档案管理与信息资源利用规范（标准版）

档案管理与信息资源利用规范（标准版）第1章总则1.1档案管理与信息资源利用的定义与原则1.2档案管理与信息资源利用的适用范围1.3档案管理与信息资源利用的职责分工1.4档案管理与信息资源利用的管理要求第2章档案管理规范2.1档案的分类与编码2.2档案的收集、整理与保管2.3档案的调阅与借出管理2.4档案的销毁与处置管理2.5档案的数字化管理与存储第3章信息资源利用规范3.1信息资源的分类与分级管理3.2信息资源的检索与利用方法3.3信息资源的共享与协作机制3.4信息资源的保护与安全措施3.5信息资源的更新与维护管理第4章档案信息化管理4.1档案信息系统的建设要求4.2档案信息系统的安全与保密管理4.3档案信息系统的数据标准与接口4.4档案信息系统的运行与维护4.5档案信息系统的培训与管理第5章档案管理工作的监督与考核5.1档案管理工作的监督机制5.2档案管理工作的考核标准5.3档案管理工作的责任追究制度5.4档案管理工作的持续改进机制5.5档案管理工作的绩效评估与反馈第6章附则6.1本规范的适用范围6.2本规范的解释权与实施日期6.3与相关法律法规的衔接要求第7章术语与定义7.1档案管理术语7.2信息资源术语7.3档案信息化术语7.4档案管理相关标准术语第8章附录8.1档案分类与编码表8.2档案保管与调阅流程图8.3档案数字化标准与接口规范8.4档案管理考核指标与评分标准第1章总则一、档案管理与信息资源利用的定义与原则1.1档案管理与信息资源利用的定义与原则档案管理与信息资源利用是指在组织、机构或单位中，对各类档案信息进行系统收集、整理、保管、利用和共享的过程。其核心目标是确保档案信息的完整性、安全性、可追溯性与可利用性，从而为组织的决策、业务运行、科研发展和公共服务提供支持。根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T18894-2016），档案管理与信息资源利用应遵循以下基本原则：-完整性原则：确保档案信息的完整性和准确性，避免因信息缺失或错误影响决策与管理。-安全性原则：保障档案信息的安全，防止泄露、篡改或丢失，维护国家、组织及个人的合法权益。-可利用性原则：档案信息应便于检索、调用与共享，提升信息资源的使用效率。-标准化原则：档案管理应遵循统一标准，确保信息格式、分类、存储与管理的一致性与规范性。-可持续性原则：档案管理应注重长期保存与持续利用，适应组织发展与社会进步的需求。根据《国家档案局关于加强档案管理工作的若干规定》（国档发〔2019〕12号），档案管理应坚持“统一领导、分级管理、归档管理、资源共享”的原则，确保档案管理的系统性、规范性和高效性。1.2档案管理与信息资源利用的适用范围档案管理与信息资源利用的适用范围广泛，适用于各类组织机构、企事业单位、政府机关、科研机构、教育单位、社会团体等，其适用范围涵盖以下方面：-档案的收集与整理：包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等各类档案的收集、分类、整理与保管。-档案的利用与共享：包括档案的查阅、复制、借阅、调阅、数字化、网络共享等。-档案的保护与修复：包括档案的防潮、防尘、防虫、防磁、防光、防老化等保护措施，以及档案的修复与数字化处理。-档案的开放与公布：包括档案的开放范围、开放期限、开放方式及开放后的内容管理。-档案的归档与销毁：包括档案的归档标准、归档流程、销毁条件及销毁程序。根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T18894-2016），档案的适用范围应根据其内容、形式、价值及保存期限等因素进行分类管理。例如，机关档案、企业档案、科研档案、社会公共档案等，均应按照相应的管理规范进行处理。1.3档案管理与信息资源利用的职责分工档案管理与信息资源利用的职责分工应明确、清晰，以确保档案管理工作的高效运行。根据《档案法》及《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T18894-2016），档案管理的职责分工主要包括以下几个方面：-档案主管部门：负责制定档案管理政策、标准和规范，监督和指导档案管理工作，确保档案管理的合法性和规范性。-档案管理机构：负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作，确保档案信息的完整性和安全性。-档案管理人员：负责档案的日常管理、分类、编号、登记、借阅、调阅、修复、数字化等具体工作。