2026年剧本杀运营公司废旧文件销毁管理制度

2026年剧本杀运营公司废旧文件销毁管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司旗下职能部门及剧本杀门店废旧文件的全流程销毁管理，严格保护公司商业秘密、玩家个人信息及剧本版权相关涉密信息，防范因文件留存不当引发的信息泄露、法律纠纷及品牌声誉损害风险，保障公司运营安全与合法权益，结合剧本杀行业信息敏感特性及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司旗下所有职能部门、各剧本杀门店及全体参与废旧文件收集、整理、移交、销毁等相关工作的从业人员，涵盖各类废旧文件的定义界定、分类梳理、登记备案、移交保管、销毁实施、过程监督及销毁后确认等全流程工作。公司所有废旧文件的销毁处置活动均需严格遵循本制度规定。第三条核心定义本制度所指废旧文件，是公司在经营管理过程中产生的、已无留存使用价值但可能涉及敏感信息的各类资料，主要包括：1.纸质文件（如剧本打印稿、玩家登记信息表、采购合同副本、财务凭证复印件、营销方案草稿、品牌宣传物料底稿、门店运营记录等）；2.电子文件及存储介质（如存储玩家信息、剧本电子版、商业数据的U盘、移动硬盘、电脑硬盘、光盘等）；3.其他承载敏感信息的资料（如印有公司标识或商业信息的作废物料、剧本配套废弃资料等）。第四条核心原则合规保密原则：严格遵循信息保护相关法律法规，对涉及商业秘密、玩家个人信息的废旧文件，实行全程保密管控，确保销毁过程合法合规、信息彻底清零。分类处置原则：根据文件涉密等级、载体类型分类梳理废旧文件，采取对应级别的保管措施和销毁方式，避免不同类型文件混放、混销导致的风险。全程可控原则：建立“收集-登记-移交-保管-销毁-确认”全流程管理机制，明确各环节操作标准与责任主体，确保每一份废旧文件的流向可追溯、销毁可验证。责任到任原则：明确各部门、各岗位在废旧文件销毁管理中的职责，做到“谁产生、谁整理，谁移交、谁负责，谁销毁、谁把关”。及时处置原则：对已确定无使用价值的废旧文件，需在规定时限内完成收集、移交及销毁工作，避免长期留存引发信息泄露风险。第五条制度依据本制度依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国档案法》等国家法律法规，结合公司《商业秘密保护细则》《数据安全管理办法》《门店标准化运营手册》《行政办公管理规范》等内部制度制定。未尽事宜，需严格遵循相关法律法规及公司其他管理规定。第二章组织架构与职责分工第六条组织架构公司成立废旧文件销毁管理工作小组（以下简称“销毁小组”），由公司总经理担任组长，分管行政的副总经理担任副组长，成员包括行政部、法务部、财务部、运营管理部、市场部负责人及各门店店长。销毁小组统筹协调废旧文件销毁重大事项，行政部为日常执行部门，牵头负责废旧文件销毁全流程管理的组织实施、监督检查等工作，各相关部门协同配合落实管理要求。第七条各职能部门核心职责行政部：牵头制定与修订废旧文件销毁管理制度及相关细则；建立废旧文件管理台账，统筹全公司废旧文件的收集、登记、移交、保管及销毁组织工作；筛选并管理合规的专业销毁机构（如涉及外部销毁）；负责销毁过程的现场监督与全程记录；组织开展销毁后确认工作，形成销毁报告并归档；组织开展废旧文件销毁相关培训，提升全员保密意识；定期向销毁小组汇报管理工作情况。法务部：负责审核废旧文件销毁管理制度及销毁流程的合规性，重点核查信息保护、数据安全相关条款的合法性；提供废旧文件销毁相关法律法规咨询，解读信息保护相关标准；协助处理因文件销毁不当引发的法律纠纷与信息泄露事件；参与销毁过程监督，提出合规整改建议。