印章刻制保管制度规范

PAGE印章刻制保管制度规范一、总则（一）目的为加强公司印章的刻制、保管、使用管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司等所有印章的刻制、保管和使用。（三）印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章、业务专用章等具有法律效力或代表公司特定用途的印章。二、印章刻制（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人审核签字。2.申请表提交至行政部门，行政部门根据实际情况进行初步审核，确保申请的必要性和合理性。（二）审批流程1.《印章刻制申请表》经行政部门审核后，报公司分管领导审批。2.涉及公司重要印章（如公章、法定代表人章、财务专用章等）的刻制申请，需经公司总经理审批。（三）刻制选择1.经审批同意后，行政部门负责选择具有合法资质的印章刻制单位进行印章刻制。2.选择的刻制单位应具备良好的信誉和专业的刻制技术，能够按照国家相关规定和公司要求进行印章刻制。（四）印章备案1.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章样本报送公安机关备案，并留存备案回执复印件。2.同时，行政部门应将印章的详细信息（包括印章名称、规格、启用时间等）录入公司印章管理系统，建立印章档案。三、印章保管（一）保管原则1.实行专人专管原则，每枚印章必须指定专人负责保管，确保印章安全。2.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章保管制度。（二）保管方式1.公司公章、法定代表人章、财务专用章应存放于公司保险柜中，并由专人负责保管。2.合同专用章、部门章、业务专用章等可根据实际使用情况，存放在有锁的文件柜或抽屉中，并由专人保管。（三）保管地点1.印章保管地点应选择安全、保密的区域，避免印章受到损坏、丢失或被盗用。2.原则上，印章应在公司内部指定的保管地点存放，不得随意带出公司。如因特殊情况需要带出公司，必须经过严格的审批程序。（四）保管人员职责1.保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章损坏、丢失或被盗用。2.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章，对每一次印章使用进行详细登记，记录使用时间、用途、使用人等信息。3.定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告行政部门，并申请更换印章。4.印章保管人员因工作变动或其他原因不再负责印章保管时，应及时办理印章交接手续，确保印章安全交接。四、印章使用（一）使用范围1.公司公章：适用于以公司名义对外发布的重要文件、函件、合同协议、报表等；代表公司签署重要法律文件、行政文件等。2.法定代表人章：适用于以法定代表人名义签署的文件、合同协议等。3.财务专用章：适用于公司财务收支、结算、票据等相关业务。4.合同专用章：适用于公司对外签订的各类合同协议。5.部门章：适用于本部门内部工作联系、文件往来等相关业务。6.业务专用章：适用于公司特定业务领域的文件、凭证等相关业务。（二）使用流程1.用印申请因工作需要使用印章的部门或个人，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数等信息，并经部门负责人审核签字。申请表提交至印章保管人员处。2.审批流程印章保管人员根据用印申请的内容，按照审批权限进行审核。一般事项的用印申请由印章保管人员审核后，报部门分管领导审批；重要事项的用印申请需经公司总经理审批。3.用印操作经审批同意后，印章保管人员在用印前应仔细核对用印文件的内容与申请表一致，并检查用印文件是否符合相关规定和要求。用印时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。用印后，应在文件上加盖骑缝章，并在《印章使用登记表》上详细记录用印情况。4.用印登记印章保管人员应建立《印章使用登记表》，对每一次印章使用进行详细登记，包括用印日期、用印部门、用印事项、用印文件名称、用印份数、审批人、用印人等信息。《印章使用登记表》应妥善保存，以备查阅。（三）特殊情况用印1.紧急情况下（如文件时效性要求高、无法及时履行正常审批程序等）需要使用印章的，用印部门或个人应电话请示相关领导同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.涉及重大事项或特殊情况的用印，应在确保印章使用安全、合法的前提下，按照公司相关规定和应急预案进行处理。五、印章停用与销毁（一）停用条件1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，印章不再使用的，应及时办理停用手续。2.印章出现损坏、遗失或被盗用等情况，无法继续正常使用的，应立即停用。（二）停用流程1.印章保管人员发现印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息，并经部门负责人审核签字。2.申请表提交至行政部门，行政部门审核后报公司分管领导审批。3.经审批同意后，行政部门负责通知相关部门和人员印章已停用，并收回停用印章。（三）销毁程序1.对于停用的印章，原则上应进行销毁处理。销毁印章前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、数量、销毁原因等信息，并经部门负责人审核签字。2.申请表提交至行政部门，行政部门审核后报公司分管领导审批。3.经审批同意后，行政部门应会同审计部门等相关人员，对拟销毁的印章进行现场监督销毁，并在《印章销毁登记表》上详细记录销毁情况，包括销毁日期、销毁印章名称、数量、销毁方式、监销人等信息。4.《印章销毁登记表》应妥善保存，以备查阅。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.行政部门负责定期对公司印章的刻制、保管、使用情况进行检查，确保印章管理工作符合本制度要求。2.审计部门有权对印章管理情况进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，擅自刻制、保管、使用印章，或因保管不善导致印章损坏、丢失、被盗用等情况，给公司造成损失的，将依法追究相关责任人的责任。2.责任追究