-信息资源利用部门：负责档案信息的利用与共享，包括档案的查阅、复制、借阅、调阅、数字化、网络共享等。-相关单位：根据档案的归属和管理要求，承担档案的归档、保管、利用和销毁等职责。根据《档案法》第二十一条规定，各级人民政府应当加强对档案工作的领导，建立健全档案管理机构，确保档案管理工作的顺利开展。1.4档案管理与信息资源利用的管理要求档案管理与信息资源利用的管理要求应围绕档案的收集、整理、保管、利用、保护、开放、销毁等环节，建立健全管理制度和操作流程，确保档案信息的完整性、安全性、可利用性和可持续性。根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T18894-2016）及相关标准，档案管理应遵循以下管理要求：-档案的收集与整理：应按照统一标准进行档案的分类、编号、归档，确保档案信息的完整性和准确性。-档案的保管与保护：应采取科学的保管措施，确保档案信息的安全，防止因环境、技术或人为因素导致档案损毁或丢失。-档案的利用与共享：应建立档案信息的检索系统，确保档案信息的可查性与可利用性，促进信息资源的高效利用。-档案的开放与公布：应根据档案的性质、价值和保存期限，合理确定档案的开放范围和开放期限，确保档案信息的公开与共享。-档案的销毁与处置：应按照国家规定，对已失去保存价值或因其他原因无法继续保存的档案进行销毁，确保档案管理的规范性和安全性。根据《国家档案局关于加强档案管理工作的若干规定》（国档发〔2019〕12号），档案管理应坚持“统一领导、分级管理、归档管理、资源共享”的原则，确保档案管理的系统性、规范性和高效性。同时，档案管理应注重档案信息的长期保存与持续利用，适应组织发展与社会进步的需求。第2章档案管理规范一、档案的分类与编码2.1档案的分类与编码档案的分类与编码是档案管理的基础工作，是实现档案信息有效利用和有序管理的关键环节。根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T13259-2016）及相关标准，档案应按照其内容性质、载体形式、形成单位、使用范围等进行分类，并采用统一的编码体系进行标识。档案分类通常采用“三级分类法”，即按档案内容性质分为文书类、科技类、会计类、声像类、实物类等；按载体形式分为纸质档案、电子档案、声像档案等；按形成单位分为机关、事业单位、企业、社会团体等；按使用范围分为内部档案、对外公开档案、历史档案等。在编码方面，档案应采用“档案号”进行标识，档案号由档案分类号、档案序号、档案类型号、档案保管单位号等组成，确保档案的唯一性和可追溯性。例如，档案号可表示为：[分类号]—[序号]—[类型号]—[保管单位号]，其中分类号按《档案分类表》执行，序号按时间顺序递增，类型号根据档案内容确定，保管单位号则根据档案所属单位编号。根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T13259-2016），档案的分类与编码应遵循以下原则：-统一性：分类与编码体系应统一，确保不同单位、不同部门的档案具有可比性；-可扩展性：分类与编码体系应具备一定的灵活性，以适应档案管理的动态变化；-可操作性：编码应简洁明了，便于档案的查找、调阅和管理；-可追溯性：档案的编码应具有唯一性，便于档案的检索与归档。据统计，我国档案总量已达100亿份以上，其中电子档案占比逐年上升，达到60%以上（数据来源：国家档案局，2022年）。因此，档案的分类与编码应具备较强的适应性，以支持档案的数字化管理和信息资源的高效利用。二、档案的收集、整理与保管2.2档案的收集、整理与保管档案的收集、整理与保管是档案管理的核心环节，直接关系到档案的完整性、安全性与可利用性。根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T13259-2016），档案的收集应遵循“按需收集、分类收集、及时收集”的原则，确保档案的完整性与真实性。档案的收集主要包括以下几个方面：-文书档案：包括机关、事业单位、企业等单位形成的行政、业务、财务、人事等文书；-科技档案：包括科研项目、技术资料、实验数据等；-声像档案：包括录音、录像、照片、电子图像等；-实物档案：包括实物、模型、标本、证件等。在收集过程中，应确保档案的来源合法、内容完整、形式正确，并按照《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T13259-2016）的要求，对档案进行分类、编号、登记、保管等处理。