。4.费用结算：检查外包业务费用结算是否据实、合规，是否存在虚报、冒领等问题。5.风险管理：检查外包商是否建立健全风险管理体系，是否有效识别、评估和应对外包业务过程中可能出现的各种风险。（三）监督检查方式1.定期检查：企业应定期对外包业务进行检查，检查周期可根据外包业务的性质、规模和风险程度等因素合理确定。定期检查可采用现场检查、资料审查等方式进行。2.不定期抽查：企业应不定期对外包业务进行抽查，重点检查外包业务的关键环节和风险点。不定期抽查可采用突击检查、专项检查等方式进行。3.投诉举报处理：企业应建立健全外包业务投诉举报机制，及时受理和处理外包业务过程中出现的投诉举报事项。对投诉举报事项进行调查核实，依法依规处理相关责任单位和责任人。（四）监督检查结果的处理1.企业应及时整理和分析监督检查结果，针对发现的问题提出整改意见和建议。2.对于监督检查中发现的一般性问题，企业应要求外包商限期整改，并跟踪整改情况。3.对于监督检查中发现的严重问题，企业应按照外包合同约定追究外包商的违约责任，并采取相应的措施进行处理，如暂停支付费用、解除合同等。4.企业应定期对外包业务监督检查结果进行总结和通报，促进外包业务管理水平的提高。八、外包业务的风险管理（一）风险识别与评估1.企业应建立健全外包业务风险识别与评估机制，定期对外包业务进行风险识别和评估。2.风险识别应涵盖外包业务的各个环节，包括外包商选择、合同签订、合同履行、费用结算等。3.风险评估应采用科学合理的方法，对识别出的风险进行分析和评价，确定风险的等级和影响程度。（二）风险防控措施1.加强外包商管理：选择资质信誉良好、专业能力强、服务质量高的外包商，并建立健全外包商管理体系，加强对外包商的监督和考核。2.完善合同管理：签订详细、明确、合法合规的外包合同，明确双方的权利义务、服务内容、服务标准、服务期限、费用结算方式、违约责任等条款，加强对合同履行情况的监督检查。3.强化费用控制：建立健全费用结算审核制度，严格按照合同约定和实际完成的工作量进行费用结算，加强对费用支付的审批管理，防止费用超支和浪费。4.加强信息安全管理：在外包业务过程中，加强对企业信息的安全保护，与外包商签订保密协议，明确双方的信息安全责任