2026年机器人集成公司重点设备（核心集成部件）专项采购制度

2026年机器人集成公司重点设备（核心集成部件）专项采购制度第一章总则第一条制定目的为规范公司重点设备（核心集成部件）的专项采购管理工作，明确采购全流程的操作标准、技术要求与权责边界，保障采购的重点设备及核心集成部件符合项目技术规格、质量标准与安全要求，防范采购过程中的技术风险、质量风险与供应链风险，确保项目交付质量与公司核心竞争力，结合机器人集成行业重点设备（如机器人本体、控制系统、精密传动部件等）技术复杂度高、质量要求严、供应链稳定性要求高的特性及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条制定依据依据《中华人民共和国民法典》（合同编）、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》、《机械安全机器人与机器人系统安全要求》等相关法律法规及行业技术标准，参照行业先进重点设备采购管理实践，结合公司采购管理制度、质量管理体系与项目管理要求，制定本制度。第三条适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构所有重点设备（核心集成部件）的专项采购全流程管理工作，涵盖采购需求提出、技术参数制定、供应商准入、采购实施、合同签订、到货验收、款项支付及售后保障等环节。本制度所称“重点设备（核心集成部件）”，是指对机器人集成项目性能、质量、安全起决定性作用，且技术含量高、采购金额大、供应周期长的关键设备及核心部件，包括但不限于机器人本体、核心控制系统、精密传动部件（伺服电机、减速器）、专用传感器、高端视觉检测系统等。公司所有参与重点设备（核心集成部件）采购的部门及人员，包括采购部、技术部、质量部、财务部、项目部、生产部、设备管理部及采购人员、技术评审人员、质检人员、项目负责人等，均适用本制度约束；涉及外部供应商的，本制度相关技术要求、质量标准及履约要求通过采购合同同步约束供应商。第四条核心原则技术匹配原则：采购的重点设备（核心集成部件）需精准匹配项目技术要求，确保性能参数、接口规格、兼容性等符合项目设计标准。质量优先原则：始终将产品质量置于采购首位，严格把控供应商资质与产品质量检验，杜绝不合格产品流入项目环节。权责统一原则：明确各部门及人员在专项采购各环节的职责，做到“谁提出需求、谁负责确认，谁评审技术、谁负责把关，谁组织采购、谁负责跟进”，确保责任落实到人。供应链稳定原则：优先选择产能稳定、履约能力强、售后服务完善的供应商，建立长期战略协同关系，保障核心部件供应的连续性与稳定性。合规高效原则：采购全流程严格遵守法律法规及公司制度要求，规范采购程序，优化采购流程，兼顾采购合规性与效率性。第二章组织架构与职责分工第五条组织架构公司建立“高层统筹决策、采购牵头部门主导、重点设备专项采购组执行、各部门协同”的四级重点设备（核心集成部件）专项采购管理体系，明确各层级职责边界，保障采购工作闭环推进。第六条各层级职责高层管理团队：作为专项采购决策核心，负责审批重点设备（核心集成部件）采购预算、重大采购方案、战略供应商合作协议、重大采购争议处置方案；协调解决采购过程中的重大资源调配与跨部门争议问题；监督专项采购整体推进情况。采购牵头部门：由采购部担任，作为专项采购的统筹协调部门，负责牵头制定专项采购实施细则；组建重点设备专项采购组；统筹推进采购全流程工作，包括供应商寻源、采购谈判、合同签订、订单跟踪、到货协调等；监督采购流程合规性；负责采购全流程档案的整理归档；定期向高层管理团队汇报专项采购情况。重点设备专项采购组：按采购需求动态组建，成员包括采购部、技术部、质量部、财务部、项目部相关人员，实行组长负责制（一般采购项目由采购部相关负责人担任组长，重大采购项目由公司分管采购领导担任组长），具体职责如下：（1）技术评审组：由技术部、项目部技术人员组成，负责开展采购需求调研，制定精准的技术参数要求与验收标准；对供应商提交的技术方案进行评审，验证产品技术匹配性；参与供应商考察，评估其技术研发能力；负责采购过程中的技术对接与参数确认；参与到货技术验收工作。（2）质量管控组：由质量部人员组成，负责制定重点设备（核心集成部件）质量检验标准与检验流程；审核供应商质量体系认证资质；参与供应商考察，评估其质量管控能力；负责到货全项质量检验，出具质量检验报告；跟踪质量问题的整改落实情况。（3）采购执行组：由采购部人员组成，负责根据技术参数开展供应商寻源与筛选；组织供应商报价与谈判；编制采购方案并上报审批；起草采购合同，明确技术、质量、交付、售后等条款；跟踪订单执行进度，协调解决采购过程中的履约问题；负责款项支付的前期审核与对接。（4）财务法务组：由财务部、法务部人员组成，负责审核采购预算的合理性；审核采购合同的合规性、经济性与风险点；负责采购款项的审核与支付；对接处理采购过程中的合同纠纷与财务相关问题。