电梯授权卡管理制度规范

PAGE电梯授权卡管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司电梯使用管理，规范电梯授权卡的发放、使用与回收流程，确保电梯运行安全，保障员工及相关人员的生命财产安全，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有电梯的授权卡管理，包括但不限于写字楼电梯、员工宿舍电梯等。（三）基本原则1.安全第一原则：电梯授权卡的管理应以保障电梯安全运行和人员安全为首要目标。2.规范操作原则：严格按照规定的流程进行授权卡的发放、使用与回收，确保操作的规范性和一致性。3.责任明确原则：明确各部门及人员在电梯授权卡管理中的职责，做到责任到人。二、电梯授权卡的发放管理（一）发放对象1.公司正式员工：根据工作需要，由所在部门申请，经人力资源部门审核后发放。2.经公司批准的外来访客：由接待部门提前申请，填写访客申请表，注明访客姓名、单位、来访事由、预计停留时间等信息，经相关领导审批后发放临时授权卡。3.外包服务人员：如电梯维保人员、清洁人员等，由相关业务部门根据工作安排统一申请，发放专门的工作授权卡。（二）发放流程1.员工申请：公司正式员工如需使用电梯授权卡，应向所在部门提交书面申请，说明申请原因及使用期限。2.部门审核：所在部门负责人对员工申请进行审核，确认其工作需要及申请信息的真实性，签署审核意见后提交至人力资源部门。3.人力资源审核：人力资源部门对员工申请进行进一步审核，核实员工身份及工作岗位，审核通过后发放授权卡，并做好登记记录。4.访客申请：接待部门收到外来访客申请后，按照上述要求填写访客申请表，提交至相关领导审批。领导审批通过后，由接待部门到指定地点领取临时授权卡，并发放给访客。5.外包服务人员申请：相关业务部门根据工作安排，填写外包服务人员授权卡申请表，注明人员姓名、单位、服务内容、服务期限等信息，提交至公司安全管理部门。安全管理部门审核通过后发放工作授权卡，并做好登记备案。（三）授权卡样式及信息1.授权卡样式：电梯授权卡应采用统一的格式和材质，卡片上应印有公司标志、电梯使用标识、持卡人姓名、部门、卡号、有效期等信息。2.信息变更：持卡人如因工作调动、离职等原因需要变更授权卡信息，应及时向所在部门或人力资源部门提出申请，经审核后进行信息变更。三、电梯授权卡的使用管理（一）使用规定1.持卡人应妥善保管授权卡，不得转借、冒用他人授权卡。2.乘坐电梯时，应按照电梯内标识的楼层按钮操作，不得随意按动其他按钮。3.严禁在电梯内吸烟、吐痰、乱扔垃圾等，保持电梯内环境卫生。4.遇电梯故障或紧急情况时，应保持冷静，按照电梯内的应急指示操作，不得强行扒门或采取其他危险行为。5.外来访客及外包服务人员应在规定的时间和区域内使用电梯授权卡，不得擅自进入其他区域。（二）权限设置1.根据员工工作需要和楼层分布情况，合理设置电梯授权卡的使用权限。2.一般员工只能使用所在部门及以下楼层的电梯，特殊岗位员工如需使用更高楼层电梯，应另行申请并经相关领导审批。3.外来访客的临时授权卡使用权限根据审批的来访区域确定，不得超出规定范围。4.外包服务人员的工作授权卡使用权限根据其服务范围和工作需要确定，不得擅自扩大使用范围。（三）监督检查1.公司安全管理部门负责定期对电梯授权卡的使用情况进行监督检查，发现问题及时处理。2.电梯管理人员应加强对电梯运行情况的巡查，注意观察持卡人的使用行为，发现违规行为应及时制止并报告。3.对于违反电梯授权卡使用规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、收回授权卡等。四、电梯授权卡的回收管理（一）回收情形1.员工离职：员工离职时，所在部门应及时收回其电梯授权卡，并交至人力资源部门统一处理。2.授权卡过期：授权卡有效期届满后，持卡人应主动将授权卡交回至发放部门，由发放部门进行回收处理。3.持卡人不再需要使用：持卡人因工作变动或其他原因不再需要使用电梯授权卡时，应及时向所在部门提出申请，经审核后收回授权卡。4.外来访客及外包服务人员完成工作：外来访客及外包服务人员完成工作后，接待部门及相关业务部门应及时收回其临时授权卡和工作授权卡，并交至指定地点统一处理。（二）回收流程1.部门通知：对于需要回收授权卡的情形，所在部门或相关业务部门应及时通知持卡人办理回收手续。2.持卡人交卡：持卡人收到通知后，应在规定的时间内将授权卡交至指定部门或地点。3.部门核实：接收部门对收回的授权卡进行核实，确认卡片信息与持卡人信息一致，卡片无损坏、丢失等情况。4.登记注销：核实无误后，接收部门对授权卡进行登记注销，并做好相关记录。（三）特殊情况处理1.授权卡丢失：持卡人如发现授权卡丢失，应立即向所在部门报告，并填写授权卡挂失申请表。所在部门核实情况后，通知人力资源部门或相关发放部门对丢失的授权卡进行挂失处理，并重新发放新的授权卡。2.授权卡损坏：如授权卡出现损坏无法正常使用的情况，持卡人应向所在部门提交损坏的授权卡，并申请更换新卡。所在部门审核后，通知相关发放部门为持卡人更换新的授权卡。五、电梯授权卡的挂失与补办（一）挂失1.持卡人发现授权卡丢失后，应立即向所在部门报告，并填写授权卡挂失申请表。2.申请表应注明持卡人姓名、部门、卡号、挂失原因等信息，并由持卡人签字确认。3.所在部门收到挂失申请表后，应及时核实情况，并通知人力资源部门或相关发放部门对丢失的授权卡进行挂失处理。（二）补办1.挂失成功后，持卡人如需补办授权卡，应向所在部门提交补办申请，说明补办原因及相关情况。2.所在部门对补办申请进行审核，确认情况属实后签署审核意见，并提交至人力资源部门或相关发放部门。3.人力资源部门或相关发放部门根据审核意见，为持卡人补办新的授权卡，并按照发放流程进行发放和登记记录。4.补办授权卡的费用由持卡人承担，具体费用标准按照公司相关规定执行。六、电梯授权卡的信息管理（一）信息登记1.人力资源部门或相关发放部门应建立电梯授权卡信息管理台账，详细记录授权卡的发放、使用、回收、挂失与补办等情况。2.台账内容应包括持卡人姓名、部门、卡号、有效期、发放时间、回收时间、挂失时间、补办时间等信息，确保信息的准确性和完整性。（二）信息更新1.对于持卡人信息变更的情况，如工作调动、离职等原因导致的部门、姓名等信息变化，人力资源部门或相关发放部门应及时在信息管理台账中进行更新。2.定期对电梯授权卡信息进行核对和清理，确保信息的真实性和有效性。对于已离职人员或不再需要使用授权卡的人员信息，应及时进行删除或标记处理。（三）信息安全1.加强对电梯授权卡信息管理台账的安全保护，设置专人负责管理，严格限制访问权限。2.采用加密存储等技术手段，确保持卡人信息的安全性和保密性，防止信息泄露。3.如发生信息泄露事件，应立即采取措施进行调查处理