工作联系单样本及填写指南

工作联系单样本及填写指南一、工作联系单的作用与意义工作联系单是企业、项目团队及各类组织中用于部门间（或单位间）沟通协调、事项传递、问题反馈、需求确认的标准化文书工具。它通过规范的格式和清晰的权责划分，确保信息传递的准确性、可追溯性，减少沟通成本，提升协作效率，同时为后续工作留痕，便于责任界定与复盘。二、工作联系单样本以下为通用型工作联系单样本，可根据行业（如建筑、行政、制造业等）或组织需求调整字段：**工作联系单**------**编号**：GL-2401（示例：GL为“沟通联络”缩写，2401为2024年1月，可按“部门缩写-年月/序号”自定义）**发件部门**：XXX部（填写发起沟通的部门/单位名称）**收件部门**：XXX部（填写需对接的部门/单位名称）**日期**：2024年X月X日（填写发起日期，建议用全称日期格式）**主题**：关于[事项核心内容]的沟通协调（如“关于XX项目进度同步的沟通”“关于办公设备采购需求的确认”）**联系事项**：

1.事由背景：简述事项的起因（如“因XX项目工期调整，需协调贵部XX环节资源”“因新办公区规划，需确认会议室配置需求”）

2.具体需求/问题：明确需对方支持、反馈或解决的内容（如“请于X月X日前提供XX报告”“请协调XX岗位人员于X月X日参与现场勘查”）

3.补充说明：其他需同步的信息（如附件包含XX资料，可作参考）**要求回复时间**：X年X月X日前（或“紧急事项，需24小时内反馈”，时间需合理且明确）**发件部门审批意见**：

部门负责人签字：XXX（或部门盖章，根据组织流程要求）**收件部门反馈意见**：

处理意见：□同意□部分同意（需补充：XXX）□需进一步沟通（说明：XXX）

反馈人签字：XXX

日期：X年X月X日（注：样本中“□”为勾选框，实际使用可打印后勾选或电子文档中标记；编号、审批流程等可根据组织制度调整，如无需审批可删除“发件部门审批意见”栏。）三、填写指南：各字段填写要点（一）编号编号是联系单的唯一标识，便于归档与检索。建议按“分类缩写-年月/序号”规则设置，如：项目类：“XM-2401-01”（XM=项目，2401=2024年1月，01=当月第1份）行政类：“XZ-2401”（XZ=行政，2401=2024年1月，无序号则按日期排序）避免使用复杂编码，确保部门内/组织内规则统一。（二）发件/收件部门需填写全称或规范简称（如“人力资源部”“研发中心”），避免简称歧义（如“综管部”需确认是否为“综合管理部”）。跨单位沟通时，需注明单位名称（如“XX有限公司市场部”→“XX科技有限公司研发部”）。（三）日期填写发起联系的日期，建议用“YYYY年MM月DD日”格式（如2024年01月15日），避免“1/15”等易混淆格式，确保时间节点清晰。（四）主题主题需精准概括核心事项，格式建议为“关于+[事项类型]+[具体内容]+的+动作（沟通/协调/确认/反馈）”，示例：错误：“沟通事项”（过于模糊）正确：“关于XX项目图纸审核的协调”“关于员工考勤制度调整的意见反馈”（五）联系事项需逻辑清晰、条理分明，建议分模块撰写：1.事由背景：用简洁语言说明“为什么发起联系”，如项目节点要求、制度更新需求、突发问题等（避免冗余，聚焦核心背景）。2.具体需求/问题：明确“需要对方做什么”，包含动作、时间、交付物/标准三要素，示例：“请贵部于2024年1月20日前提交XX设备的采购预算表，需包含型号、单价、数量及供应商推荐”。3.补充说明：如附件关联、特殊要求（如“需纸质版签字确认后回传”）、历史沟通记录说明等。（六）要求回复时间需结合事项紧急程度与对方合理处理周期，避免“尽快”“随时”等模糊表述。示例：常规事项：“2024年1月25日前反馈”紧急事项：“2024年1月16日17:00前反馈”阶段性事项：“每周五17:00前同步本周进度”（七）联系人及方式填写负责对接的人员姓名（需为真实参与沟通的人员，避免“部门对接人”等模糊表述），联系方式优先选择办公电话或企业邮箱（确保对方能快速联系到你，且信息安全）。（八）附件（九）审批意见（可选）若组织要求内部审批（如部门负责人签字确认后发出），需由负责人签署意见（如“同意发起沟通，需确保反馈时效”）并签字/盖章；收件部门反馈意见需明确态度（同意/部分同意/需沟通），补充说明需具体（如“部分同意，XX环节需调整，建议XX时间再沟通”）。四、注意事项与常见问题（一）填写规范1.语言风格：正式、简洁，避免口语化（如“麻烦帮忙弄一下”→“请协助完成XX工作”），杜绝歧义表述（如“尽快处理”→“X月X日前处理”）。2.逻辑结构：事项描述需“背景-需求-补充”层层递进，让对方快速理解意图。3.格式整洁：纸质版需字迹清晰，电子档需排版规范（避免乱码、格式错乱）。（二）流程与时效1.若涉及多部门流转，需明确“传递顺序”（如“发件部门→收件部门→抄送部门”），避免信息遗漏。2.紧急事项可在主题或联系事项开头标注“【紧急】”，并电话同步联系人，确保对方优先处理。（三）常见问题解答1.填写错误如何修改？纸质版：若未流转，可划改并签字确认；若已流转，需重新填写并注明“作废”，避免多版本混淆。电子版：直接修改并通知相关人员“版本已更新，以最新版为准”。2.跨单位沟通时，联系单需注意什么？需注明双方单位全称、对接人职务（如“XX公司市场部张三经理”），避免因单位/职务模糊导致对接失误。3.无回复时如何跟进？超过回复时间未反馈，可通过电话、企业微信等方式礼貌提醒（如“您好，X月X日发的关于XX的联系单，请问是否有反馈进展？若有疑问可随时沟通~”），避免生硬催促。五、行业化调整建议不同行业的工作联系单可针对性优化字段：建筑工程：增加“工程部位”“图纸编号”“整改要求”等字段，便于现场问题反馈。行政办公：增加“督办事项”“责任人”“完成标准”等字段，强化任务管理。制造业：增加“设备编号”“故障描述”“维修需求”等字段，适配生产运维场景。可根据组织现有流程、管理