企业规范采购管理制度

PAGE企业规范采购管理制度一、总则（一）目的为了加强本企业采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法合规、高效有序，保障企业生产经营活动的顺利进行，降低采购成本，提高企业经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，不得偏袒任何供应商，确保所有供应商享有平等的竞争机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行采购合同。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由企业高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议和决策重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门应根据企业需求，制定采购计划，组织采购活动，选择供应商，签订采购合同，跟踪采购进度，验收采购物资等。采购部门应配备专业的采购人员，明确各岗位的职责和权限。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，参与采购合同的评审，协助采购部门进行验收。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核，对采购成本进行核算和分析，监督采购资金的使用情况。3.质量部门：制定采购物资的质量检验标准，参与采购合同的质量条款评审，对采购物资进行质量检验和验收，确保采购物资符合质量要求。4.法务部门：审查采购合同的合法性和合规性，提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷。三采购计划与预算（一）采购计划制定1.采购部门应根据企业的生产经营计划、库存状况、市场需求等因素，定期制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。2.采购计划应征求需求部门、财务部门等相关部门的意见，确保采购计划的合理性和可行性。3.采购计划应根据实际情况进行动态调整，如市场价格波动、生产计划变更等。（二）采购预算编制1.财务部门应根据采购计划，结合企业财务状况和资金安排，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金预算额度、资金来源等内容。2.采购预算应报采购决策委员会审议通过后执行。3.采购部门应严格按照采购预算进行采购活动，控制采购成本，确保采购资金的合理使用。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量等资料。2.采购部门应根据采购物资的要求，制定供应商选择标准，包括供应商的信誉、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。3.采购部门应通过招标、询价、邀请报价等方式，从供应商信息库中选择合适的供应商进行采购。对于重大采购项目，应采用公开招标的方式进行采购。4.采购部门应组织相关部门对拟选择的供应商进行实地考察和评估，确保供应商具备提供合格产品和服务的能力。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.采购部门应根据供应商的评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.采购部门应建立供应商评估与考核档案，记录供应商的评估结果和考核情况，为供应商的选择和管理提供依据。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，共同解决采购过程中出现的问题。2.采购部门应定期与供应商进行商务洽谈，协商采购价格、交货期、质量标准等条款，维护企业的利益。3.采购部门应建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和建议，提高供应商的满意度。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门应根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.对于金额较小的采购项目，采购部门负责人可直接审批；对于金额较大的采购项目，采购部门应提交采购决策委员会进行审批。3.采购审批应在规定的时间内完成，确保采购活动的及时进行。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果，制定采购方案，选择合适的采购方式和供应商。2.采购部门应与供应商签订采购合同，并确保采购合同的条款符合法律法规和企业要求。采购合同应明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、违约责任等内容。3.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购物资按时、按质、按量交付。（四）验收与付款1.质量部门应按照采购合同的质量要求，对采购物资进行验收。验收合格的采购物资，应出具验收报告；验收不合格的采购物资，应及时与供应商协商处理。2.采购部门应根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门应按照企业财务制度和采购合同的约定，审核付款申请，及时支付采购款项。3.采购部门应建立采购档案，将采购申请表、采购审批文件、采购合同、验收报告、付款凭证等资料进行归档保存，以备查阅。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律纠纷等。2.采购部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。（二）风险应对措施1.价格风险应对：采购部门应关注市场价格动态，通过招标、询价、谈判等方式，争取合理的采购价格。同时，可采用套期保值等金融工具，规避价格波动风险。2.供应商违约风险应对：采购部门应选择信誉良好、实力较强的供应商，并在采购合同中明确违约责任。加强对供应商的监督和管理，及时发现和解决供应商违约问题。3.质量风险应对：采购部门应严格按照质量标准选择供应商，加强对采购物资的质量检验和验收。在采购合同中明确质量条款和违约责任，确保采购物资符合质量要求。4.法律风险应对：采购部门应加强对法律法规的学习和了解，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，应征求法务部门的意见，审查合同的合法性和合规性。七、监督与检查（一）内部监督1.企业内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购资金的使用情况等。2.企业内部审计部门应及时发现和纠正采购活动中存在的问题，提出改进建议，促进采购管理水平的提高。（二）外部监督1.企业应接受政府有关部门的监督检查，如财政部门、审计部门、税务