公文写作格式规范与范例指导

公文写作格式规范与范例指导公文作为党政机关、企事业单位及社会团体开展公务活动的重要工具，其格式规范直接关系到公文的权威性、严肃性与传递效率。掌握规范的公文格式与写作技巧，是提升行政效能、保障工作有序推进的基础。本文结合《党政机关公文处理工作条例》及实践经验，从格式规范、常见文种范例及写作要点三方面展开指导，助力写作者精准把握公文写作的核心要求。一、公文的基本格式规范公文格式遵循“版头—主体—版记”的三段式结构，各部分要素需严格遵循规范，确保公文外观统一、内容清晰。（一）版头部分：彰显公文身份与紧急程度版头位于公文首页红色分隔线以上，包含份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素：份号：涉密公文需标注份号，用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行，如“____”。密级和保密期限：涉密公文标注“绝密”“机密”“秘密”及期限，顶格编排在版心左上角第2行，期限用阿拉伯数字，如“机密★1年”。紧急程度：紧急公文标注“特急”“加急”，顶格编排在版心左上角（如需同时标注份号、密级，按“份号—密级—紧急程度”顺序排列）。发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成（也可省略“文件”），居中排布，字体庄重醒目（推荐小标宋体字）。发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如“XX发〔2024〕1号”。年份用六角括号，顺序号不加“第”、不编虚位。联合行文时，主办机关发文字号在前。签发人：上行文（如请示、报告）需标注签发人姓名，居右空1字，编排在发文字号右侧，“签发人”三字加全角冒号，姓名居后空1字。（二）主体部分：承载公文核心内容主体位于红色分隔线以下、版记以上，包含标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件：标题：一般由“发文机关+事由+文种”组成（可省略发文机关，如“关于召开XX会议的通知”），准确概括公文主旨，避免歧义。标题用2号小标宋体字，居中排布。主送机关：公文的主要受理机关，顶格编排在标题下空1行，回行时仍顶格。多个主送机关用顿号或逗号分隔（同类型机关用顿号，不同类型用逗号）。正文：公文核心内容，用3号仿宋体字，一般每自然段左空2字，回行顶格。结构清晰，可分条列项（如“一、”“（一）”“1.”“（1）”层级），逻辑连贯。附件说明：公文如有附件，在正文下空1行左空2字标注“附件：”，后接附件名称（多个附件用阿拉伯数字标注顺序，如“附件：1.XX办法2.XX名单”）。发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称，居正文右下方（或附件说明下），与成文日期上下对齐。成文日期：用阿拉伯数字标注，年、月、日齐全（如2024年5月10日），居发文机关署名下一行，右空4字。联合行文时，以最后签发机关负责人签发日期为准。印章：公文中有发文机关署名的，需加盖印章（骑年盖月）。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端距正文（或附件说明）一行之内。附注：对公文内容的说明或补充，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行，如“（此件公开发布）”“（联系人：XXX联系电话：XXX）”。附件：附件内容另面编排，首页左上角顶格标注“附件”（或“附件X”），与正文页码连续编排。（三）版记部分：明确公文印发与抄送范围版记位于公文末页，包含抄送机关、印发机关和印发日期、页码：抄送机关：除主送机关外需要执行或知晓公文内容的机关，居左空1字，用4号仿宋体字，“抄送”二字加全角冒号，后接机关名称（多个机关用逗号分隔）。印发机关和印发日期：印发机关为发文机关办公厅（室）或文秘部门，印发日期用阿拉伯数字，编排在抄送机关下一行，右空1字，“印发”二字加全角冒号，日期居后。页码：用4号半角宋体阿拉伯数字，居版心下边缘之下1行，左右各放一条一字线，单页码居右空1字，双页码居左空1字。二、常见公文类型的格式与范例指导公文文种需根据行文目的、职权范围及行文关系选择，以下为五类高频文种的格式要点与范例：（一）通知：传达要求、部署工作的常用文种格式要点：标题：可省略发文机关（如“关于开展XX业务培训的通知”），事由明确“开展/印发/调整”等动作。正文：先说明发文缘由（如“为提升XX能力，经研究决定……”），再分条列项写工作要求、时间、地点、责任主体等，结尾可加“请遵照执行”“望各单位认真落实”等。附件：如需附培训安排、名单等，在正文后标注附件说明。范例：关于开展2024年公文写作专题培训的通知各部门、各单位：为规范公文写作流程，提升办文质量与效率，根据年度培训计划，现就公文写作专题培训有关事项通知如下：一、培训时间2024年6月15日（星期六）9:00—17:00二、培训地点XX大厦12楼会议室三、培训内容1.公文格式规范与易错点解析；2.请示、报告等文种写作技巧；3.公文语言风格与逻辑架构。四、参加人员各部门公文经办人员（名单见附件）。