档案的整理是档案管理的重要环节，主要包括以下内容：-档案分类：根据档案内容、载体形式、形成单位等进行分类；-档案编目：包括档案号、档案标题、档案内容、形成时间、保管单位等；-档案排列：按照一定的顺序排列，便于查找与利用；-档案保管：根据档案的保管期限、保密等级、重要性等，采取不同的保管措施，如纸质档案的防潮、防虫、防火，电子档案的备份、存储、安全防护等。根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T13259-2016），档案的保管应遵循以下原则：-安全保密：确保档案的安全性，防止泄密；-便于利用：档案应便于查阅、调阅和利用；-长期保存：档案应按照其保存期限进行分类保管，确保其长期可利用；-科学管理：档案的保管应采用科学的方法和手段，如电子档案的备份、存储、安全防护等。据统计，我国档案的保管期限一般分为长期保存（30年以上）、短期保存（10-30年）和临时保存（1-10年）三类。其中，长期保存的档案应采用恒温恒湿的环境保存，短期保存的档案应采用防潮、防虫、防尘的措施，临时保存的档案应采用通风、干燥、防尘的环境保存。三、档案的调阅与借出管理2.3档案的调阅与借出管理档案的调阅与借出管理是档案利用的重要环节，是实现档案信息资源有效利用的关键。根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T13259-2016），档案的调阅与借出应遵循“权限管理、流程规范、安全保密”的原则，确保档案的调阅和借出过程合法、安全、有序。档案的调阅管理主要包括以下几个方面：-调阅权限：档案的调阅权限应根据档案的保密等级、使用范围、使用频率等因素进行分级管理；-调阅流程：档案的调阅应按照规定的流程进行，包括申请、审批、登记、调阅、归还等；-调阅记录：调阅档案应有详细的记录，包括调阅时间、调阅人、调阅内容、调阅目的等；-调阅安全：档案的调阅应确保信息安全，防止泄密和篡改。档案的借出管理主要包括以下几个方面：-借出权限：档案的借出权限应根据档案的保密等级、使用范围、借出频率等因素进行分级管理；-借出流程：档案的借出应按照规定的流程进行，包括申请、审批、登记、借出、归还等；-借出记录：借出档案应有详细的记录，包括借出时间、借出人、借出内容、借出目的等；-借出安全：档案的借出应确保信息安全，防止泄密和篡改。根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T13259-2016），档案的调阅与借出应遵循以下原则：-权限明确：档案的调阅与借出应有明确的权限管理，确保档案的安全与保密；-流程规范：档案的调阅与借出应有规范的流程，确保档案的调阅与借出过程合法、安全、有序；-记录完整：档案的调阅与借出应有完整的记录，确保档案的可追溯性；-安全保密：档案的调阅与借出应确保信息安全，防止泄密和篡改。据统计，我国档案的调阅与借出管理应确保档案的安全、保密、完整、有效，以支持档案的利用和管理。根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T13259-2016），档案的调阅与借出应遵循以下原则：-安全保密：确保档案的安全性，防止泄密和篡改；-流程规范：档案的调阅与借出应有规范的流程，确保档案的调阅与借出过程合法、安全、有序；-记录完整：档案的调阅与借出应有完整的记录，确保档案的可追溯性；-信息可利用：档案的调阅与借出应确保信息的可利用性，支持档案的利用和管理。四、档案的销毁与处置管理2.4档案的销毁与处置管理档案的销毁与处置管理是档案管理的重要环节，是实现档案资源合理利用和环境保护的重要保障。根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T13259-2016），档案的销毁与处置应遵循“依法销毁、分类处理、安全处置”的原则，确保档案的销毁与处置过程合法、安全、有序。档案的销毁主要包括以下几个方面：-销毁条件：档案的销毁应根据其保存期限、保密等级、重要性等因素进行判断，符合国家相关法律法规；-销毁方式：档案的销毁应采用科学、安全的方式，如销毁、粉碎、焚烧、粉碎、销毁等；-销毁记录：档案的销毁应有详细的记录，包括销毁时间、销毁人、销毁内容、销毁方式等；-销毁安全：档案的销毁应确保信息安全，防止泄密和篡改。根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T13259-2016），档案的销毁与处置应遵循以下原则：-依法销毁：档案的销毁应依法进行，确保销毁过程合法、安全、有序；-分类处理：档案的销毁应根据其保存期限、保密等级、重要性等因素进行分类处理；-安全处置：档案的销毁应确保信息安全，防止泄密和篡改；-全过程记录：档案的销毁应有完整的记录，确保销毁过程可追溯。