财务部：负责废旧文件销毁相关费用（如专业销毁机构服务费、销毁设备采购费、运输费等）的预算编制与资金保障；审核销毁相关费用支出的合理性与合规性。运营管理部：收集各门店废旧文件的产生、整理及移交情况，同步至行政部；监督各门店严格遵循废旧文件销毁管理要求，尤其是玩家信息、剧本相关文件的销毁规范；协助行政部核查门店废旧文件销毁的真实性与合规性；向行政部反馈门店在文件销毁管理中存在的问题及优化建议。市场部：负责梳理本部门产生的废旧营销物料、品牌宣传资料等，按要求完成分类、登记及移交工作；审核涉及品牌信息的废旧文件的销毁必要性与合规性；协助行政部规范品牌相关废旧物料的销毁流程。销毁小组：审批废旧文件销毁管理制度及修订方案；审议重大废旧文件销毁项目（如大批量涉密文件销毁）及相关费用预算；监督制度执行情况，协调解决废旧文件销毁管理过程中的重大问题；审批废旧文件销毁报告及管理优化建议。第八条门店各岗位核心职责店长：作为门店废旧文件销毁管理第一责任人，统筹门店废旧文件的收集、分类、整理、登记及移交工作；严格把控门店涉密文件（如玩家登记信息、剧本废弃资料等）的管理，确保不泄露、不遗失；按规定时限向行政部移交门店废旧文件，配合行政部开展销毁相关工作；组织门店员工学习废旧文件销毁规范，提升保密意识；向运营管理部、行政部反馈门店文件销毁相关需求及问题。门店运营专员：协助店长开展门店废旧文件的日常管理工作；负责门店废旧文件的分类梳理、登记造册，建立门店废旧文件分台账；定期检查门店废旧文件保管情况，确保存储安全；按要求向行政部移交废旧文件，办理交接手续；协助记录门店文件销毁相关信息，配合行政部开展监督检查工作。一线员工（含DM、服务人员等）：负责本职工作中产生的废旧文件（如剧本草稿、玩家临时登记信息、服务记录等）的初步整理与归集，及时提交门店运营专员；严格遵守保密规定，不私自留存、传播废旧涉密文件；发现门店废旧文件存储、管理异常时，及时向门店运营专员或店长反馈。第三章废旧文件销毁全流程管理规范第一节收集与分类第九条收集规范：各部门、各门店需指定专门区域存放废旧文件，设置带锁收纳容器，确保存储安全；员工在工作中产生的废旧文件，需及时归集至指定收纳容器，不得随意丢弃或堆放；行政部每月5日前组织各部门、各门店开展废旧文件集中收集工作，特殊情况下（如大批量涉密文件产生）可随时组织收集。第十条分类标准：收集过程中需按以下标准分类梳理废旧文件：1.涉密文件（一级）：包含公司商业秘密（如采购价格、运营数据、营销方案）、玩家个人信息（如姓名、联系方式、身份证号）、剧本版权资料（如电子版剧本、版权协议副本）等核心敏感信息的文件；2.一般涉密文件（二级）：包含公司普通运营信息（如门店排班表、日常会议纪要）、非核心营销资料等的文件；3.非涉密文件（三级）：不涉及任何敏感信息的普通文件（如空白作废的打印纸、无标识的废弃物料）。第十一条分类要求：各部门、各门店需安排专人负责废旧文件分类工作，分类时需认真核查文件内容，准确界定涉密等级；不同等级的废旧文件需分开存放，在收纳容器上张贴清晰的等级标识，避免混放导致风险；涉密文件需单独封装，注明“涉密文件-待销毁”字样，由专人保管。第二节登记与移交第十二条登记规范：各部门、各门店需建立《废旧文件登记台账》，详细记录每一批次废旧文件的名称、数量、载体类型（纸质/电子）、涉密等级、产生日期、整理人、登记日期等信息；涉密文件需额外记录文件涉及的敏感信息类型、保管人等细节；台账需实时更新，确保数据准确、完整，实现文件流向可追溯。第十三条移交流程：各部门、各门店需在每月10日前，将上月整理完成的废旧文件及对应的登记台账一并移交至行政部；移交时需填写《废旧文件移交清单》，注明移交部门/门店、移交人、接收人、移交日期、文件批次、涉密等级、数量等信息，由移交人与行政部接收人共同核对确认后签字存档；涉密文件移交需由专人全程护送，确保移交过程安全，避免信息泄露。