加强规范资料管理制度

PAGE加强规范资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司资料管理，确保资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高公司运营效率，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各项目组以及与公司有业务往来的外部机构和个人所涉及的各类资料管理。（三）基本原则1.合法性原则：资料管理活动必须符合国家法律法规及行业标准要求，确保公司运营合法合规。2.完整性原则：全面涵盖公司运营过程中产生的各类资料，保证资料无遗漏。3.准确性原则：资料内容真实、准确，数据可靠，避免虚假或错误信息。4.安全性原则：采取有效措施保护资料的安全，防止资料泄露、丢失或损坏。5.可追溯性原则：资料的产生、流转、使用和存储等环节具有清晰的记录，便于查询和追溯。二、资料分类及定义（一）行政文件类1.公司规章制度、会议纪要、通知、通报等。2.各类行政申请、报告、批复等文件。（二）业务合同类1.采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等各类业务合同。2.合同的补充协议、变更协议等相关文件。（三）财务资料类1.财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。2.预算编制、成本核算、资金管理等相关文件。（四）人力资源资料类1.员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。2.劳动用工合同、薪酬福利文件等。（五）项目资料类1.项目立项报告、可行性研究报告、项目计划、项目进度报告等。2.项目文档、技术资料、测试报告、验收报告等。（六）客户资料类1.客户基本信息、客户需求文档、客户沟通记录等。2.客户投诉处理记录、客户满意度调查资料等。三、资料管理职责（一）资料管理部门职责1.负责制定和完善公司资料管理制度，并监督执行。2.统一规划公司资料存储体系，建立资料档案库，确保资料存储安全、有序。3.组织开展资料的收集、整理、归档、保管和借阅等工作。4.定期对公司资料进行清查和盘点，确保资料的完整性和准确性。5.对资料管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。（二）各部门职责1.负责本部门各类资料的产生、收集、整理和初步审核，并及时移交资料管理部门。2.明确本部门资料管理人员，配合资料管理部门开展资料管理相关工作。3.在资料使用过程中，严格遵守资料管理制度，确保资料的安全和有效利用。（三）资料管理人员职责1.按照资料管理制度要求，认真做好资料的日常管理工作，包括资料的收集、分类、整理、编目、装订等。2.负责资料的存储和保管，确保资料存储环境安全，防止资料损坏、丢失或泄露。3.做好资料的借阅登记和归还工作，对借阅资料的使用情况进行跟踪和监督。4.协助各部门查找和提供所需资料，为公司运营提供资料支持服务。5.定期对所管理的资料进行清查和盘点，及时发现问题并向上级报告。四、资料收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责资料的收集工作，确保资料产生后及时收集，不得延误。2.收集的资料应完整、准确，涵盖与业务活动相关的各种信息，包括纸质文件、电子文档、图表、数据等。3.对于外部获取的资料，如供应商提供的资料、客户反馈的信息等，应进行认真审核，确保其真实性和有效性。（二）整理规范1.资料管理人员对收集到的资料进行分类整理，按照资料类别和时间顺序进行编号，建立清晰的资料索引。2.对纸质资料进行装订，确保页面整齐、牢固，便于保存和查阅。3.对电子资料进行命名规范，按照资料类别、项目名称、日期等要素进行命名，确保文件名清晰准确，便于检索。4.对资料中的重复信息进行清理，避免资料冗余，提高资料的质量和管理效率。五、资料归档与保管（一）归档流程1.资料整理完成后，资料管理人员应及时将资料移交至资料档案库进行归档。2.归档时，应填写归档清单，详细记录资料的名称、编号、日期、归档人等信息，并将归档清单与资料一同存放。3.资料档案库应建立完善的目录索引，便于快速查找和调阅资料。（二）保管方式1.资料档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保资料存储环境安全可靠。2.纸质资料应存放在专用的档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和管理。3.电子资料应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。备份数据应存放在异地，以应对突发情况。4.对于重要资料，应采取加密存储等措施，确保资料的保密性。（三）保管期限1.各类资料的保管期限应根据相关法律法规及公司实际情况确定。2.一般行政文件类资料保管期限为[X]年，业务合同类资料保管期限为合同履行完毕后[X]年，财务资料类资料保管期限为[X]年，人力资源资料类资料保管期限为员工离职后[X]年，项目资料类资料保管期限为项目结束后[X]年，客户资料类资料保管期限为与客户业务关系结束后[X]年。3.对于涉及公司重大利益、法律纠纷或其他特殊情况的资料，应长期保管。六、资料借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅资料时，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.《资料借阅申请表》经所在部门负责人审批后，交资料管理部门办理借阅手续。（二）借阅审批1.资料管理部门对借阅申请进行审核，根据资料的重要性、保密性等因素决定是否批准借阅。2.对于涉及公司机密或重要业务的资料，需经公司高层领导审批后方可借阅。（三）借阅登记1.资料管理部门批准借阅申请后，应在《资料借阅登记簿》上进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅资料名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。2.借阅人应签字确认，领取借阅资料。（四）使用要求1.借阅人应妥善保管借阅资料，不得擅自转借、复印、涂改或损坏资料。2.在资料使用过程中，应严格遵守公司保密制度，不得泄露资料内容。3.如需对资料进行摘录、引用等操作，应经资料管理部门同意，并注明出处。（五）归还手续1.借阅人应在预计归还日期前归还资料，如需延期归还，应提前办理延期手续。2.资料归还时，资料管理人员应认真检查资料的完整性和准确性，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时向借阅人追究责任。3.资料管理人员在确认资料完好无损后，在《资料借阅登记簿》上记录归还日期，并注销借阅登记。七、资料保密与安全（一）保密措施1.公司应与涉及资料管理的人员签订保密协议，明确其保密义务和责任。2.对资料进行分类分级管理，根据资料的重要性和保密性程度，采取相应的保密措施。3.在资料存储、传输和使用过程中，应采用加密技术等手段，确保资料的保密性。4.限制资料的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和使用相应级别的资料。（二）安全防范1.加强资料档案库的安全管理，安装监控设备、门禁系统等安全设施，防止未经授权的人员进入。2.定期对资料存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止数据丢失或损坏。3.制定资料安全应急预案，应对火灾、水灾、网络攻击等突发情况，确保在紧急情况下能够及时保护资料安全。（三）违规处理1.对于违反资料保密制度和安全规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.对于因违规行为给公司造成损失的，公司将依法追究其法律责任。八、资料清理与销毁（一）清理周期1.资料管理部门应定期对资料进行清理，一般每年进行一次全面清查。2.根据资料的保管期限和实际使用情况，确定需要清理的资料清单。（二）销毁审批1.对于需要销毁的资料，资料管理部门应填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《资料销毁申请表》经所在部门负责人审核后，报公司高层领导审批。（三）销毁方式1.对于纸质资料，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保资料无法恢复。2.对于电子资料，应采用数据擦除、格式化等方式进行销毁，并对存储设备进行物理损坏，防止数据残留。3.在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、有效。（四）销毁记录1.资料管理