采购流程标准化模板含审批流程

一、适用范围与场景本采购流程标准化模板适用于企业各类采购业务场景，包括但不限于：原材料及辅料采购、办公用品及设备采购、服务外包采购（如咨询、维护）、工程项目采购等。模板覆盖从需求提出到最终付款的全流程管理，适用于中小型及大型企业，可根据企业规模、采购金额及物料类型灵活调整审批层级，保证采购活动规范、高效、合规。二、标准化操作流程详解（一）需求发起与提报需求发起：各部门根据实际工作需要（如生产运营、办公日常、项目实施），由需求部门填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期及供应商偏好（若有）。需求初审：需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预算匹配度进行审核，签字确认后提交至采购部。材料附件：若采购涉及技术参数、图纸或特殊要求，需一并附上《技术需求说明书》作为支撑材料。（二）预算与采购方式确认预算审核：采购部收到需求后，核对《采购需求申请表》与财务系统预算数据，保证采购金额在部门预算额度内。若超预算，需由需求部门提交《预算调整申请》，经财务部及分管领导审批后proceed。采购方式选定：根据采购金额、物料类型及企业采购制度，确定采购方式：小额采购（如金额≤5000元）：可采用“询价比价”方式，至少联系2家供应商报价，选择性价比最优者。常规采购（如5000元＜金额≤5万元）：需进行“3家及以上供应商比价”，填写《供应商比价表》。大额/关键采购（如金额＞5万元或涉及核心物料）：需启动“招标采购”流程，编制招标文件，组织开标、评标，形成《评标报告》。（三）供应商选择与评估供应商寻源：采购部通过企业合格供应商名录、公开市场调研、行业推荐等渠道筛选潜在供应商，优先选择具备资质齐全、信誉良好、供货能力稳定的供应商。资质审核：对候选供应商的营业执照、相关行业许可证（如医疗器械经营许可证、ISO认证等）、过往合作业绩（若有）进行审核，保证供应商符合准入标准。供应商评估：根据价格、质量、交期、服务、合作稳定性等维度，填写《供应商评估表》，必要时组织实地考察，最终确定合作供应商。（四）合同签订与订单下达合同拟定：采购部根据采购需求与供应商协商确定条款（含价格、数量、质量标准、交付时间、验收方式、违约责任、付款条件等），拟定《采购合同》。合同审批：合同需经采购部负责人、法务部（若涉及）、财务部及分管领导逐级审批，重大合同需提交总经理签批。审批通过后，加盖企业公章，双方各执一份。订单下达：审批通过后，采购部向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物料信息、交付地址、联系人及联系方式，并同步跟踪供应商生产/备货进度。（五）交付验收与入库到货确认：供应商按订单约定交付货物后，需求部门与采购部共同核对到货数量、外观、规格型号是否与订单一致，确认无误后签收《送货单》。质量验收：常规物料：由需求部门根据《技术需求说明书》进行抽检或全检，填写《物料验收单》，注明合格数量、不合格数量及处理意见（如退换货、折价等）。特殊/精密物料：可邀请第三方检测机构参与验收，出具《检测报告》作为验收依据。入库管理：验收合格的物料，由仓库管理员办理入库手续，更新库存台账，并在《物料验收单》上签字确认；不合格物料由采购部联系供应商处理，保证不影响后续使用。（六）付款结算与档案归档发票核对：供应商开具合规发票（根据企业财务制度要求），采购部核对发票信息与合同、订单、验收单是否一致（如名称、金额、税号等），确认无误后提交财务部。付款审批：财务部审核发票及付款凭证，按合同约定付款周期（如预付款、到付款、质保金后付等），填写《付款审批单》，经财务负责人、分管领导及总经理审批后，安排付款。档案归档：采购部将采购全流程文件（需求申请、比价表、合同、订单、验收单、发票、付款凭证等）整理归档，保证可追溯，保存期限不少于3年（具体按企业档案管理规定执行）。三、核心模板表格示例表1：采购需求申请表申请单号部门申请人联系方式申请日期采购需求明细物料/服务名称规格型号单位需求数量预估单价（元）预算金额（元）用途说明期望交付日期附件清单：□需求说明□技术图纸□其他_________审批流程：需求部门负责人：_______签字日期：_______采购部审核：_______签字日期：_______财务部预算审核：_______签字日期：_______分管领导审批：_______签字日期：_______表2：供应商比价表采购项目名称需求数量预算金额（元）比价日期供应商报价明细供应商名称联系人联系方式报价（元）报价有效期优势分析（质量/交期/服务）资质文件（是否齐全）推荐供应商：□供应商1□供应商2□供应商3理由：_________________________采购负责人：_______签字日期：_______表3：物料验收单验收单号采购订单号供应商名称验收日期验收地点验收明细物料名称规格型号单位应收数量实收数量合格数量不合格数量不合格原因验收结论：□合格□不合格（处理意见：_________________________）验收人员：需求部门：_______签字采购部：_______签字仓库：_______签字四、使用关键提示与风险规避合规性优先：采购流程需严格遵守国家《招标投标法》《采购法》（若适用）及企业内部采购管理制度，禁止化整为零规避招标或采购。预算刚性控制：严禁无预算采购或超预算采购，确需调整预算的，必须履行审批程序，避免财务风险。供应商管理：建立合格供应商名录，定期对供应商进行绩效评估（如每年一次），淘汰不合格供应商，保证供应链稳定。文档留存完整：采购全流程文件需真实、准确、完整，避免因材料缺失导致纠纷或审计风险