第十四条接收审核：行政部接收废旧文件后，需对文件分类准确性、登记台账完整性进行审核；核对移交文件与移交清单的一致性，检查涉密文件封装是否规范；审核通过的，办理接收手续，录入公司废旧文件管理总台账；审核不合格的，退回移交部门/门店重新整理，直至符合要求后再办理移交。第三节保管与销毁准备第十五条保管规范：行政部需设置专门的废旧文件保管库房，配备防盗、防火、防潮、防泄密设施，确保存储环境安全；不同涉密等级的废旧文件需分区存放，涉密文件存放区域需设置门禁权限，仅允许指定人员进入；行政部安排专人负责保管库房的日常管理，定期检查存储环境及文件保管状态，做好检查记录；废旧文件保管期限不得超过30天，需在保管期限内完成销毁工作。第十六条销毁审批：行政部根据废旧文件的收集情况，编制《废旧文件销毁方案》，明确销毁文件的批次、数量、涉密等级、载体类型、销毁方式、销毁时间、销毁地点、参与人员、监督人员等信息；一级涉密文件销毁方案需提交销毁小组审批，二级、三级废旧文件销毁方案需经行政部负责人审批后执行；涉及大批量废旧文件销毁或特殊敏感文件销毁的，需提前3个工作日提交审批。第十七条销毁方式选择：行政部需根据废旧文件的载体类型和涉密等级，选择安全、有效的销毁方式：1.纸质文件：一级涉密文件需委托具备资质的专业销毁机构采用粉碎、焚烧等不可逆方式销毁；二级、三级纸质文件可采用公司内部专用销毁设备（如高保密碎纸机）销毁；2.电子文件及存储介质：需采用数据彻底清除、物理破坏（如硬盘粉碎、U盘拆解）等方式销毁，确保数据无法恢复；3.其他载体文件：根据文件特性选择对应的不可逆销毁方式，确保敏感信息彻底消除。第四节销毁实施与监督第十八条销毁实施要求：销毁工作需在审批通过的时间、地点开展，由行政部牵头组织实施；委托外部专业销毁机构的，需选择资质齐全、信誉良好的机构，签订正式销毁合同，明确保密责任与销毁标准；销毁前需再次核对销毁文件与销毁方案的一致性，确认无误后开始销毁；销毁过程中需严格按照既定销毁方式操作，确保文件彻底销毁，不遗留可识别的信息。第十九条全程监督要求：销毁过程需安排专人全程监督，监督人员需由行政部联合法务部或运营管理部人员组成；监督人员需对销毁全过程进行记录，包括现场照片、视频、销毁时间、参与人员等信息；对涉密文件销毁，监督人员需全程在场，直至所有文件彻底销毁；发现销毁过程存在违规操作的，需立即叫停并要求整改，整改合格后方可继续。第五节销毁后确认与归档第二十条销毁确认：销毁工作完成后，行政部组织监督人员、销毁实施人员共同开展销毁后确认工作；核查销毁文件是否彻底、无残留，电子存储介质是否已无法恢复数据；确认无误后，填写《废旧文件销毁确认单》，注明销毁批次、数量、方式、时间、确认结果等信息，由参与人员签字确认。第二十一条报告与归档：行政部根据销毁记录、确认单等资料，编制《废旧文件销毁报告》，详细说明本次销毁工作的实施情况、监督情况、确认结果等内容；一级涉密文件销毁报告需提交销毁小组审批，审批通过后归档；所有销毁相关资料（包括登记台账、移交清单、销毁方案、审批文件、现场记录、确认单、销毁报告等）需由行政部统一归档保管，保管期限不少于3年；归档资料需设置访问权限，严格保密管理。第四章风险防控规范第二十二条信息泄露风险防控：行政部建立废旧文件保密管控机制，严格规范涉密文件的收集、保管、移交及销毁流程；加强保管库房安全管理，防范文件被盗、遗失；销毁过程全程监督，确保文件彻底销毁；定期开展涉密文件销毁专项检查，及时发现并整改风险隐患；对涉及玩家个人信息的文件，严格遵循个人信息保护相关规定，确保销毁合规。