公司人事档案管理规范说明

公司人事档案管理规范说明为规范公司人事档案管理工作，确保员工档案信息真实、完整、安全，同时提升人力资源管理效率、保障员工合法权益，结合国家相关法律法规及公司实际管理需求，现对人事档案管理工作作出如下规范说明。一、管理基本原则人事档案管理需遵循依法依规、真实完整、安全保密、便捷利用的核心原则：依法依规：严格遵守《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法规，确保管理流程合法合规；真实完整：档案材料需如实反映员工个人经历、资质、奖惩等情况，做到内容真实、材料齐全；安全保密：采取物理与技术双重防护措施，防止档案信息泄露、篡改或损毁；便捷利用：在合规前提下，为人力资源管理、员工职业发展等工作提供高效的档案查询与调阅服务。二、档案内容分类与范围人事档案以员工个人为单位建立，涵盖入职至离职全周期的关键材料，具体分为以下类别：（一）入职基础类包含员工求职简历、入职登记表、学历及学位证书（含认证材料）、身份证复印件、入职体检报告、原单位离职证明等，用于验证员工入职资格与基本信息。（二）合同协议类涵盖劳动合同（含历次续签、变更协议）、保密协议、竞业限制协议、岗位责任书等具有法律约束力的文件，明确双方权利义务。（三）考核奖惩类考核材料：年度绩效考核表、试用期考核表、专项工作评估报告等；奖惩材料：表彰决定、荣誉证书、违规处罚通知书、整改报告等，客观记录员工工作表现。（四）培训发展类包含内部培训签到表、外部培训结业证书、职业资格证书（如职称、技能认证）、晋升/调岗审批表、职业发展规划书等，体现员工能力成长轨迹。（五）离职关联类离职申请表、离职面谈记录、公司出具的离职证明、竞业限制履行情况说明（如需）等，完整闭环员工在职周期管理。三、管理流程规范（一）建档流程新员工入职后3个工作日内，由人力资源部指定专人收集入职材料，审核原件真实性后留存复印件（或扫描件），按“一人一档”原则建立纸质档案袋，并同步录入电子档案系统。档案袋需标注员工姓名、部门、入职日期及档案编号，确保唯一性。（二）归档要求定期整理：每月末对当月新增或变更的档案材料进行分类、编号、装订，补充至对应档案袋；材料审核：归档前需由HR主管复核材料完整性、合规性，杜绝虚假材料入档；电子同步：纸质档案扫描件需与电子档案系统实时更新，确保“纸电一致”。（三）信息更新员工个人信息（如学历提升、婚姻状况、联系方式）或工作信息（调岗、晋升、奖惩）发生变化时，需在10个工作日内提交相关证明材料，由HR部门更新档案并记录变更时间、事由。（四）档案转递员工离职或内部调动时，档案需随人事关系同步转移：内部调动：由原部门HR在5个工作日内将档案移交至新部门，办理交接签字；离职转出：离职手续办结后，员工可申请档案转出（需提供接收单位调档函），HR部门在15个工作日内完成密封、邮寄（或当面移交），并留存转递记录。四、保管与安全要求（一）物理保管场所要求：档案需存放于专用档案室，配备防火、防潮、防盗设施（如灭火器、除湿机、防盗门窗），室内温度保持在18-24℃，湿度45%-60%；专人管理：档案室钥匙由档案管理员与HR负责人双人保管，非工作时间严禁进入；定期检查：每月检查档案存放环境，每季度抽查档案完整性，发现破损、霉变及时修复。（二）信息化管理建立电子档案管理系统，实现档案查询、借阅、更新的线上化操作；电子档案需加密存储，并定期（每月）进行异地备份，防止数据丢失；权限管理：仅档案管理员、HR经理及经审批的部门负责人可查看/操作档案，普通员工仅可查询本人基础信息。五、借阅与使用规定（一）借阅范围仅限工作需要时借阅，如员工晋升背调、劳动纠纷举证、社保公积金办理等，禁止因私人原因借阅他人档案。（二）借阅流程1.申请人填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅事由、档案范围、借阅期限；2.部门负责人初审，HR负责人终审；3.档案管理员按审批意见提供档案（纸质档案需现场查阅，电子档案可在线查看），并登记借阅记录。（三）借阅要求借阅期限一般不超过3个工作日，逾期需申请延期；严禁涂改、圈划、抽取档案材料，如需复制关键材料（如劳动合同），需经HR负责人审批并注明用途；借阅人需对档案信息严格保密，不得向无关人员透露。六、责任与监督机制（一）管理责任档案管理员：负责档案的收集、整理、保管、更新，确保档案完整安全，定期向HR负责人汇报管理情况；部门负责人：对本部门员工档案材料的真实性、及时性负责，配合HR部门完成档案管理工作。（二）监督与惩处定期审计：每年开展一次档案管理审计，检查流程合规性与档案完整性；违规处理：若因管理不善导致档案丢失、泄露，或存在虚假材料入档、违规借阅等行为，视情节给予责任人警告、记过、降职等处