广告写真制度规范要求

PAGE广告写真制度规范要求一、总则1.目的本制度旨在规范公司广告写真业务的操作流程，确保广告写真产品的质量，维护公司的商业信誉，保障客户的合法权益，促进广告写真业务的健康、有序发展。2.适用范围本制度适用于公司内部涉及广告写真业务的各个部门，包括但不限于设计部、制作部、营销部、客户服务部等，以及所有参与广告写真业务的工作人员。3.基本原则合法性原则：广告写真业务的开展必须遵守国家法律法规和行业标准，确保广告内容真实、合法、健康，不得含有虚假、误导、欺诈等违法违规信息。质量至上原则：以提供高质量的广告写真产品为核心目标，从设计、制作到交付的全过程，严格把控每一个环节的质量，满足客户的需求和期望。客户导向原则：始终以客户为中心，关注客户需求，提供优质的客户服务，及时响应客户反馈，确保客户满意度。诚实守信原则：在业务往来中，秉持诚实守信的态度与客户、合作伙伴进行沟通与合作，履行承诺，维护良好的商业信誉。二、广告写真业务流程规范1.客户咨询与需求沟通客户服务部负责接待客户咨询，详细记录客户需求，包括写真内容、尺寸、材质、交付时间、使用场景等信息。对于客户提出的特殊要求或疑问，及时与相关部门沟通协调，确保准确理解客户意图。在与客户沟通的过程中，向客户介绍公司的广告写真业务流程、产品特点、价格体系等信息，为客户提供专业的咨询服务。2.项目立项与任务分配根据客户需求，客户服务部填写项目立项申请表，明确项目名称、客户信息、项目要求、预算等内容，提交给部门负责人审核。部门负责人审核通过后，将项目任务分配给设计部和制作部。设计部负责根据客户需求进行广告写真的设计工作，制作部负责按照设计要求进行写真制作。在任务分配过程中，明确各部门的职责和工作时间节点，确保项目顺利推进。3.设计环节规范设计部接到任务后，与客户服务部保持密切沟通，进一步了解客户需求和期望，获取必要的设计素材。同时，根据广告写真的使用场景和目标受众，进行创意设计构思。设计过程中，严格遵循设计规范和审美原则，确保广告写真的视觉效果符合客户要求和行业标准。设计初稿完成后，提交给客户服务部进行初审，客户服务部及时将初审意见反馈给设计部进行修改。设计部对广告写真的内容进行严格审核，确保内容真实、合法、准确，不存在任何侵犯他人知识产权或违反法律法规的信息。对于涉及敏感内容或特殊行业的广告写真，需提前向相关部门报备审核。在设计修改过程中，与客户保持良好的沟通，及时反馈设计进度和修改情况，确保客户对设计方案满意。最终设计方案经客户确认后，方可进入制作环节。4.制作环节规范制作部根据设计方案，选择合适的写真材质和制作工艺。在选择写真材质时，要综合考虑广告写真的使用环境、展示时间、预算等因素，确保材质质量符合要求。制作过程中，严格按照制作工艺标准进行操作，确保写真画面的色彩还原度、清晰度、平整度等质量指标达到行业领先水平。对于大型广告写真或复杂工艺要求的项目，制作部应制定详细的制作计划和质量控制措施，确保制作过程顺利进行。在制作过程中，加强对原材料和制作设备的管理，定期对设备进行维护保养，确保设备正常运行，保证写真产品的质量稳定性。同时，对制作过程中的每一个环节进行质量检验，发现问题及时整改，确保成品质量合格。制作完成后，制作部对广告写真进行全面检查，包括画面质量、尺寸规格、拼接效果等方面。检查合格后，填写制作验收单，提交给客户服务部进行验收。5.产品验收与交付客户服务部组织相关人员对制作完成的广告写真进行验收。验收内容包括广告写真的内容是否符合设计要求、画面质量是否达标、尺寸规格是否准确、材质是否符合约定等。验收过程中，如发现问题，及时通知制作部进行整改，直至验收合格。验收合格后，客户服务部与客户沟通确定交付时间和交付方式，并按照约定及时将广告写真交付给客户。在交付广告写真时，向客户提供产品使用说明和售后服务承诺，告知客户如有任何问题可随时联系公司。同时，对客户进行满意度调查，收集客户反馈意见，为后续业务改进提供参考。三、广告写真质量标准1.画面质量标准色彩还原度：广告写真画面的色彩应与设计稿高度一致，色彩鲜艳、自然，无明显偏色现象。