第二十三条合规风险防控：行政部联合法务部每月开展一次废旧文件销毁合规风险排查，重点核查销毁流程的合规性、销毁方式的安全性、登记归档的完整性；核查销毁机构资质是否齐全，销毁合同是否规范；对排查发现的风险隐患，立即制定整改方案，明确整改责任与时限，跟踪整改落实情况。第二十四条操作风险防控：行政部规范各环节操作标准，组织开展废旧文件销毁专项培训，提升从业人员操作技能与保密意识；配备合格的销毁设备与存储设施，定期维护检修，确保设备正常运行；建立操作失误应急预案，对因操作不当导致的文件未彻底销毁、信息泄露等问题，及时采取补救措施。第二十五条应急处置机制：若发生废旧文件丢失、泄露或销毁不当引发的信息安全事件，相关部门、门店需立即上报行政部及销毁小组；行政部牵头联合法务部制定应急处置方案，及时采取信息拦截、风险预警、沟通澄清等措施，降低损失；涉及玩家信息泄露的，需按规定向相关部门报告并告知受影响玩家；处理完成后，形成《废旧文件销毁风险处置报告》，报销毁小组备案，并梳理问题根源，完善防控措施。第五章监督考核与奖惩第一节监督机制第二十六条常态化监督：行政部联合法务部、运营管理部通过日常台账核查、现场抽查、资料审核等方式，对各部门、各门店废旧文件销毁管理工作开展常态化监督，重点核查制度执行情况、文件分类准确性、登记移交规范性、销毁过程合规性、归档完整性等，及时发现并纠正违规行为，形成《废旧文件销毁管理监督检查记录表》。第二十七条专项监督：销毁小组每半年组织一次废旧文件销毁管理专项监督检查，重点检查涉密文件销毁合规性、风险防控落实情况、费用使用合规性、问题整改彻底性等；专项检查结束后，形成《废旧文件销毁管理专项监督报告》，上报公司管理层，对发现的问题明确整改责任部门、整改措施及时限。第二十八条全员监督：员工有权对废旧文件销毁管理工作中的违规行为（如随意丢弃涉密文件、未按规定销毁文件、泄露废旧文件信息、虚报销毁数据等）进行举报；举报可通过书面、口头或指定邮箱等方式向行政部或销毁小组提交；销毁小组对举报内容进行专项核查，核查属实的，对举报人给予奖励，并严格为举报人保密。第二节考核机制第二十九条考核内容：公司将废旧文件销毁管理工作纳入各相关部门、门店及从业人员的绩效考核体系，考核周期分为季度考核及年度考核，考核内容主要包括：工作完成情况：废旧文件收集、分类、登记、移交的及时性与准确性；销毁方案的执行规范性与完成质量；销毁记录与归档资料的完整性；涉密文件销毁的合规性。合规运营情况：是否存在违规丢弃、私自留存涉密文件等行为；是否因文件销毁不当引发信息泄露、法律纠纷或玩家投诉；销毁过程是否严格遵循法律法规及制度要求。协同配合情况：各部门、各门店在文件收集、移交、销毁监督等工作中的协同配合程度，是否存在推诿扯皮、延误工作等问题；需求反馈与问题整改的及时性。风险防控情况：是否及时发现并上报废旧文件管理中的风险隐患；风险防控措施的落实效果；应急处置工作的响应及时性与处理效果。第三十条考核结果应用：绩效考核结果由行政部联合运营管理部、人力资源部、财务部综合评定，作为部门评优评先、员工薪酬调整、岗位晋升、奖金发放的重要依据；考核不合格的部门或门店，取消当年度评优资格，负责人需接受约谈并制定改进计划；考核不合格的员工，进行离岗废旧文件销毁专项培训，培训后仍不合格的，调整岗位或按公司相关规定处理。第三节奖惩措施第三十一条奖励措施：对在废旧文件销毁管理工作中表现突出，符合以下条件之一的部门、门店或个人，公司给予表彰及物质奖励：严格遵循制度要求，废旧文件管理全流程规范，未发生任何信息泄露或违规问题，考核指标优异的部门；门店废旧文件分类准确、移交及时、销毁合规，玩家信息保护到位，无相关投诉的门店及相关负责人；及时发现重大信