五、有关要求1.请参加人员提前10分钟到场，携带笔记本做好记录；2.培训期间严格遵守会场纪律，不得无故缺席。附件：2024年公文写作培训人员名单XX局办公室2024年6月10日（二）请示：向上级请求指示、批准的上行文格式要点：一文一事：一份请示只涉及一个事项，避免多事一请。主送机关单一：只写一个上级机关，不得多头请示。结尾用语规范：用“妥否，请批示”“以上请示，如无不妥，请批准”等。附件：如需附相关材料（如预算表、方案），标注附件说明。范例：关于申请XX项目启动经费的请示XX局：为推进XX项目落地实施，我单位已完成前期调研、方案设计等工作，现需申请启动经费用于设备采购、场地租赁等（具体明细见附件）。经测算，项目启动需经费XX万元，资金来源为单位自筹。妥否，请批示。附件：XX项目启动经费预算明细表XX公司2024年5月20日（三）报告：向上级汇报工作、反映情况的上行文格式要点：区分“请示”：报告为“阅件”，不要求上级回复；请示为“办件”，需上级批复。正文结构：开头说明“根据XX要求，现将XX工作情况报告如下”，主体分“工作开展情况”“存在问题”“下一步计划”等部分，结尾用“特此报告”“以上报告，请审阅”。范例：关于XX地区灾后重建工作进展情况的报告XX市政府：受台风“XX”影响，我市XX地区遭受严重洪涝灾害。按照市委、市政府部署，我单位牵头开展灾后重建工作，现将进展情况报告如下：一、工作开展情况1.抢险救援阶段：累计转移群众XX人，发放救灾物资XX吨，完成河道清淤XX公里。2.恢复重建阶段：已完成房屋修缮XX户，道路抢修XX公里，电力、通讯基本恢复。二、存在问题1.部分受灾村基础设施损毁严重，重建资金缺口约XX万元；2.群众心理疏导、产业恢复等工作需进一步加强。三、下一步计划1.申请上级专项救灾资金，统筹社会捐赠资源，保障重建资金；2.联合民政、心理机构开展受灾群众心理帮扶，同步推进特色产业恢复。特此报告。XX市应急管理局2024年6月5日（四）函：平行或不相隶属机关间商洽、询问的文种格式要点：主送机关：明确商洽、询问的对象，顶格书写。语言得体：根据行文目的调整语气（商洽函用“商请”“拟”，询问函用“妥否，请函复”，答复函用“现答复如下”）。结尾用语：商洽函用“盼复”“望予以支持为盼”，询问函用“请函复”，答复函用“此复”。范例：关于商洽XX活动合作事宜的函XX文化传播公司：我单位拟于2024年9月举办“XX文化节”，为提升活动影响力，现商请贵公司参与活动策划、宣传推广等工作。具体合作事项如下：一、合作内容1.活动整体策划：包括主题设计、流程安排、嘉宾邀请等；2.宣传推广：利用贵公司新媒体平台发布活动信息，制作宣传海报、短视频等。二、合作要求1.请于7月15日前提供合作方案及报价；2.双方签订合作协议后，同步推进各项工作。如贵公司有意向，请于7月10日前函复我单位。XX市文化馆2024年6月20日（五）纪要：记载会议主要情况和议定事项的文种格式要点：标题：由“会议名称+纪要”组成，如“XX会议纪要”。正文：开头写会议概况（时间、地点、参会人员、主持人、议题），主体分“会议主要内容”“议定事项”（用“会议决定”“会议要求”等引出），结尾一般无特殊用语，或用“现纪要如下”总结。署名：一般不署发文机关，如需署名，居正文右下方。范例：XX项目推进会会议纪要时间：2024年5月25日14:30—16:00地点：XX公司3楼会议室参会人员：XX项目组全体成员、财务部、法务部代表主持人：XXX会议围绕XX项目进度、资金保障、风险防控等议题展开，纪要如下：一、会议主要内容1.项目进度：目前已完成前期调研、方案设计，进入招标阶段，需加快招标文件审核。2.资金保障：财务部汇报项目预算，建议分阶段拨付资金，确保资金使用效率。3.风险防控：法务部指出需重点关注合同条款、知识产权保护等风险点。二、议定事项1.招标工作：由XX牵头，7月1日前完成招标文件审核，7月15日启动招标。2.资金拨付：财务部制定分阶段拨付方案，6月10日前报项目组审议。3.风险防控：法务部同步审核合同模板，6月5日前提交项目组。（注：本纪要发至项目组成员及相关部门，自印发之日起执行。）三、公文写作的核心注意事项公文写作需兼顾格式规范与内容质量，以下要点需重点关注：（一）语言风格：准确、简洁、庄重避免口语化：不用“大概”“可能”“马上”等模糊表述，改用“拟于”“预计”“立即”。慎用修辞与情感表达：公文以传递信息为核心，忌用比喻、夸张等修辞，避免主观评价（如“非常优秀”“极其重要”），改用“成效显著”“具有重要意义”。专业术语准确：涉及政策、法律、业务术语时，严格遵循规范表述（如“行政处罚”而非“行政罚款”）。（二）逻辑结构：层次清晰、条理分明正文采用“总—分—总”或“缘由—事项—要求”结构，重要事项前置（如通知的“时间、地点、参加人员”需突出显示）。分条列项时，层级序号使用规范（“一、”“（一）”“1.”“（1）”），避免跳级或混用。段落间过渡自然：用“现将有关事项通知如下”“针对上述问题，提出以下要求”等衔接语，增强逻辑性。（三）审核校对：多维度检查，确保零失误格式检查：核对版头、主体、版记各要素是否齐全，发文字号、成文日期、印章位置是否规范。内容检查：确认事由与文种匹配（如“请示”是否一事一请，“报告”是否夹带请示事项），数据、名称（如单位全称、人名）