严格就业核查制度规范

PAGE严格就业核查制度规范一、总则（一）目的为了确保公司/组织招聘过程的公平、公正、合法，规范就业核查行为，防范因人员信息不实带来的各类风险，特制定本就业核查制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织所有新员工的招聘录用环节，包括但不限于全职员工、兼职员工、实习生等各类用工形式。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保就业核查工作在法律框架内进行。2.真实性原则：以获取真实、准确的员工信息为目标，对员工的学历、工作经历、资格证书等各项信息进行全面、细致的核查。3.保密性原则：在就业核查过程中，妥善保管涉及员工个人隐私的信息，不得泄露给无关人员。4.客观性原则：依据客观事实和证据进行核查判断，避免主观臆断和偏见。二、就业核查内容（一）身份信息核查1.通过公安系统等官方渠道，核实员工身份证的真实性、有效性，确认其身份是否与所提供信息一致，有无伪造、冒用等情况。2.检查员工是否存在多重身份或身份信息被盗用等异常情况。（二）学历信息核查1.要求员工提供学历证书原件及学信网学历查询报告等相关证明材料。2.通过学信网等官方学历查询平台，核实学历证书的真实性、学历层次、毕业院校等信息是否与所提供材料一致。3.对于国外学历，需通过教育部留学服务中心等机构进行学历认证，确认其学历的真实性和有效性。（三）工作经历核查1.要求员工提供前雇主的联系方式、工作起止时间、职位名称、工作职责等详细工作经历信息。2.通过电话、邮件、实地走访等方式，向员工前雇主核实其工作经历的真实性，包括工作表现、离职原因等情况。3.对于重要岗位或工作经历存疑的员工，可要求提供离职证明、工资流水、工作成果等补充证明材料，以进一步核实其工作经历。（四）资格证书核查1.要求员工提供相关资格证书原件，如职业资格证书、专业技术资格证书等。2.通过证书颁发机构官方网站、电话咨询等方式，核实证书的真实性、有效性及颁发时间等信息是否与所提供证书一致。3.对于一些需要定期审验的资格证书，需核实其是否处于有效状态。（五）背景调查1.根据岗位需求和风险评估情况，对员工进行必要的背景调查，包括但不限于是否存在违法犯罪记录、商业欺诈行为、竞业禁止情况等。2.通过向公安机关、法院、信用机构等相关部门查询，获取员工的背景信息。3.对于涉及商业秘密、知识产权等敏感岗位的员工，背景调查应更加严格和全面，确保其不存在潜在的利益冲突和风险。三、就业核查流程（一）入职前告知1.在员工入职前，向其明确告知公司/组织将对其就业信息进行核查，并要求员工如实提供相关证明材料。2.告知员工就业核查的范围、方式、流程以及不实提供信息的后果，确保员工知晓并理解相关规定。（二）材料收集1.员工应在规定时间内提交完整的就业核查所需材料，包括但不限于身份证、学历证书、工作经历证明、资格证书等。2.人力资源部门负责对员工提交的材料进行初步审核，检查材料的完整性、真实性和有效性，如发现材料存在问题，及时与员工沟通并要求其补充或更正。（三）信息核查1.人力资源部门根据员工提供的材料及岗位需求，制定详细的核查计划，明确核查内容、方式及责任人。2.按照核查计划，通过电话、邮件、实地走访、官方网站查询等方式，对员工的身份、学历、工作经历、资格证书等信息进行逐一核查。3.在核查过程中，如遇到问题或需要进一步核实的情况，及时与相关机构或人员沟通协调，确保核查工作顺利进行。（四）结果反馈1.核查工作结束后，人力资源部门应及时整理核查结果，形成就业核查报告。2.如核查结果与员工提供信息一致，就业核查报告应注明“核查通过”；如发现信息存在不实情况，应详细记录问题所在，并注明核查依据和证据。3.将就业核查报告提交给招聘决策部门及相关领导，作为是否录用该员工的重要参考依据。（五）决策处理1.根据就业核查结果，招聘决策部门及相关领导做出是否录用该员工的决策。2.如核查通过，按照正常流程办理入职手续；如发现员工存在信息不实情况，应根据具体情况决定是否录用。对于故意提供虚假信息的员工，应取消其录用资格，并视情节轻重采取相应的法律措施。3.对于已录用但在入职后发现就业信息存在问题的员工，公司/组织应根据劳动合同相关规定及公司制度，决定是否解除劳动合同，并追究相关责任。四、就业核查责任分工（一）人力资源部门1.负责就业核查制度的制定、修订和完善，并组织实施就业核查工作。2.收集、整理员工提交的就业核查材料，对材料进行初步审核。3.制定核查计划，安排专人负责具体的核查工作，确保核查工作的顺利进行。4.整理、分析核查结果，形成就业核查报告，并提交给相关部门和领导。5.