部队档案室制度规范要求

PAGE部队档案室制度规范要求一、总则（一）目的为加强部队档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在部队建设中的作用，依据国家有关法律法规和军队档案工作的相关规定，制定本制度规范要求。（二）适用范围本制度适用于部队各级档案室及档案管理人员，涵盖各类军事、政治、后勤、装备等方面的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则部队档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享，避免分散保存导致的管理混乱和资源浪费。2.真实性原则档案内容必须真实反映部队各项活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理和保存部队在各个历史时期形成的各类档案，确保档案资料的连续性和完整性。4.保密性原则严格遵守国家和军队的保密规定，对涉及军事秘密、敏感信息等档案进行妥善保管，防止失泄密事件发生。5.服务利用原则以服务部队建设、作战训练、工作决策等为出发点，积极开发利用档案资源，提高档案的使用价值。二、档案管理机构与人员职责（一）档案管理机构设置部队应设立专门的档案室，负责集中管理本单位的档案。档案室应根据工作需要，合理设置档案管理岗位，明确各岗位职责。（二）档案管理人员职责1.档案管理人员基本要求具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案工作流程和相关法律法规。政治素质过硬，责任心强，保守档案机密。经过专业培训，取得相应的档案管理资格证书。2.档案管理人员具体职责档案收集与整理负责收集部队各部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案收集的全面性和及时性。按照档案分类标准，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目等整理工作，保证档案整理的规范性。档案保管做好档案室的安全防护工作，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火防盗设备、温湿度控制设备等，确保档案实体安全。定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案损坏、变质等问题。对电子档案进行备份存储，确保电子档案数据的安全性和完整性。档案利用服务建立健全档案利用制度，为部队各部门和人员提供档案查阅、借阅等服务。根据利用需求，准确、迅速地查找和提供所需档案，做好利用登记和跟踪反馈工作。档案鉴定与销毁按照档案鉴定标准和程序，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对已到保管期限且无保存价值的档案，提出销毁意见，经批准后组织实施销毁工作，并做好销毁记录。档案统计与编研建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。积极开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记等，为部队建设和历史研究提供服务。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.军事档案作战、训练、战备等方面的计划、方案、总结、报告等文件材料。军事演习、演练、军事行动等活动形成的各类资料。武器装备的研制、生产、使用、维护等档案。2.政治档案党组织建设、思想政治教育、干部人事等方面的文件材料。部队政治工作会议、活动记录，以及先进事迹、立功受奖等档案。3.后勤档案财务管理、物资采购、营房建设、医疗卫生等方面的档案。后勤保障计划、报表、统计资料，以及后勤设施设备的管理档案。4.装备档案装备的选型论证、采购合同、验收报告等文件材料。装备的技术资料、维修保养记录、报废处理档案。（二）档案收集要求1.及时收集各部门应在工作活动结束后，及时将形成的文件材料移交档案室，确保档案收集的时效性。2.完整齐全收集的档案应涵盖工作活动的各个方面，做到内容完整、材料齐全，避免遗漏重要信息。3.真实有效收集的档案必须是原件或具有法律效力的复印件，确保档案内容的真实性和有效性。（三）档案整理方法1.分类标准按照军队档案分类规则，结合部队实际情况，对档案进行分类。一般可分为党群工作、行政管理、军事工作、政治工作、后勤工作、装备工作等大类，大类下再细分若干属类和小类。2.编号规则为便于档案管理和查找利用，对每一份档案赋予唯一的编号。编号应遵循系统性、逻辑性原则，一般采用年度保管期限流水号的形式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管档案的第1份。3.编目要求编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容、编号、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。四、档案保管（一）档案室建设与设施配备1.档案室选址档案室应选择地势较高、干燥通风、远离火源和水源的地点，确保档案保管环境安全。2.档案室布局合理规划档案室的功能区域，包括档案库房、整理室、查阅室、办公室等，保证各区域之间相对独立又便于工作衔接。3.设施设备配备档案柜架根据档案数量和存储要求，配备合适的档案柜架，确保档案存放整齐、有序，便于查找和搬运。安全防护设备安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护设备，如火灾自动报警系统、监控摄像头、防盗门窗、除湿机、防虫药品、防鼠板等。温湿度控制设备配备温湿度调节设备，将档案室的温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%，确保档案保存环境适宜。