2026年剧本杀运营公司公章使用与保管管理制度

2026年剧本杀运营公司公章使用与保管管理制度第一章总则第一条为规范公司公章的刻制、保管、使用、交接及销毁等全流程管理工作，防范公章使用风险，保障公司合法权益，维护公司经营管理秩序，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国印章治安管理办法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合剧本杀行业运营特性（含剧本采购合同、异业合作协议、门店运营文件等用印场景）及公司实际情况，制定本制度。第二条本制度所称公章，是指公司依法刻制的具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、人事专用章、各门店专用章等。第三条本制度适用于公司各部门、各门店及全体员工，覆盖公章从刻制申请到销毁归档的全生命周期管理环节，任何部门或个人使用、保管公章均需严格遵守本制度规定。第四条公章管理遵循以下核心原则：合法合规原则：公章的刻制、使用、备案、销毁等环节严格遵守国家法律法规及行政规章要求；专人专管原则：明确各公章的专属保管人，落实保管责任，严禁擅自委托他人代管；审批前置原则：所有公章使用必须履行完整的审批程序，未经审批不得擅自用印；全程追溯原则：建立公章使用登记制度，详细记录用印事项、用印人、审批人、用印时间等信息，确保用印行为可追溯；安全保密原则：公章保管环境需安全可靠，严防公章丢失、被盗、伪造或滥用，保障公章使用安全。第五条公司成立公章管理小组（以下简称“管理小组”），由公司负责人担任组长，行政部负责人担任副组长，法务部负责人、财务部负责人、各门店店长担任组员。小组统筹推进制度落地、公章管理规划审批、重大用印事项审核及违规行为处置等工作，行政部作为牵头部门，负责公章日常管理的具体实施。第二章职责分工第六条管理小组核心职责：统筹制定公司公章管理规划，明确公章刻制、保管、使用的总体要求及资源保障方案；审批公章刻制、增补、更换及销毁申请，审核重大用印事项（如金额较大的合作合同、对外投融资文件等）的用印合理性；监督公章管理全流程工作，核查公章保管状态、用印审批记录及使用登记完整性；协调解决公章管理过程中出现的重大问题（如公章丢失、被盗、滥用等），制定应急处置方案及责任追究决策；组织开展公章管理规范培训，提升相关人员的责任意识及合规操作能力。第七条行政部（牵头部门）核心职责：负责落实管理小组部署，牵头办理公章刻制、备案、增补、更换及销毁的具体手续；建立健全公章管理档案，记录公章刻制信息、保管人信息、用印登记记录、交接记录、销毁记录等全流程资料；负责公司公章、合同专用章等核心公章的日常保管工作，落实保管安全措施；受理各部门及门店的用印申请，严格审核申请材料的完整性、合规性，组织开展用印审批流转工作；监督各专用章（如财务专用章、门店专用章）的保管及使用情况，定期开展公章管理专项检查；负责公章使用过程中的规范指导，及时纠正不规范用印行为；公章出现丢失、被盗等情况时，第一时间上报管理小组，并协助开展挂失、补办等应急处置工作。第八条财务部核心职责：负责财务专用章的日常保管工作，严格按照财务管理制度及本制度要求规范使用；审核涉及财务类文件（如付款凭证、财务报表、税务申报文件等）的用印申请，确保用印事项真实、合规；建立财务专用章使用登记台账，定期向行政部报备使用情况；配合行政部开展公章管理专项检查，提供财务专用章相关管理资料。第九条各门店店长核心职责：作为门店专用章的第一责任人，负责门店专用章的日常保管及使用管理；审核门店层面用印申请（如门店日常运营文件、局部合作协议等），确保用印事项符合公司规定及门店运营需求；建立门店专用章使用登记台账，定期向行政部报备使用情况；配合行政部开展公章管理检查，及时整改门店公章管理中存在的问题。第十条公章保管人核心职责：严格履行专人保管义务，将公章存放于安全、密闭的保管容器（如保险柜）中，严禁随意摆放或交由他人代管；保管期间定期检查公章状态，确保公章完好无损，发现异常情况立即上报行政部；严格按照审批通过的用印申请办理用印手续，对未经审批或审批手续不全的用印需求，有权拒绝用印；规范填写公章使用登记台账，详细记录每笔用印事项的关键信息，确保记录真实、完整、可追溯；离岗（含下班、休假、离职）前，需确认公章妥善保管，交接时严格履行交接手续。