会议信息发布与宣传推广制度

会议信息发布与宣传推广制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及行业相关准则制定，结合企业内部风险防控需求和管理流程优化要求，旨在规范会议信息发布与宣传推广工作，明确管理职责，防范操作风险，提升信息传播效率与合规性。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖会议通知发布、议程传播、成果宣传、媒体对接等场景，包括但不限于内部例会、专题研讨、项目评审、培训活动等会议类信息的全流程管理。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“会议信息专项管理”指企业对会议通知、议程、成果、宣传等信息的全周期管控，包括发布审批、渠道分发、效果评估等环节的系统化运作；（二）“信息传播风险”指因信息发布不及时、内容偏差、渠道不当等导致的内部沟通障碍、决策延误或外部舆情影响；（三）“合规性审查”指对会议信息内容、格式、时效性及传播方式的合法性、适宜性进行前置评估；（四）“宣传推广协同”指各部门在会议宣传中需遵循统一标准，确保信息传递一致性与品牌形象统一。第四条会议信息专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖原则，确保所有会议信息纳入标准化管理流程；（二）责任到人原则，明确各部门在信息发布中的具体职责；（三）风险导向原则，重点关注敏感信息管控与舆情防范；（四）持续改进原则，通过动态评估优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司会议信息专项管理工作的第一责任人，对管理体系的完整性和有效性承担最终责任；分管领导为直接责任人，负责统筹组织协调及关键决策事项审批。第六条设立会议信息专项管理领导小组，由分管领导牵头，成员包括办公室、法务合规部、宣传部、信息技术部及各主要业务部门负责人组成，职能包括：（一）统筹制定与修订专项管理制度；（二）协调跨部门信息发布的重大事项；（三）监督年度管理目标的落实情况。第七条明确三类主体的管理职责：（一）牵头部门（办公室）：负责统筹专项管理制度建设、风险识别、监督考核及培训宣贯，每季度向领导小组提交管理报告；（二）专责部门（宣传部、法务合规部）：宣传部侧重内容合规审核与宣传渠道管理，法务合规部负责法律风险把关；（三）业务部门/下属单位：落实本领域会议信息发布要求，开展日常风险防控，每月报送信息发布台账。第八条基层执行岗位（会议记录员、信息专员等）需履行以下责任：（一）签署岗位合规承诺书，确保信息传递准确无误；（二）发现信息发布风险时，须在24小时内向专责部门上报；（三）配合开展信息追溯核查，提供完整操作记录。第三章专项管理重点内容与要求第九条会议通知发布环节：须在会议召开前X日完成信息发布，内容包括会议时间、地点、参会人员、议题等，禁止发布含糊或未获批准的临时通知。第十条议程及附件管理：所有会议材料需经牵头部门审核后同步分发，涉密内容须按保密级别单独管理，禁止非授权人员获取。第十一条成果宣传规范：对外宣传需经法务合规部审查，内容需与会议记录核对一致，禁止断章取义或夸大成果。第十二条敏感信息管控：涉及商业秘密、决策预判等信息，仅限内部发布渠道传播，严禁未经授权对外扩散。第十三条渠道选择标准：不同层级会议适用不同传播渠道，如部门会议仅限内部系统，重要活动可经批准使用外部媒体。第十四条信息更新要求：会议期间如遇议程变更，须在2小时内同步更新所有相关通知，并说明变更原因。第十五条舆情监测要求：对外发布信息后，宣传部需连续X天监测相关舆情，发现异常及时上报领导小组处置。第十六条异常情况处置：若出现信息错发、漏发等失误，须在X小时内启动补救程序，并向领导小组书面说明。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：每年X月由牵头部门牵头，结合法规变化及业务调整修订制度，修订后30日内组织全员培训。第十八条风险识别预警机制：每季度开展专项风险排查，重点监控敏感信息管控、渠道违规使用等风险，按严重程度分为三级预警。第十九条合规审查机制：将专项审查嵌入以下关键节点：（一）会议通知发布前，由牵头部门审核格式及内容；（二）对外宣传材料提交前，由法务合规部进行法律风险评估；（三）重大活动发布前，经领导小组集体审批。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行整改，专责部门监督；（二）重大风险由领导小组成立专项处置组，明确责任分工及上报要求；（三）应急流程需制定预案，包括信息撤回、渠道封锁等操作规范。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形包括：擅自发布未审批信息、泄露敏感内容等；（二）处罚标准：视情节严重程度，给予通报批评、绩效考核扣分或纪律处分；（三）违规责任追溯至直接责任人及部门负责人。第二十二条评估改进机制：每年X月组织对管理体系有效性进行评估，通过问卷调查、案例复盘等方法识别漏洞，优化管理流程。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各级领导须在月度会议上通报管理情况，确保责任落实。第二十四条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门年度考核，优秀案例纳入评优范围，违规记录与绩效直接挂钩。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层需接受合规履职培训，每年不少于X小时；（二）一线员工需掌握操作规范，新员工入职时必训；（三）定期发布宣传手册，明确“红线”“底线”标准。第二十六条信息化支撑：通过OA系统实现信息发布全流程留痕，利用数据看板实时监控传播效果与风险指标。第二十七条文化建设：每半年开展一次合规承诺仪式，组织全员签署《会议信息传播行为规范》。第二十八条报告制度：（一）风险事件需在X小时内上报至专责部门，次日汇总至领导小组；（二）年度管理报告须在次年X月提交，包括数据统计、问题汇总及改进计划。第六章附则第二十九条本制度由公司办公室负责解释，涉及职责