各需求部门及相关人员：项目部、生产部等需求部门负责准确提出重点设备（核心集成部件）采购需求，配合技术评审组制定技术参数；参与供应商评审与到货验收，确认产品符合项目使用需求；及时反馈使用过程中的质量与技术问题。采购人员负责具体采购执行工作，确保采购流程顺畅；质检人员严格按检验标准开展到货检验，确保产品质量合格。第三章重点设备（核心集成部件）专项采购全流程管理第七条采购前期准备需求提出与确认：需求部门（项目部、生产部等）根据项目计划或生产需求，填写《重点设备（核心集成部件）采购需求申请表》，明确采购产品名称、规格型号、技术要求、采购数量、交付时间、使用场景等信息，经部门负责人审核后提交至重点设备专项采购组。技术参数制定：技术评审组接到采购需求后，开展专项技术调研，结合项目设计方案、行业技术标准及使用需求，制定详细的技术参数说明书，明确产品性能指标、接口规格、兼容性要求、质量标准、验收方法及技术服务要求等内容；技术参数说明书需经需求部门、技术部负责人审核确认，确保参数精准、全面，无歧义。采购方案编制：采购执行组结合技术参数说明书与需求信息，开展供应商初步寻源，了解市场供应情况、价格区间及供应商资质；编制《重点设备（核心集成部件）专项采购方案》，明确采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判等）、供应商筛选标准、采购预算、时间节点、风险防控措施等内容，经专项采购组审核后，报高层管理团队审批。第八条供应商准入与评审供应商寻源与筛选：采购执行组根据采购方案，通过行业数据库、展会、推荐等渠道开展供应商寻源，筛选具备以下基本条件的供应商：具备独立法人资格，拥有有效的营业执照、相关行业资质认证；具备与采购产品匹配的技术研发能力与生产产能；拥有完善的质量管控体系与售后服务体系；具备良好的行业口碑与履约记录，无重大质量事故或违约记录。初步筛选后，形成《潜在供应商名单》。供应商资质审核：采购执行组组织技术评审组、质量管控组对潜在供应商开展资质审核，审核内容包括供应商营业执照、行业认证（如ISO9001质量体系认证、CE认证等）、技术专利、生产许可证、过往履约案例、质量检测报告等资料；对审核不符合要求的供应商，予以剔除，形成《合格供应商候选名单》。供应商考察与评审：对核心集成部件或重大采购项目的候选供应商，专项采购组组织开展实地考察，考察内容包括生产车间设备配置、生产工艺水平、质量管控流程、研发团队实力、产能储备、售后服务体系等；考察完成后，组织供应商进行技术方案演示与报价；技术评审组、质量管控组、采购执行组分别从技术匹配性、质量保障能力、价格合理性、履约能力等维度开展综合评审，形成《供应商评审报告》，确定中选供应商。战略供应商管理：对技术领先、质量稳定、履约能力强的供应商，经高层管理团队审批后，可纳入公司战略供应商名录，建立长期合作关系；与战略供应商签订年度合作框架协议，明确长期合作的技术标准、质量要求、价格机制、供应保障措施等，提升采购效率与供应链稳定性。第九条采购实施与合同管理采购谈判：采购执行组牵头组织技术评审组、财务法务组与中选供应商开展采购谈判，谈判内容包括产品价格、技术细节、交付时间、交付方式、质量保障、售后服务、付款方式、违约责任等；谈判过程需详细记录，形成《采购谈判纪要》，经双方确认后作为合同附件。合同签订：采购执行组根据谈判结果与技术参数要求，起草《重点设备（核心集成部件）采购合同》，明确双方权利义务，重点细化技术标准、质量验收流程、交付节点、售后保障（如质保期、维修响应时间、备件供应等）、违约责任（如延期交付、质量不合格的赔偿条款）等内容；合同经财务法务组审核、专项采购组确认、高层管理团队审批后，由双方正式签订；合同签订后，采购执行组及时将合同副本分发至相关部门备案。订单跟踪：采购执行组根据合同约定下达采购订单，建立订单跟踪台账，实时跟进供应商生产进度、物流运输状态，及时掌握交付动态；每周与供应商沟通一次进度，对临近交付节点的订单，增加沟通频次；发现交付风险时，立即协调供应商制定解决方案，同时向专项采购组与需求部门反馈，必要时启动应急采购预案。第十条到货验收管理验收准备：供应商交付货物前，需提前3个工作日通知采购执行组；采购执行组组织技术评审组、质量管控组、需求部门做好验收准备，明确验收时间、地点、验收人员及验收依据（技术参数说明书、质量检验标准、合同约定等）；准备好验收所需的检测仪器、工具，确保验收工作顺利开展。外观与资料验收：验收人员首先对货物外观进行检查，确认产品包装完好、无破损、无变形，产品标识清晰、完整；同时核查供应商提供的资料，包括产品合格证、检测报告、技术说明书、安装指南、质保书、发票等，确保资料齐全、规范。技术与质量验收：技术评审组依据技术参数说明书，对产品性能、接口规格、兼容性等开展技术测试，验证产品技术参数是否符合要求；质量管控组依据质量检验标准，开展全项质量检验，包括尺寸精度、材质检测、运行稳定性测试等，出具《重点设备（核心集成部件）质量验收报告》；验收过程中发现技术或质量问题的，需详细记录，由采购执行组及时通知供应商整改。