人力资源管理（HRM）制度执行情况自查清单

人力资源管理（HRM）制度执行情况自查清单工具一、适用场景本工具适用于企业HRM制度执行情况的常态化内部评估，具体包括：新制定或修订的HRM制度推行后1-3个月的效果检验；年度/半年度HRM工作合规性全面梳理；上级单位、审计部门或外部监管机构要求提交的执行情况佐证材料准备；企业因战略调整、组织架构优化后，现有HRM制度与实际管理匹配度的核查。二、自查操作流程（一）明确自查目标与范围确定核心目标：根据自查触发原因，聚焦制度执行的“合规性”（是否按条款落实）、“有效性”（是否达成制度设计目的）、“一致性”（不同部门/层级执行标准是否统一）三大维度。划定制度范围：梳理本次需覆盖的HRM制度模块，如招聘与配置管理、培训与发展管理、绩效与激励管理、员工关系管理、人事档案管理等，明确各模块对应的制度文件名称、版本号及生效日期。界定对象范围：确定自查涉及的部门（如各业务部门、HRM部）、人员层级（如管理层、基层员工、新入职员工）及时间周期（如某季度、某年度）。（二）组建自查工作小组小组构成：由HRM部负责人担任组长，成员包括HRM各模块专员（如招聘专员、绩效专员）、法务部门代表（可选）、2-3个业务部门负责人或员工代表*，保证自查视角兼顾专业性与实操性。职责分工：组长统筹自查进度与质量；HRM专员提供制度条款解读及执行数据支持；业务部门代表反馈一线执行中的实际问题；法务负责核查制度条款与法律法规的合规性。前置培训：组织小组成员学习本次自查的制度文件、自查标准及记录规范，明确“合格/不合格”的判定界限（如“员工培训档案记录完整”需包含培训签到表、考核结果、反馈表等完整材料）。（三）收集制度执行证据证据类型清单：根据各制度模块要求，提前准备需调取的资料清单，例如：招聘模块：岗位需求审批表、招聘启事、面试评估记录、录用通知书、劳动合同签订台账；培训模块：年度培训计划、培训实施方案、培训签到表、培训效果评估报告、员工培训档案；绩效模块：绩效考核制度、绩效指标库、绩效评估表、绩效结果应用记录（如调薪、晋升审批表）；员工关系模块：员工手册签收记录、劳动合同变更协议、离职面谈记录、劳动争议处理台账。收集方式：通过查阅电子档案（如HRM系统导出数据）、纸质文件存档、访谈相关人员（如部门负责人、员工）等方式获取证据，保证来源真实、可追溯。（四）逐项对照检查与记录拆解制度条款：将各制度模块的条款拆解为可检查的“具体动作+标准要求”，例如“员工入职30日内必须签订劳动合同”拆解为：①是否在入职30日内签订；②劳动合同文本是否包含法定必备条款；③签订流程是否有审批记录。执行情况判定：对照条款要求，结合收集的证据逐项判定执行结果，分为“符合”（完全满足标准）、“部分符合”（基本满足但有轻微偏差）、“不符合”（未满足标准或存在明显缺失）。问题记录规范：对“部分符合”“不符合”项，详细记录问题描述（如“3名员工劳动合同签订时间为入职后35天，超期5天”）、涉及范围（如“涉及销售部、运营部共3名员工”）、证据编号（如“劳动合同台账-2023年第X页”）。（五）汇总分析并制定整改计划问题分类统计：按制度模块、问题性质（如流程遗漏、记录缺失、执行偏差）、严重程度（一般/重要）对问题进行分类，计算各模块问题发生率（如“招聘模块问题占比30%”），识别高频问题领域。根因分析：针对典型问题，组织小组讨论分析根本原因，例如“劳动合同签订超期”可能是因HRM专员对新员工入职流程不熟悉，或业务部门未及时提交入职材料导致。整改措施制定：针对每个问题明确整改措施、责任部门/人（如“HRM部招聘专员*负责梳理新员工入职材料清单，并每周跟踪未签订合同员工”）、完成时限（如“15个工作日内完成整改”），保证措施可落地、可验证。（六）形成自查报告与归档报告内容框架：包括自查背景与目标、自查范围与方法、制度执行总体评价（分模块说明符合率、主要亮点）、存在问题及根因分析、整改计划与进度跟踪建议、下一步工作改进建议。审核与签发：报告初稿经自查小组内部讨论修订后，提交企业分管领导*审批，正式签发至各相关部门。资料归档：将自查记录表、问题证据材料、整改计划、自查报告等整理成册，电子版存入HRM系统档案库，纸质版保存期限不少于3年。三、自查记录模板表格HRM制度执行情况自查记录表制度模块制度条款编号及内容执行标准自查方式执行情况问题描述（含证据编号）整改措施责任部门/人完成时限备注招聘与配置管理《招聘管理制度》第3.2条：“岗位需求需经部门负责人*审批后，报HRM部复核”需求审批表有部门负责人*及HRM部负责人签字查阅2023年Q3岗位需求审批台账符合////无遗留问题培训与发展管理《培训管理办法》第5.1条：“年度培训计划需经总经理*审批后实施”计划文件有总经理*签字查阅2023年度培训计划文件部分符合计划文件无总经理*签字，仅HRM部负责人签字（证据编号：培训计划-2023-001）重新提交计划补签总经理*审批，后续严格执行审批流程HRM部培训专员*3个工作日内涉及年度培训计划绩效与激励管理《绩效考核制度》第4.3条：“绩效结果需与员工面谈确认并签字”绩效评估表有员工签字抽查销售部10份绩效评估表不符合3份评估表无员工签字（证据编号：绩效评估-销售部-005/008/012）组织部门负责人*与员工补签面谈记录，加强绩效流程培训销售部负责人、HRM部绩效专员10个工作日内需跟踪补签情况员工关系管理《员工手册》第6.1条：“员工入职7日内需完成手册签收”手册签收记录包含员工姓名及签字查阅2023年新员工入职档案部分符合2名员工签收日期为入职后第8天（证据编号：入职档案-2023-023/045）联系员工补签确认，优化入职材料提交提醒机制HRM部员工关系专员*5个工作日内新入职员工重点核查四、执行要点提示保证客观性：自查过程需以制度条款和实际证据为依据，避免主观臆断，对“部分符合”“不符合”项的判定需有明确事实支撑，不得模糊记录。聚焦可改进性：问题记录不仅要指出“不符合”，更要分析“为什么不符合”，保证整改措施能有效解决根本问题，而非简单表面整改。强化保密意识：自查中涉及的员工个人信息（如绩效结果、薪酬数据）、部门管理信息等需严格保密，仅限小组