会议档案管理与归档制度

会议档案管理与归档制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》及相关行业标准制定，结合公司实际管理需求，旨在规范会议档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程管理，防控档案管理风险，确保档案信息安全，提升管理效能。同时，为落实公司内部控制体系要求，实现档案管理的制度化、标准化、精细化，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司各级会议形成的各类文件、记录、照片、音视频等档案信息，包括但不限于董事会会议、总经理办公会、专题研讨会、部门例会、外部合作会议等。第三条本制度下列术语含义：（一）会议档案专项管理：指围绕会议档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，建立系统性管理规范，确保档案信息真实、完整、安全、可用的管理活动。（二）会议档案管理风险：指在会议档案管理过程中，因制度缺陷、操作不当、技术故障或人为因素导致档案信息丢失、损毁、泄露、篡改或利用不当的风险。（三）会议档案合规：指会议档案管理活动符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度的要求，保障档案信息的合法性、真实性、完整性和安全性。第四条会议档案专项管理应遵循以下原则：（一）全面覆盖：确保所有会议档案纳入管理范围，无遗漏；（二）责任到人：明确各级管理人员和岗位的档案管理职责；（三）风险导向：聚焦档案管理中的重点风险点，强化管控措施；（四）持续改进：根据管理实践和内外部环境变化，优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会议档案专项管理负总责，统筹决策和推动落实；分管领导为公司会议档案专项管理的直接责任人，负责具体组织、协调和监督。第六条设立公司会议档案专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调会议档案管理工作，研究解决重大问题，审批关键制度，监督评价管理成效。第七条领导小组下设办公室，依托公司[综合管理部或档案管理部]设立，负责日常工作，具体职责包括：（一）制定和修订会议档案管理制度；（二）组织协调各部门落实档案管理要求；（三）监督档案管理流程执行情况；（四）定期汇总分析管理问题，提出改进建议。第八条牵头部门（综合管理部或档案管理部）职责：（一）统筹推进会议档案专项管理制度建设，确保制度体系完整、协调；（二）组织识别和评估会议档案管理风险，制定防控措施；（三）监督各部门档案管理流程执行，开展考核评价；（四）组织档案管理培训，提升全员档案意识；（五）指导下属单位档案管理工作。第九条专责部门职责：（一）负责会议档案业务合规审核，确保档案信息符合管理规范；（二）推动档案管理流程优化，提升工作效率；（三）参与重大会议档案的风险处置，提出专业建议；（四）建立档案管理信息系统，实现信息化管理。第十条业务部门及下属单位职责：（一）落实公司会议档案管理制度，明确内部岗位职责；（二）负责本部门会议档案的日常收集、整理和初步归档；（三）配合牵头部门和专责部门开展档案管理检查；（四）及时报告档案管理中的问题，落实整改要求。第十一条基层执行岗位责任：（一）严格遵守档案管理操作规程，确保档案信息准确、完整；（二）履行岗位合规承诺，不得擅自篡改、损毁或泄露档案信息；（三）发现档案管理风险或异常情况，及时向部门负责人报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条会议档案收集管理：会议结束后，会议组织部门应在X日内完成档案收集，包括会议通知、议程、签到表、发言稿、决议、会议记录、照片、音视频等，确保档案完整性。第十三条会议档案整理管理：（一）按照“一事一档”原则，对档案材料进行分类、排序、编号；（二）采用标准化整理方法，确保档案结构清晰、逻辑严谨；（三）填写档案目录，注明档案名称、日期、责任者等信息。第十四条会议档案归档管理：（一）定期将会议档案移交档案管理部门，或按制度规定直接归档；（二）电子档案应与纸质档案同步管理，确保数据一致性；（三）归档档案应进行编号登记，纳入档案管理系统。第十五条会议档案保管管理：（一）纸质档案应存放在符合恒温恒湿要求的档案库房，禁止潮湿、阳光直射或虫蛀；（二）电子档案应备份至安全存储设备，定期进行数据校验；（三）重要档案应双备份，并采取加密措施防止未授权访问。第十六条会议档案利用管理：（一）档案查阅需经部门负责人批准，特殊档案需报领导小组审批；（二）查阅档案应在指定场所进行，禁止拍照、复印或摘录涉密内容；（三）档案借阅应登记审批，限期归还，并确认完好无损。第十七条会议档案销毁管理：（一）定期开展档案鉴定，对无保存价值的档案编制销毁清册；（二）销毁程序需经领导小组审批，并由两人以上监督执行；（三）销毁后应记录销毁时间、方式及监督人，存档备查。第十八条会议档案信息安全：（一）涉密档案应采取物理隔离、权限控制等措施，防止信息泄露；（二）电子档案传输应使用加密通道，禁止通过公共网络传输；（三）定期开展信息安全检查，发现漏洞及时修复。第十九条会议档案异地备份：（一）重要档案应异地备份，确保自然灾害或意外事件不影响档案安全；（二）备份档案应定期核对，确保数据可用性；（三）备份档案管理应遵循与原件相同的安全要求。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：（一）每年对会议档案管理制度进行评估，根据法规变化、业务调整或管理实践修订制度；（二）重大制度修订需经领导小组审议，并组织全员培训；（三）制度变更应记录存档，确保可追溯性。第十三条风险识别预警机制：（一）每季度开展会议档案管理风险排查，重点关注档案丢失、损毁、泄露等风险；（二）对排查发现的风险进行分级评估，发布预警通知；（三）高风险项需制定专项整改方案，限时消除风险。第十四条合规审查机制：（一）将档案管理合规审查嵌入会议流程，会议结束前必须完成档案收集和初步审核；（二）重大会议档案需经专责部门审核，未经审核不得归档；（三）审查不合格的档案应退回重新整理，并追究相关责任。第十五条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹协调；（二）紧急情况应启动应急预案，及时止损并上报；（三）风险处置过程应记录存档，事后进行复盘总结。第十六条责任追究机制：（一）违反档案管理制度的，视情节轻重给予警告、通报批评或经济处罚；（二）造成重大损失的，按公司规定追究法律责任；（三）责任追究应记录存档，并纳入绩效考核。第十七条评估改进机制：（一）每年对会议档案管理有效性进行评估，包括制度执行率、风险控制效果等；（二）评估结果应用于制度优化，形成管理闭环；（三）评估报告需报领导小组审议，并公示相关结果。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：（一）各级领导应带头履行档案管理职责，定期检查落实情况；（二）牵头部门应配备专职人员，确保档案管理工作有人负责；（三）下属单位应指定档案联络人，加强上下级协同。第十九条考核激励机制：（一）将档案管理情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金挂钩；（二）对档案管理工作突出的部门和个人予以表彰奖励；（三）考核结果作为评优评先的重要依据。第二十条培训宣传机制：（一）每年开展档案管理培训，内容包括制度解读、操作规范、风险防控等；（二）通过内部平台发布档案管理知识，提升全员意识；（三）组织档案管理竞赛，增强学习积极性。第二十一条信息化支撑：（一）建设会议档案管理系统，实现电子档案的在线收集、整理、归档和利用；（二）系统应具备权限管理、流程审批、数据校验等功能，确保档案安全；（三）定期对系统进行维护升级，保障系统稳定运行。第二十二条文化建设：（一）编制《会议档案管理手册》，明确操作指南和责任清单；（二）签订《档案管理承诺书》，强化全员责任意识；（三）通过宣传栏、内部会议等方式，营造“人人重档案”的氛围。第二十三条报告制度：（一）风险事件需及时上报，内容包括事件描述、处置措施、责任追究等；（二）年度管