在不同的光线环境下，画面色彩保持稳定，不出现变色、褪色等问题。清晰度：画面图像清晰，文字、图案等细节清晰可辨。分辨率应根据广告写真的尺寸和使用场景合理设置，确保在远距离观看或近距离展示时，画面都能保持清晰效果。平整度：写真画面应平整，无褶皱、气泡、划痕等瑕疵。画面与载体贴合紧密，无空鼓现象，保证整体视觉效果的平整度和光滑度。2.尺寸规格标准广告写真的尺寸应严格按照设计要求制作，误差控制在极小范围内。对于不同规格的写真产品，其长、宽、高尺寸公差应符合行业标准规定。在拼接或裁剪广告写真时，尺寸精度要高，拼接处无缝隙、无错位现象，裁剪边缘整齐、光滑，确保整体尺寸的准确性和一致性。3.材质质量标准根据广告写真的使用场景和客户需求，选择合适的写真材质。材质应具备良好的耐久性、耐候性、防水性、防火性等性能指标，确保在不同环境下能够长期保持良好的状态。写真材质的表面应光滑、平整，无异味和有害物质释放，符合环保标准要求。对于特殊材质要求的广告写真，如具有特殊纹理或光泽效果的材质，要确保其质量和效果符合设计预期。四、广告写真价格与收费管理规范1.价格制定原则公司广告写真价格的制定遵循成本核算、市场竞争、合理利润的原则。综合考虑原材料成本、制作工艺成本、人工成本、设备折旧成本、运输成本、营销成本、管理成本等因素，确保价格能够覆盖成本并实现合理利润。参考市场同类产品的价格水平，结合公司的品牌定位和产品质量优势，制定具有竞争力的价格体系。同时，根据市场行情和行业动态，适时调整价格策略，以适应市场变化。2.收费标准广告写真的收费根据写真的尺寸、材质、制作工艺、数量等因素确定。具体收费标准在公司内部价格表中明确列出，并向客户进行详细说明。对于一些特殊要求或定制化的广告写真项目，如特殊尺寸、特殊材质、复杂工艺、加急订单等，根据实际情况在标准收费基础上进行适当加价，并提前向客户说明加价原因和金额。3.价格调整与审批公司定期对广告写真价格进行评估和调整，以适应市场变化和成本变动。价格调整方案由营销部提出，经财务部门核算成本、分析市场情况后，提交公司管理层审批。价格调整方案经审批通过后，及时通知相关部门和客户。在价格调整过程中，要做好客户沟通工作，解释价格调整的原因，争取客户的理解和支持。4.收费流程管理客户服务部在与客户签订合同或确认订单时，明确告知客户广告写真的收费标准、付款方式和付款时间节点。财务部门负责按照合同约定及时收取款项，并开具正规发票。对于分期付款的客户，要做好款项跟踪和催缴工作，确保公司资金及时回笼。在收费过程中，严格遵守财务管理制度，确保收费流程规范、透明，避免出现乱收费、漏收费等问题。同时，对客户的付款情况进行记录和统计，为公司财务管理提供准确的数据支持。五、广告写真知识产权管理规范1.知识产权归属公司拥有广告写真业务中自行创作的设计作品、文案内容等知识产权。客户委托公司制作的广告写真，其知识产权归属按照合同约定执行。如合同未明确约定，在客户支付全部费用且未提出特殊要求的情况下，公司享有广告写真的知识产权；如客户有特殊要求保留知识产权或需要公司提供相关知识产权证明文件的，公司应按照客户要求办理。公司员工在执行广告写真业务过程中创作的作品，其知识产权归公司所有。员工应遵守公司知识产权管理制度，不得擅自将公司作品用于其他用途或泄露给第三方。2.知识产权保护措施加强对广告写真设计作品、文案内容等知识产权的保护意识，对涉及商业机密和知识产权的信息进行严格保密。在与客户沟通、项目制作、文件传输等过程中，采取必要的保密措施，防止知识产权泄露。通过申请商标、专利、著作权等方式，对公司具有独特价值的广告写真作品进行知识产权保护。及时关注知识产权法律法规的变化，确保公司知识产权保护措施符合法律要求。对于涉及知识产权纠纷的情况，公司应积极应对，及时收集相关证据，寻求专业法律意见，维护公司的合法权益。同时，加强对员工的知识产权培训，提高员工的知识产权保护意识和应对纠纷的能力。3.知识产权使用规范在使用广告写真作品时，严格遵守知识产权法律法规和公司内部规定。