企业采购申请审批表货比三家流程指导

企业采购申请审批表货比三家流程指导一、适用范围与启动条件本流程适用于企业内所有达到一定金额标准或涉及重要物资/服务的采购事项，旨在通过规范化的货比三家机制，保证采购的经济性、合规性和合理性。具体启动条件包括：采购单项预算金额超过【具体金额，如：人民币5000元】（或企业规定的最低比选标准）；采购物品为非独家代理产品或非定制化服务（有明确供应商授权或技术专利限制的除外）；属于日常办公用品、生产设备、后勤服务、IT耗材等常规采购品类（特殊专业设备可参照执行，需额外说明技术参数匹配要求）。二、流程执行步骤详解步骤一：需求确认与申请发起需求部门职责：采购申请人（需求部门经办人*）根据实际工作需要，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、技术参数、用途及期望到货日期；填写《企业采购申请审批表》（见模板表格），附《采购需求说明书》（需部门负责人*签字确认），详细说明采购的必要性和预算依据。提交申请：将审批表及附件提交至本部门负责人*进行初审。步骤二：供应商信息收集与初步筛选采购部门职责：收到审批表后，通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业推荐渠道等途径，收集至少3家潜在供应商信息；若企业无合格供应商库，需通过线上（如：企业采购平台、行业门户网站）或线下（市场调研、同行推荐）方式主动寻源，保证供应商具备合法经营资质（如营业执照、相关行业许可证等）。供应商筛选标准：初步筛选剔除资质不全、信誉不良（如存在严重违约记录、行政处罚）的供应商；对于同类采购，优先选择近1年内合作过且评价良好的供应商（需提供合作证明）。步骤三：供应商比选与评估信息获取：向筛选后的3家及以上供应商发出《比选询价函》（可通过邮件、书面函件或企业采购系统发送），明确采购需求、报价截止时间、报价要求（需包含单价、总价、报价有效期、供货周期等）。比选维度：价格（40%）：对比各家供应商总价及单价，取均价或合理低价区间；质量与资质（30%）：审核供应商产品合格证、质量检测报告、行业认证（如ISO体系）、售后服务承诺等；交付能力（20%）：评估供应商供货周期、物流配送能力、应急响应机制；信誉与配合度（10%）：参考过往合作评价、市场口碑及沟通响应效率。形成比选报告：采购专员*汇总各供应商报价及评估信息，填写《供应商比选评估表》，明确推荐供应商及理由，附各供应商报价单、资质文件等佐证材料。步骤四：审批流程执行部门审批：需求部门负责人审核比选报告，确认采购需求与比选结果的匹配性，签字后提交采购部门负责人。采购部门审批：采购部门负责人审核比选流程规范性、评估维度合理性，确认无倾向性或遗漏后，提交至财务部门。财务与终审：财务部门*审核预算符合性、价格合理性，重点评估是否存在虚高报价或成本优化空间；根据采购金额分级审批（如：5000-20000元由分管副总审批；20000元以上由总经理审批），审批意见需在审批表“审批意见”栏明确签署“同意”或“不同意，需重新比选”。步骤五：结果公示与合同签订结果公示：审批通过后，在企业内部公告栏或采购管理系统公示比选结果（含推荐供应商、报价、主要优势），公示期不少于【2个工作日】（无异议后proceed）。合同签订：公示无异议，由采购专员与推荐供应商签订采购合同，合同需明确标的物详情、价格、交付时间、验收标准、违约责任等条款，合同文本需经法务部门（或指定合规人员）审核备案。步骤六：执行与归档采购执行：供应商按合同约定交付货物/服务，需求部门负责验收，填写《采购验收单》（需验收人、需求部门负责人签字确认），保证数量、质量符合要求。资料归档：采购专员*将采购申请审批表、比选评估表、供应商报价单、合同、验收单等资料整理成册，按月度归档至行政部或档案室，保存期限不少于【3年】。三、采购申请审批表（货比三家专用）基本信息申请部门_______________申请日期：______年_月_日申请人_______________联系方式：_______________采购物品/服务名称规格型号/技术参数需求数量_______________预算金额（元）：_______________用途说明期望到货日期_______________供应商比选情况（至少填写3家）序号1供应商名称联系人/联系方式报价（元）报价有效期供货周期主要优势（质量/价格/服务等）资质文件（可附页）推荐供应商（√）审批意见需求部门负责人签字：_______________日期：______年_月_日采购部门负责人签字：_______________日期：______年_月_日财务部门签字：_______________日期：______年_月_日分管领导（如需）签字：_______________日期：______年_月_日总经理（如需）签字：_______________日期：______年_月_日备注|1.本表一式三份（需求部门、采购部门、财务部门各执一份）2.需附《采购需求说明书》《供应商比选评估表》等佐证材料|四、关键控制点与风险提示供应商资质审核：严禁与无合法资质的供应商合作，需核实营业执照、经营范围及行业许可文件的真实性，必要时可通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用记录。比选公平性：保证所有供应商获得同等的信息获取机会，不得透露倾向性意见，禁止为特定供应商“量身定制”需求参数。审批时限：各环节审批人需在收到申请后【2个工作日】内完成审批（特殊情况需提前沟通），避免流程延误影响采购进度。价格异常处理：若某供应商报价显著低于其他供应商（低20%及以上），需要求其提供成本构成说明，避免因低价导致质量风险或后续履约纠纷。特殊情况处理：如遇紧急采购（如生产设备突发故障需立即更换），