对就业核查过程中发现的数据和信息进行保密管理，防止信息泄露。（二）招聘部门1.在招聘过程中，向应聘者明确告知公司/组织的就业核查制度及要求。2.根据岗位需求，协助人力资源部门确定就业核查的重点内容和范围。3.参与就业核查结果的讨论和决策，根据核查结果对应聘者是否符合岗位要求提出意见和建议。（三）用人部门1.配合人力资源部门开展就业核查工作，提供必要的协助和支持。2.根据岗位实际需求，对就业核查结果进行分析和评估，判断应聘者是否能够胜任岗位工作。3.在员工入职后，如发现员工就业信息存在问题，及时反馈给人力资源部门，并配合公司/组织进行相应的处理。（四）法务部门1.对就业核查制度的合法性进行审查，确保制度符合国家法律法规及相关行业标准。2.在就业核查过程中，提供法律咨询和支持，协助处理涉及法律问题的情况。3.对因就业信息不实引发的法律纠纷提供专业意见和应对策略，维护公司/组织的合法权益。五、就业核查结果处理（一）核查通过对于就业核查结果与员工提供信息一致且符合岗位要求的员工，按照公司/组织正常的入职流程办理手续，签订劳动合同，安排上岗工作。（二）信息不符1.轻微不符：如学历证书编号有误、工作经历起止时间略有偏差等非关键信息不符情况，要求员工在规定时间内提供合理的解释及补充证明材料。经核实后，如情况属实且不影响岗位任职，可办理入职手续，但需在员工档案中注明相关情况。2.严重不符：如学历造假、工作经历虚构、资格证书伪造等严重信息不实情况，立即取消其录用资格，并向员工说明原因。同时，将该情况记录在公司/组织的人才招聘风险档案中，作为今后招聘工作的参考。3.已入职员工：对于已入职但就业信息存在严重不符情况的员工，公司/组织应根据劳动合同相关条款及公司制度，决定是否解除劳动合同。如解除劳动合同，应按照法律规定和公司流程办理相关手续，并要求员工承担相应的法律责任。（三）争议处理1.如员工对就业核查结果存在异议，可在规定时间内向人力资源部门提出申诉。人力资源部门应及时受理员工申诉，并对申诉内容进行调查核实。2.在调查核实过程中，可要求员工提供更多的证明材料或协助进行二次核查。如经再次核查后，结果仍与原核查结果一致，应向员工说明情况，并维持原核查结论。3.如员工对最终核查结论仍不满意，可通过劳动仲裁或法律诉讼等途径解决争议。在争议处理期间，公司/组织应按照法律法规和公司制度妥善处理相关事宜，确保公司/组织运营不受影响。六、保密与信息安全（一）保密措施1.参与就业核查工作的所有人员，应严格遵守保密制度，对核查过程中涉及的员工个人隐私信息予以保密。2.就业核查相关资料应妥善保管，设置专门的存储区域，并采取加密、访问控制等安全措施，防止信息泄露。3.严禁将就业核查信息用于非工作目的，不得向无关人员透露核查情况和结果。（二）信息安全管理1.建立健全就业核查信息安全管理制度，明确信息安全责任人和操作流程。2.定期对就业核查信息系统进行安全检查和维护，及时发现并处理安全隐患，确保系统的稳定运行和数据安全。3.加强对员工的信息安全培训，提高员工的信息安全意识，防止因员工疏忽或违规操作导致信息泄露事件的发生。七、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对就业核查制度的执行情况进行审计监督，检查就业核查流程是否规范、核查结果是否真实准确、责任分工是否明确等。2.人力资源部门应定期对就业核查工作进行自查自纠，及时发现并纠正工作中存在的问题，不断完善就业核查工作流程和方法。3.鼓励员工对就业核查工作中的违规行为进行举报，对于举报属实的，给予举报人相应的奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）外部监督1.积极配合劳动保障监察部门等外部机构的监督检查，如实提供就业核查相关资料和情况，接受外部机构的指导和监督。2.关注行业动态和法律法规变化，及时调整和完善就业核查制度，确保公司/组织的就业核查工作符合外部监管要求。八、培训与宣传（一）培训1.定期组织参与就业核查工作的人员进行业务培训，包括法律法规、核查方法、沟通技巧等方面的培训，提高工作人员的专业素质和业务能力。2.针对不同岗位的特点和需求，开展有针对性的就业核查培训，使工作人员能够准确把握核查重点和方法，确保核查工作的有效性和准确性。（二）宣传1.通过公司内部公告、培训、宣传手册等形式，向全体员工宣传就业核查制度的重要性和具体要求，提高员工对就业核查工作的认识和理解。2.在招聘过程中，向应聘者详细介绍就业核查制度，使应聘者在应聘前就了解公司/组织的就业核查政策，增强招聘工作的透明度和公信力。九、附则（一）制度解释本制度由公司/组织人力资源部