如需使用他人享有知识产权的素材或元素，必须获得合法授权，并按照授权范围和要求使用。公司内部各部门在使用广告写真作品时，应遵循统一的规范和流程，确保作品的正确使用和传播。未经公司管理层批准，不得擅自将广告写真作品用于商业目的以外的其他用途，不得对作品进行修改、改编、传播等行为，以免侵犯他人知识产权或造成公司知识产权的损失。六、广告写真客户服务规范1.客户接待与沟通客户服务部工作人员应热情、礼貌地接待客户，使用文明用语，耐心倾听客户需求，及时解答客户疑问。在与客户沟通的过程中，保持良好的态度和专业的素养，给客户留下良好的第一印象。对客户提出的问题和要求进行详细记录，确保信息准确无误。对于客户的特殊需求或紧急订单，要及时响应，优先处理，并及时向客户反馈处理进度和结果。在与客户沟通时，注意语言表达和沟通技巧，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇。要准确传达公司的业务信息和产品特点，确保客户能够清晰理解公司的服务内容和优势。2.客户需求跟踪与反馈建立客户需求跟踪机制，对客户从咨询到项目交付后的整个过程进行全程跟踪。及时了解客户需求的变化情况，协调相关部门进行调整和处理，确保项目能够按照客户要求顺利推进。定期向客户反馈广告写真项目的进展情况，包括设计进度、制作进度、质量检验情况等。在项目关键节点，如设计方案初审、制作完成验收前及时与客户沟通，征求客户意见，确保客户对项目进展情况满意。对于客户提出的反馈意见和建议，要认真对待，及时进行整理和分析。能够当场解决的问题，立即给予客户答复和解决方案；对于需要协调其他部门处理的问题，及时将客户反馈传达给相关部门，并跟踪处理结果，及时向客户反馈处理情况。3.客户投诉处理建立客户投诉处理机制，明确客户投诉的受理流程和责任部门。当接到客户投诉时，客户服务部要及时记录投诉内容，包括投诉事项、客户要求、联系方式等信息，并立即启动投诉处理程序。对客户投诉进行调查和分析，确定投诉原因和责任部门。相关责任部门应在规定时间内对投诉问题进行处理，并将处理结果反馈给客户服务部。客户服务部负责跟踪投诉处理进度，及时与客户沟通，确保客户对投诉处理结果满意。对客户投诉进行总结和反思，分析投诉产生的原因，采取相应的改进措施，避免类似问题再次发生。同时，将客户投诉处理情况纳入公司客户服务质量考核体系，对相关责任部门和人员进行考核评价。七、广告写真业务档案管理规范1.档案分类与归档广告写真业务档案分为客户档案、项目档案、设计档案、制作档案、验收档案等类别。各类档案按照业务流程和时间顺序进行整理和归档，确保档案资料的完整性和系统性。在项目结束后，相关部门应及时将业务过程中产生的各类文件、资料、记录等进行收集和整理，移交至档案管理部门进行归档。档案管理部门对归档的档案进行分类编号、建立索引，便于查询和管理。2.档案内容要求客户档案应包括客户基本信息、联系方式、咨询记录、订单合同、付款记录等内容，确保能够全面反映客户与公司的业务往来情况。项目档案应涵盖项目立项申请表、任务分配表、项目进度跟踪记录、项目变更记录等文件，记录项目从启动到结束的全过程。设计档案应包含设计初稿、修改稿、最终设计方案、设计说明、客户确认文件等，体现广告写真的设计过程和最终成果。制作档案应包括制作计划、原材料采购记录、制作工艺文件、质量检验记录、制作设备维护记录等，反映写真制作过程中的各项信息。验收档案应包含验收申请、验收报告、客户反馈意见、产品交付记录等，记录广告写真产品的验收和交付情况。3.档案保管与查阅档案管理部门应建立完善的档案保管制度，确保档案资料的安全和完整。档案存放环境应符合防火、防潮、防虫、防盗等要求，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏或丢失。严格档案查阅权限管理，公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，在档案管理部门指定地点查阅。查阅档案时，不得擅自涂改、复印、转借档案资料，如需复印或摘录相关内容，应按照档案