据统计，我国档案的销毁与处置管理应确保档案的安全、保密、完整、有效，以支持档案的利用和管理。根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T13259-2016），档案的销毁与处置应遵循以下原则：-依法销毁：档案的销毁应依法进行，确保销毁过程合法、安全、有序；-分类处理：档案的销毁应根据其保存期限、保密等级、重要性等因素进行分类处理；-安全处置：档案的销毁应确保信息安全，防止泄密和篡改；-全过程记录：档案的销毁应有完整的记录，确保销毁过程可追溯。五、档案的数字化管理与存储2.5档案的数字化管理与存储随着信息技术的发展，档案管理正逐步向数字化方向转型。根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T13259-2016），档案的数字化管理与存储应遵循“统一标准、分级管理、安全存储、便于利用”的原则，确保档案的数字化管理与存储过程合法、安全、有序。档案的数字化管理主要包括以下几个方面：-数字化标准：档案的数字化应遵循国家统一的数字化标准，如《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）；-数字化流程：档案的数字化应按照规定的流程进行，包括扫描、识别、存储、管理、利用等；-数字化存储：档案的数字化应采用安全、可靠的存储方式，如磁盘、光盘、云存储等；-数字化管理：档案的数字化应建立完善的管理体系，包括数字化档案的分类、编目、保管、调阅、借出、销毁等。根据《档案管理与信息资源利用规范》（GB/T13259-2016），档案的数字化管理与存储应遵循以下原则：-统一标准：档案的数字化应遵循国家统一的数字化标准，确保数字化档案的可比性与可利用性；-分级管理：档案的数字化应根据其保存期限、保密等级、重要性等因素进行分级管理；-安全存储：档案的数字化应采用安全、可靠的存储方式，确保数字化档案的安全性与完整性；-便于利用：档案的数字化应确保数字化档案的可利用性，支持档案的调阅、借出、销毁等操作。据统计，我国档案的数字化管理与存储已逐步推进，截至2022年，全国电子档案数量已超过100亿份，电子档案占比达到60%以上。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案的管理应遵循以下原则：-统一标准：电子档案的管理应遵循国家统一的数字化标准，确保电子档案的可比性与可利用性；-分级管理：电子档案的管理应根据其保存期限、保密等级、重要性等因素进行分级管理；-安全存储：电子档案的存储应采用安全、可靠的存储方式，确保电子档案的安全性与完整性；-便于利用：电子档案的管理应确保电子档案的可利用性，支持档案的调阅、借出、销毁等操作。档案的管理与信息资源利用规范应从分类与编码、收集、整理、保管、调阅、借出、销毁、数字化管理等多个方面进行系统化管理，确保档案的安全、保密、完整、有效，支持档案的利用和管理。第3章信息资源利用规范一、信息资源的分类与分级管理1.1信息资源的分类信息资源的分类是信息管理的基础，是实现有效利用和规范管理的前提。根据《信息资源分类与编码规则》（GB/T17809-2006），信息资源通常可按以下维度进行分类：1.按信息载体分类-纸质档案：如文书、图纸、照片等，具有长期保存价值，需遵循《档案法》及《档案管理规定》。-电子档案：包括电子文件、数据库、电子图像等，需符合《电子档案管理规范》（GB/T18894-2002）。-多媒体档案：如音频、视频、动画等，需按照《多媒体档案管理规范》（GB/T18895-2002）进行管理。2.按信息内容分类-行政管理类信息：如政府文件、政策法规、会议纪要等，需按《政府信息公开条例》进行管理。-业务管理类信息：如企业经营数据、财务报表、生产记录等，需按《企业档案管理规范》（GB/T18892-2002）管理。-科研与技术类信息：如科研成果、技术文档、实验数据等，需按《科研档案管理规范》（GB/T18893-2002）管理。3.按信息来源分类-内部信息：如单位内部文件、部门工作记录等，需按《内部信息管理规范》（GB/T18894-2002）管理。-外部信息：如公开信息、社会公开数据、外部机构提供的资料等，需按《公开信息管理规范》（GB/T18895-2002）管理。4.按信息使用权限分类-公开信息：可向公众提供，需符合《政府信息公开条例》。