验收结论与处置：验收合格的，由验收人员、需求部门负责人签字确认，出具《验收合格单》，方可办理入库手续；验收不合格的，区分问题严重程度处置：轻微问题可要求供应商限期整改，整改后重新验收；严重问题（如核心参数不达标、存在重大质量缺陷）需要求供应商退货、换货或退款，并按合同约定追究违约责任；验收不合格且无法整改的，终止合同，更换供应商重新采购。第十一条款项支付与售后保障管理款项支付：采购执行组根据采购合同约定、验收合格单、质量验收报告、发票等资料，填写《款项支付申请表》，经专项采购组审核、财务部复核、高层管理团队审批后，由财务部按合同约定的付款方式与时间节点支付款项；严格执行“先验收、后付款”原则，未经验收合格的，不得支付全额货款；预留一定比例的质保金，待质保期满且无质量问题后支付。售后保障：采购合同需明确质保期（核心集成部件质保期一般不低于1年）、售后维修响应时间（一般故障24小时内响应，重大故障48小时内到场）、备件供应保障等售后条款；使用过程中出现质量或技术问题的，需求部门及时向采购执行组反馈，采购执行组协调供应商开展售后维修、更换等工作，跟踪问题解决进度；质量管控组对售后整改效果进行验证，确保问题彻底解决。供应商评价：采购完成后，专项采购组组织对供应商的履约情况开展综合评价，评价内容包括产品质量、交付及时性、技术服务、售后服务、价格合理性等，形成《供应商履约评价报告》；评价结果纳入供应商档案，作为后续采购供应商选择、战略供应商合作的重要依据；对评价优秀的供应商，优先考虑后续合作；对评价不合格的供应商，限制或终止合作。第四章保障措施与责任追究第十二条保障措施制度保障：采购部定期组织开展本制度的培训与宣贯工作，确保相关人员熟练掌握重点设备（核心集成部件）专项采购的流程、要求与责任；每年对制度执行情况进行评估，结合行业发展、法律法规更新及采购管理实践，及时修订完善制度，提升制度的适用性与可操作性。人员保障：建立重点设备专项采购专业人才储备机制，选拔具备采购管理、技术研发、质量检测、供应链管理等专业能力的人员纳入核心团队；定期组织开展专业技能培训（如技术参数解读、采购谈判技巧、质量检验方法、供应链风险防控等），提升团队专项采购能力；建立激励机制，对采购工作表现优异、及时规避采购风险、保障供应链稳定的人员给予表彰奖励。资源保障：设立重点设备（核心集成部件）专项采购预算，保障采购、技术评审、供应商考察、质量检测、应急采购等费用需求；配备必要的技术检测设备、信息化管理工具（如采购管理系统、供应商管理系统），提升采购效率与管控精度；建立战略供应商资源池与备选供应商名录，保障应急采购需求，提升供应链抗风险能力。技术保障：技术部建立重点设备（核心集成部件）技术参数数据库，汇总行业先进技术标准与产品信息，为采购需求制定与技术评审提供支撑；跟踪行业技术发展趋势，提前开展关键技术调研，提升采购产品的技术先进性与匹配性；协助解决采购过程中的技术难题，为专项采购提供技术支撑。第十三条监督检查采购部对重点设备（核心集成部件）专项采购全流程开展常态化监督检查，重点检查采购流程合规性、技术参数匹配性、质量检验严格性、合同履行完整性、档案资料规范性等，及时发现并整改存在的问题，形成监督检查记录。公司审计部不定期开展专项采购审计，核查采购预算使用合理性、采购流程合规性、供应商评审公正性、款项支付规范性等，发现问题及时督促整改，并向高层管理团队提交专项审计报告。建立专项采购监督举报机制，鼓励员工对采购过程中的违规操作、弄虚作假、推诿扯皮、利益输送等行为进行举报，采购部对举报信息严格保密，核实后依法依规处理，并对举报人给予适当奖励。第十四条责任追究对违反本制度规定，存在重点设备（核心集成部件）专项采购相关违规行为的部门及个人，根据违规情节轻重、造成损失大小及影响程度，采取以下责任追究措施：轻微违规：采购需求填写不规范、技术参数制定不细致但未造成影响的，验收记录填写不完整、采购档案整理不及时的，给予口头警告或书面警告，责令限期整改；扣减当月绩效奖金的5%-10%。一般违规：未经审批擅自开展采购、供应商准入审核把关不严、质量检验流于形式导致轻微质量问题的，未按合同约定跟踪履约进度导致交付延误的，给予记过处分，取消当年评优评先资格；扣减季度绩效奖金的20%-30%；情节严重的，调离采购或技术相关岗位。严重违规：在采购过程中弄虚作假、收受供应商贿赂、泄露核心技术参数的，因失职渎职导致采购产品技术严重不匹配或存在重大质量缺陷的，故意隐瞒采购风险导致公司重大经济损失或项目停滞的，给予降职、解除劳动合同处分；依法要求赔偿经济损失；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。因部门管理不力，导致本部门多次出现专项采购违规行为，或引发重大采购风险的，