第十一条用印申请人核心职责：如实提交用印申请材料，确保用印事项真实、合法，申请材料完整、准确；按照审批流程推进用印申请流转，及时补充完善申请材料中的缺失信息；用印完成后，妥善保管用印文件，及时将相关资料归档；发现用印过程中存在违规行为或异常情况时，及时向行政部或管理小组反馈。第三章公章管理全流程规范第十二条公章刻制与备案：公司公章的刻制需由行政部向管理小组提交刻制申请，说明刻制原因、公章类型、使用范围等信息，经管理小组审批同意后，方可办理；刻制公章必须选择具备合法资质的印章刻制单位，严格按照国家相关标准刻制，确保公章样式、规格符合规定；公章刻制完成后，行政部需在规定时限内到公安机关办理备案手续，领取印章备案证明；备案完成后，行政部建立公章管理档案，记录公章刻制时间、备案信息、保管人等基础信息，并组织开展公章启用交接工作。第十三条公章保管规范：公司公章、合同专用章等核心公章由行政部指定专人保管，存放于公司专用保险柜中，保险柜钥匙由保管人专人保管，严禁转借他人；财务专用章由财务部指定专人保管，与财务负责人名章实行分人保管，共同使用时需相互监督；门店专用章由店长或其指定人员保管，存放于门店安全保管设施中，每日营业结束后需再次确认保管状态；保管人因休假、出差等原因需临时离岗时，需向行政部提交临时交接申请，经批准后，与指定的临时保管人办理书面交接手续，明确交接责任；临时离岗结束后，及时办理交接归还手续；保管人离职时，必须将所保管的公章及相关管理资料完整移交，办理交接手续并经行政部审核确认后，方可办理离职手续。第十四条用印申请与审批：用印申请人需填写《公章使用审批表》，详细注明用印事项、用印文件名称及份数、用印日期、申请部门及申请人等信息，并附上用印文件原件及相关支撑材料（如合作协议草案、会议决议、业务审批单等）；用印申请审批流程：①常规用印事项（如日常运营文件、普通通知、金额较小的常规合作协议等）：申请人提交申请后，经部门负责人或门店店长审核同意，再报行政部审核，审核通过后由公章保管人办理用印手续；②重大用印事项（如金额较大的合作合同、对外投融资文件、公司重大决策文件、诉讼相关文件等）：经部门负责人审核、行政部审核、法务部合规审核后，报管理小组副组长审核，最终由管理小组组长审批同意后，方可办理用印手续；③财务类用印事项（如付款凭证、财务报表等）：经财务部负责人审核同意后，由财务专用章保管人办理用印手续，重大财务用印事项需报管理小组审批；各审批环节需在1个工作日内完成审核，对审核有异议的，需注明异议理由并退回申请人补充完善；申请人修改后重新提交审核，审核时限重新计算；未经审批或审批手续不全的，公章保管人有权拒绝用印，严禁先斩后奏或擅自用印。第十五条用印操作规范：用印前，保管人需再次核对用印申请审批手续、用印文件内容，确认无误后，方可进行用印操作；用印时需确保印章清晰、端正，加盖位置准确（如文件首页右上角、落款处等），严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等空白文件上加盖公章；一份文件需多份用印的，需确保每份文件内容完全一致，用印完成后由保管人在每份文件上加盖骑缝章（如有必要）；用印过程中，保管人需全程在场监督，严禁申请人自行操作用印；用印完成后，保管人在《公章使用审批表》上签字确认，并及时将用印文件原件及审批表归档；严禁利用公章从事违法违规、损害公司利益的行为，严禁转借公章给公司外部人员使用；涉外用印事项需经法务部审核并报管理小组审批同意后，方可办理用印手续，必要时需咨询专业法律意见。第十六条用印登记规范：公章保管人需建立《公章使用登记台账》，详细记录每笔用印事项的审批表编号、用印事项、用印文件名称、用印份数、审批人、申请人、用印时间、保管人等信息，确保记录要素完整、可追溯；《公章使用登记台账》实行电子台账与纸质台账双重管理，电子台账实时更新，纸质台账由保管人专人保管，每月汇总后提交行政部备案；用印文件原件需由相关部门或申请人按照公司档案管理规定归档保存，行政部定期核查用印文件归档情况。