机关单位档案管理工作流程指南

机关单位档案管理工作流程指南机关单位档案是履职过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式记录，是工作延续、历史追溯、合规管理的核心载体。规范档案管理流程，对提升行政效能、维护历史真实、服务决策参考具有重要意义。本指南结合实务操作，梳理从收集到利用的全流程要点，为机关档案管理工作提供实操参考。一、档案收集：夯实管理基础档案收集是管理的起点，需确保档案应归尽归、来源可靠。（一）收集范围涵盖机关履行职能过程中产生的各类材料：文书类：公文、会议记录、请示批复、工作计划总结等；业务类：执法文书、统计报表、项目申报与验收材料等；科技类：基建图纸、设备说明书、科研报告等；声像类：工作照片、视频、录音（需标注时间、事件、人物）；实物类：奖牌、证书、印章（需附文字说明）。可对照《机关文件材料归档范围》，结合单位职能细化归档清单。（二）收集时机定期归集：日常办公文件按月/季移交，由各科室指定档案员统一报送；专项同步：项目验收、活动结束、人员离职时，同步完成档案移交；零散补充：对历史遗留、个人保管的档案，通过专项清理（如“档案归位行动”）补充归档。（三）收集要求完整性：确保文件“成套归档”（正文+附件+签报+审批单），电子文件与纸质版元数据一致（如文号、日期、责任者）；准确性：文件内容清晰、签字盖章完整，复印件需注明“与原件一致”并签字确认；规范性：使用档案专用装具（文件袋、档案盒），避免用订书钉、回形针等易损装订物。二、档案整理：规范分类编目整理是对档案进行系统化排列，便于检索利用。（一）分类体系推荐采用“年度—机构（或问题）—保管期限”分类法（如“2023年—办公室—永久”），或结合单位实际调整（如按“业务类型+年度”分类）。电子档案分类需与纸质档案逻辑一致，便于对应查找。（二）组卷与装订传统组卷：将同类文件按“时间/重要性”排序，编写页号、填写卷内目录（注明文件题名、日期、页数）；以“件”为单位：单份文件为一件（如“一份请示+批复”为一件），按年度、保管期限排列，在文件首页加盖归档章（标注档号、年度、保管期限等）。（三）编目与归档编制《案卷目录》（或《文件目录》），包含档号、题名、责任者、日期、页数等要素；填写档案盒脊背标签（注明年度、机构、保管期限、起止件号），完成装盒上架，确保“一盒一号、一盒一目录”。三、档案鉴定：明确价值期限鉴定是区分档案价值、确定保管期限的关键环节。（一）价值鉴定成立由档案员、业务骨干、法律顾问组成的鉴定小组，对照《文书档案保管期限规定》判定价值：永久：涉及政策制定、机构沿革、重大决策的文件（如章程、年度总结、审计报告）；30年：重要业务审批、合同协议、人事任免等；10年：一般性通知、会议纪要、日常报表等。（二）销毁鉴定对保管期满的档案，由鉴定小组重新审核。确无保存价值的，编造《档案销毁清册》，经单位分管领导审批后，在指定场所监销（需两人以上签字确认）。涉密档案销毁需送指定机构处理。四、档案保管：保障安全完整保管环节需防范损毁、丢失、泄密风险，延长档案寿命。（一）库房管理硬件要求：档案库房需独立、干燥、通风，配备温湿度计（温度14-24℃，湿度45-60%）、消防器材、防虫药（如樟脑丸）、防盗门窗；日常维护：定期检查档案，发现霉变、虫蛀及时处理；每年核对档案数量与目录一致性，确保“账实相符”。（二）档案移接交向同级档案馆移交：保管期满的永久档案，按规定时间移交（如满20年），办理移交清单，双方签字存档；内部移交：人员调动或岗位调整时，需完成档案交接（填写《档案交接登记表》），避免责任不清。五、档案利用：服务工作需求档案利用是管理的最终目的，需平衡便捷性与保密性。（一）利用流程内部利用：填写《档案借阅单》，经科室负责人审批后，在档案阅览室查阅，原则上不外借；外部利用：需持单位介绍信或有效证件，经分管领导审批，可提供复制件（注明“仅供参考，不得作为凭证”）。（二）利用方式实体查阅：在指定场所查阅纸质/实物档案（需戴手套，避免折叠、涂改）；咨询服务：档案员提供档案内容说明、历史背景解读等支持（如“某年份会议纪要涉及的决策依据”）。（三）保密要求涉密档案利用需严格执行保密制度，借阅人签订《保密承诺书》，利用后及时归还，严禁复制、传播涉密内容。六、档案数字化：提升管理效能数字化是传统档案向智慧管理转型的核心手段。（一）数字化流程扫描：对纸质档案进行高清扫描（分辨率≥300dpi），彩色/灰度模式根据内容调整（如照片档案用彩色，公文用灰度）；著录：提取档案元数据（档号、题名、日期等），录入管理系统，确保“一键检索、精准定位”；存储：电子档案存储于专用服务器或云平台，建立异地备份（如每周备份至移动硬盘）；质检：随机抽查扫描件与原件的一致性，确保清晰、完整、无漏扫。（二）系统管理选用符合《电子档案管理系统通用功能要求》的软件，设置权限分级（如档案员可编辑，科室负责人可查阅，领导可审批），定期更新系统补丁，防范数据泄露。七、保障措施：筑牢管理根基（一）制度建设制定《档案管理办法》《电子档案管理制度》《档案保密规定》等，明确各环节责任，将档案管理纳入绩效考核（如“档案归档率”“利用满意度”指标）。（二）人员培训定期组织档案员参加专业培训（如档案法规、数字化技术），提升业务能力；新入职人员需接受岗前培训（了解归档范围、流程要求）。（三）技术支撑配置专业设备（如扫描仪、服务器、密集架），每年安排专项经费用于档案库房维护、数字化建设（如“档案数字化专项预算”）。结语机关档案管理是一项系统性、持续性工作，需以“全流程规范、全周期管控、全方位服务”为目标，将档案工作融