电子档案存储设备配备足够的电子档案存储设备，如服务器、磁盘阵列、磁带库等，并定期进行数据备份，防止电子档案数据丢失。（二）档案实体保管1.档案上架排列按照档案分类编号顺序，将档案整齐上架排列，同一类别的档案应集中存放，便于管理和查找。2.档案存放方式根据档案载体形式，采用不同的存放方式。纸质档案应竖放，避免折叠和挤压；电子档案应存储在专用存储设备中，并进行分类存储和标识。3.档案定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，每季度至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化、安全防护等情况。检查过程中如发现档案有损坏、变质等问题，应及时采取措施进行修复或处理，并做好记录。（三）电子档案保管1.电子档案存储管理建立电子档案存储管理制度，明确电子档案的存储方式、存储位置、备份策略等。对电子档案进行分类存储，设置清晰的文件夹结构和文件名，便于查找和管理。定期对电子档案存储设备进行维护和检查，确保存储设备的正常运行。2.电子档案安全防护采取有效的安全防护措施，防止电子档案被篡改、删除、丢失或遭受病毒攻击。对电子档案进行加密存储，设置访问权限，严格控制电子档案的访问范围。定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存储，确保数据的安全性和完整性。五、档案利用（一）档案利用制度1.查阅制度部队内部人员因工作需要查阅档案，应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。查阅重要档案或涉及军事秘密的档案，应经上级主管部门批准，并严格按照保密规定进行查阅。2.借阅制度因特殊情况需要借阅档案的，借阅人员应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，并按时归还档案。3.档案利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人员、利用内容、利用目的等信息，以便跟踪档案利用动态，统计档案利用效果。（二）档案利用服务流程1.受理申请档案管理人员收到档案利用申请后，应认真审核申请内容，确认申请的合理性和必要性。2.查找提供根据申请要求，档案管理人员迅速在档案库中查找所需档案，并及时提供给利用人员。3.利用监督在利用过程中，档案管理人员应全程监督利用人员的行为，确保档案安全和利用规范。4.归还归档利用完毕后，利用人员应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，确认无误后进行归档。（三）档案利用效果跟踪与反馈1.效果跟踪档案管理人员应定期对档案利用效果进行跟踪，了解利用人员对档案的使用评价和实际作用发挥情况。2.意见反馈鼓励利用人员对档案利用工作提出意见和建议，档案管理人员应及时收集整理，并反馈给相关部门进行改进。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和程序，组织实施档案鉴定工作。（二）档案鉴定标准1.保管期限划分根据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，将档案保管期限划分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。2.鉴定具体标准永久保管档案反映部队主要职能活动和基本历史面貌的，对部队建设、作战、训练等具有长远利用价值的档案。长期保管档案在一定时期内对部队工作有查考利用价值的档案。短期保管档案在较短时间内对部队工作有参考价值的档案。（三）档案鉴定程序1.初步鉴定档案管理人员对到期档案进行初步审查，按照鉴定标准提出初步鉴定意见，确定档案的保管期限是否需要调整或销毁。2.小组审议档案鉴定工作小组对初步鉴定意见进行审议，充分讨论档案的价值和保管期限，形成鉴定结论。3.审批备案鉴定结论经单位主管领导批准后，报上级档案管理部门备案。（四）档案销毁1.销毁准备对经批准销毁的档案，档案管理人员应进行造册登记，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁实施销毁档案应采用安全、保密的方式进行，一般可采用焚烧、粉碎等方法。销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁彻底。3.销毁记录销毁工作完成后，应填写销毁记录，包括销毁时间、地点、方式、监督人员等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。销毁记录应长期保存。七、档案统计与编研（一）档案统计工作1.统计内容档案统计应涵盖档案的收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等各个环节，包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等方面的统计信息。2.统计方法建立档案统计台账，定期对档案管理工作数据进行收集、整理和汇总。采用手工统计与电子统计相结合的方式，确保统计数据的准确性和及时性。3.统计分析对统计数据进行深入分析，通过对比不同时期、不同类别档案的相关数据，总结档案管理工作的规律和趋势，为档案管理决策提供依据。（二）档案编研工作1.编研内容档案参考资料编写根据部队工作需要，编写各类档案参考资料，如军事行动资料汇编、干部人事档案索引、后勤保障数据手册等，为部队各级人员提供便捷的信息查询服务。大事记编写按照时间顺序，记录部队重要事件、活动等，反映部队发展历程，为历史研究和工作回顾提供重要线索。专题编研围绕部队建设中的重点、热点问题，开展专题编研工作，如军事训练改革专题研究、部队思想政治工作经验总结等，为部