第十七条公章交接规范：公章发生保管人变更、部门调整等情况时，需办理正式的交接手续，填写《公章交接登记表》，详细记录交接公章名称、数量、状态、交接时间、交接人、接收人、监交人等信息；交接过程需由行政部指定人员担任监交人，监交人全程监督交接过程，确保公章及相关资料完整移交；交接完成后，交接人、接收人、监交人需在《公章交接登记表》上签字确认，登记表一式三份，交接人、接收人各执一份，行政部归档一份；接收人接手后，需立即核对公章状态，发现问题及时向监交人及行政部反馈。第十八条公章更换与销毁：公章出现磨损、变形、样式更新或公司名称变更等情况时，需更换公章的，由行政部提交更换申请，附原公章及相关证明材料，报管理小组审批同意后，按照刻制备案流程办理新公章刻制及备案手续；新公章启用后，原公章需立即停止使用，由行政部负责回收保管；符合以下条件的公章需进行销毁：①已更换的废旧公章；②因公司注销、合并等原因不再使用的公章；③其他依法需销毁的公章；公章销毁需由行政部提交销毁申请，报管理小组审批同意后，组织专人负责销毁，销毁过程需有监交人在场监督，确保公章彻底销毁；销毁完成后，行政部填写《公章销毁记录表》，记录销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等信息，相关人员签字确认后归档保存。第十九条应急处置规范：公章丢失或被盗时，保管人需立即向行政部及管理小组报告，并及时向公安机关报案，申请挂失；同时，行政部协助发布公章作废声明，避免造成不良后果；发现他人伪造公司公章或违规使用公司公章时，行政部需立即收集相关证据，向公安机关报案，并报管理小组制定处置方案，追究相关人员责任；因用印不当引发纠纷或给公司造成损失时，行政部需及时联合法务部开展应急处置，采取法律措施维护公司权益，并查明原因，追究相关人员责任。第四章监督考核与奖惩措施第二十条监督检查：管理小组每季度开展一次公章管理专项监督检查，重点核查公章保管状态、用印审批流程完整性、用印登记规范性、档案管理完整性等；行政部每月对各部门及门店的公章使用与保管情况进行抽查，每月抽查次数不少于2次，及时发现并整改问题；建立公章管理违规举报机制，鼓励员工举报擅自用印、保管不当、伪造公章等违规行为，举报信息严格保密；对查实的举报，给予举报人适当奖励。第二十一条考核机制：将公章使用与保管管理工作纳入各部门、各门店及相关人员的绩效考核体系，考核指标包括：用印合规率、审批流程完整性、用印登记准确性、公章保管安全性、档案管理完整性等；考核结果与薪酬、评优评先、晋升直接挂钩。第二十二条奖励措施：年度内严格遵守本制度，公章管理规范有序，无违规用印行为，且及时发现并制止违规用印风险的部门或个人，授予“公章管理先进集体/个人”称号，给予现金奖励300-1000元；成功举报公章管理违规行为，避免公司重大损失或不良影响的，给予举报人现金奖励500-2000元；在公章应急处置工作中表现突出，有效降低公司损失的，给予相关人员现金奖励500-1500元。第二十三条处罚措施：用印申请人提供虚假材料、隐瞒真实情况申请用印的，给予批评教育、绩效扣5-10分、罚款200-500元；引发纠纷或给公司造成损失的，依法承担赔偿责任；未经审批擅自用印、审批手续不全用印或在空白文件上用印的，给予相关责任人通报批评、绩效扣10-20分、罚款500-2000元；造成公司损失的，依法承担赔偿责任；情节严重的，按照公司规章制度予以纪律处分；构成违法的，移交司法机关依法追究刑事责任；公章保管人未履行保管义务，导致公章随意摆放、转借他人或丢失、被盗的，给予通报批评、绩效扣10-30分、罚款500-3000元；造成公司损失的，依法承担赔偿责任；情节严重的，解除劳动合同并追究法律责任；未规范填写用印登记台账、档案管理不完整或未按规定办理公章交接、销毁手续的，给予相关责任人批评教育、绩效扣3-10分、罚款200-800元；部门负责人或门店店长未履行审核监督职责，导致本部门或门店出现违规用印行为的，给予通报批评、绩效扣8-15分、罚款300-1000元；伪造、变造公司公章或协助他人违规使用公章的，一经查实，立即解除劳动合同，没收违法所得；给公司造成损失的，依法承担赔偿责任