养老院活动组织与安排制度

养老院活动组织与安排制度引言：随着社会老龄化趋势的加剧，养老院的服务质量与活动组织水平直接影响入住老人的生活品质。为规范养老院活动管理，提升服务专业性，保障老人权益，特制定本制度。该制度适用于养老院所有部门及员工，核心原则是确保活动安全、科学、人性，同时兼顾可操作性与创新性。制度旨在通过明确职责、优化流程、强化协作，构建标准化活动管理体系，推动养老院服务向精细化、品牌化方向发展。本制度将作为日常工作的指导性文件，并定期根据实际情况进行修订完善，以适应行业变化与老人需求。一、部门职责与目标（一）职能定位：活动组织部门作为养老院的核心业务部门之一，直接对运营总监汇报。其职能定位是统筹策划、执行监督各类文体娱乐活动，同时协调医疗、后勤等部门资源，确保活动符合老人身心需求。与其他部门的协作关系主要体现在：与医疗部联合开展健康主题类活动；与后勤部对接场地布置、物资采购；与护理部配合特殊老人参与。部门需定期向运营总监提交活动计划与成效报告，并参与全院年度预算编制。（二）核心目标：短期目标聚焦基础服务完善，包括每月组织至少4次集体活动，建立老人兴趣档案；长期目标则着眼于服务创新，计划三年内打造2个特色品牌活动，老人满意度达到90%以上。目标设定与公司战略紧密关联，如将活动参与率纳入年度KPI考核，通过数据驱动服务优化，实现“以老人需求为导向”的精细化运营。部门需每季度对照目标进行复盘，调整策略确保落地。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：活动组织部门实行三级汇报制，总监下设主管、组长及专员。总监全面负责战略规划与资源调配；主管分管活动策划、人员培训；组长负责项目执行与现场管理；专员承担文案设计、物资管理等具体事务。汇报路径为：专员→组长→主管→总监，重大事项需经总监会决策。关键岗位职责边界清晰，如策划岗需与护理部确认老人身体状况，执行岗需遵循医疗组的风险评估方案。（二）人员配置：部门核定编制X人，其中总监1名、主管2名、组长4名、专员X名。招聘需通过专业笔试（含老年心理学基础）、实操考核（如模拟活动组织能力），优先考虑持有相关资格证书者。晋升机制为：专员满1年可竞聘组长，组长满2年可申报主管，总监通过内部竞聘或外部引进择优确定。轮岗机制规定专员每年至少轮换1个岗位，促进全面成长。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：活动全流程分为四个阶段，每个阶段均需完成审批备案。启动阶段需提交《活动可行性分析报告》，经部门负责人→财务部（预算审核）→CEO（战略符合性）三级签字；策划阶段完成《活动方案》报备，关键要素包括活动目标、老人参与率预估、应急预案；执行阶段需执行“双检制”，即活动前由组长核查物资设备，活动中由医疗组派驻人员监督；总结阶段提交《活动效果评估报告》，内容涵盖参与度、满意度及改进建议。流程节点共设置12个，每个节点均明确时限要求，如项目启动会需在活动前30天召开，中期评审在活动前7天完成。（二）文档管理：所有文件采用统一命名规则：“活动类别-年份-编号”，如“文娱活动-2023-003”。电子文档存储于加密服务器，权限设置如下：总监拥有最高权限，主管可查看本组文件，专员仅限当前项目文档。纸质档案需存档三年，重要合同采用物理隔离方式保管。会议纪要需在会后24小时内完成，采用标准化模板：议题列表、发言摘要、决议事项、责任分配。报告提交时限为：周报提交周五下午，月报提交每月最后一天。四、权限与决策机制（一）授权范围：日常审批权限划分如下：组长可批准预算在X万元以下的活动，主管可审批至X万元，总监则全权负责金额超过X万元的重大活动。紧急决策流程为：突发医疗状况由医疗组接管，若需临时增加费用，需启动“紧急通道”，由现场负责人→部门负责人→CEO三级签字授权，但单次金额不超过X万元。授权范围需在年初通过《授权清单》明确公示。（二）会议制度：实行三级会议体系。周例会由总监主持，全体成员参与，重点讨论上周问题与本周计划；季度战略会则邀请医疗、后勤等部门代表列席，聚焦跨部门协作项目。决策记录需采用电子签名确认，所有决议在系统中自动生成追踪看板，责任人需在24小时内完成任务分配，逾期将启动问责程序。会议纪要需附上录音备份，作为后续审计依据。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：KPI体系包含五个维度，权重分别为：活动满意度（30%）、老人参与率（25%）、成本控制（20%）、风险发生率（15%）、创新性（10%）。评估周期设定为：月度自评（专员负责）、季度上级评估（主管对组长，总监对主管）。例如，若某月文娱活动参与率低于70%，则该小组得分直接扣减5分。所有评分结果纳入员工档案，作为年度评优参考。（二）奖惩措施：奖励机制采用“阶梯式”设计：超额完成参与率目标可获季度奖金，连续三个季度达标者可晋升；创新活动若获老人投票前三，负责人将获得专项奖金。惩罚措施则聚焦关键红线：如因组织不当导致老人受伤，责任人需扣除当月绩效并接受内部培训；连续两次违反流程规定者将调离核心岗位。所有奖惩需在内部公示，确保公平透明。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：严格遵循《养老服务条例》及相关行业标准，重点管控三大领域：食品安全需每日留样并记录，药品使用必须经护理组许可，活动场地需每季度检测消防设施。所有操作需保留影像记录，以备核查。数据保护方面，老人信息仅限授权人员查阅，外部合作方需签署保密协议。（二）风险应对：制定三级应急预案：一级为日常风险（如老人情绪波动），由组长启动安抚流程；二级为突发状况（如停电），需立即启动备用发电机并通知医疗组；三级为重大事件（如群体性感染），则启动全院联动机制。内部审计机制规定每季度抽查10%的活动记录，重点关注流程合规性，审计结果将纳入部门考核。七、沟通与协作（一）信息共享：沟通渠道优先级排序为：紧急情况→电话→企业微信→邮件。重要通知需通过企业微信全员广播，并要求回复确认。跨部门协作遵循“接口人制度”，联合项目需指定组长级别接口人，每周召开进度会。例如，与医疗部合作的健康讲座，需提前一周完成方案会签，确保内容符合护理要求。（二）冲突解决：纠纷处理分三级阶梯：组内争议由组长调解，部门间矛盾提交主管仲裁，若无法解决则报备总监。调解原则为“以老人利益为先”，必要时引入第三方心理顾问介入。所有争议记录需存档，并定期分析共性成因，优化协作流程。八、持续改进机制员工建议渠道包括：每月开展匿名问卷调查，重点收集流程痛点；设立“创新建议箱”，优秀提案可获额外奖励。制度修订周期为每年一次，由总监牵头组织全院培训，重大修订需覆盖90%以上员工签字确认。例如，若某年数据显示文娱活动对睡眠改善效