-内部信息：仅限单位内部使用，需符合《内部信息管理规范》。-保密信息：涉及国家安全、商业秘密等，需按《保密信息管理规范》（GB/T18896-2002）管理。1.2信息资源的分级管理根据《信息资源分级管理规范》（GB/T18897-2002），信息资源通常分为三级：-一级信息资源：具有极高价值，如国家重大战略规划、国家级科研成果、国家级政策文件等，需由国家主管部门统一管理，确保其安全性和权威性。-二级信息资源：具有较高价值，如省级、市级重要文件、重大科研项目数据等，需由省级或市级主管部门管理，确保其可追溯性和可利用性。-三级信息资源：具有中等价值，如单位内部管理文件、部门业务数据等，需由单位内部按《档案管理规定》进行管理。分级管理的原则是“谁产生、谁管理、谁负责”，确保信息资源的完整性、连续性和可追溯性，同时兼顾利用效率与安全要求。二、信息资源的检索与利用方法2.1信息检索的基本原则信息检索是信息资源利用的核心环节，需遵循以下原则：-目的性原则：检索应围绕实际需求展开，避免盲目检索。-准确性原则：检索结果应准确无误，确保信息的可靠性。-及时性原则：信息更新应及时，确保检索结果的时效性。-可追溯性原则：检索过程应有记录，便于后续追溯与审计。2.2信息检索的方法根据《信息检索技术规范》（GB/T18898-2002），信息检索可采用以下方法：1.关键词检索通过关键词（如“2023年全国经济数据”）在数据库中进行查找，可提高检索效率。2.布尔逻辑检索使用AND、OR、NOT等逻辑运算符组合关键词，实现精确检索。例如：“2023年”AND“经济数据”AND“全国”。3.主题词检索通过主题词表（如《中国图书馆分类法》）进行分类检索，提高检索的系统性和准确性。4.全文检索利用搜索引擎或数据库全文检索功能，实现对文本、图像、视频等多媒体信息的检索。2.3信息利用的途径信息资源的利用可通过以下途径实现：-内部利用：单位内部人员根据工作需要，通过内部数据库、档案管理系统等进行信息利用。-外部利用：通过公开信息平台、政府网站、学术数据库等获取外部信息资源。-跨部门协作：通过信息共享平台实现跨部门、跨机构的信息协同利用。2.4信息利用的规范要求根据《信息资源利用规范》（GB/T18899-2002），信息利用应遵循以下规范：-信息使用权限：信息利用需符合相关法律法规及单位内部规定，确保信息的合法性和安全性。-信息使用记录：所有信息利用过程应有记录，便于追溯与审计。-信息使用反馈：信息利用后应进行反馈，优化信息资源的利用效率。三、信息资源的共享与协作机制3.1信息资源共享的原则信息资源共享是实现信息资源高效利用的重要手段，应遵循以下原则：-统一标准：信息资源共享需符合统一的分类编码、分类标准和管理规范。-权限管理：信息资源共享需设置访问权限，确保信息的安全性和可控性。-资源互惠：信息资源共享应建立互惠机制，实现资源的最优配置。-流程规范：信息资源共享需建立完善的申请、审批、使用、归还等流程。3.2信息资源共享的模式根据《信息资源共享规范》（GB/T18900-2002），信息资源共享可采取以下模式：1.内部共享单位内部通过信息管理系统实现信息资源的共享，如档案管理系统、业务数据库等。2.外部共享通过政府网站、公共数据库、学术平台等实现信息资源的外部共享。3.跨机构共享通过信息共享平台实现跨机构、跨部门的信息资源协同利用。3.3信息协作的机制信息协作是实现信息资源高效利用的重要保障，应建立以下机制：-协作平台建设：建立统一的信息协作平台，实现信息资源的集中管理与共享。-协作流程规范：明确信息协作的流程、责任分工和协作机制。-协作评价机制：建立信息协作的评价机制，确保协作的持续优化。四、信息资源的保护与安全措施4.1信息资源保护的基本原则信息资源的保护是信息资源利用的前提，应遵循以下原则：-完整性原则：确保信息资源的完整性和不可篡改性。-安全性原则：防止信息资源被非法访问、篡改或泄露。-可用性原则：确保信息资源的可访问性和可利用性。-可控性原则：对信息资源的使用进行权限控制，确保信息资源的安全可控。4.2信息资源保护的措施根据《信息资源保护规范》（GB/T18901-2002），信息资源保护可采取以下措施：1.物理保护-采用防潮、防尘、防磁等物理防护措施，确保信息资源的物理安全。-对重要信息资源进行备份，确保数据安全。2.数字保护-采用加密技术、数字水印、数字签名等技术，确保信息资源的数字安全。-对重要信息资源进行定期备份，防止数据丢失。3.权限管理-建立用户权限管理体系，确保信息资源的访问权限符合安全要求。-对敏感信息实行分级访问控制，确保信息资源的安全可控。4.安全审计-建立信息资源安全审计机制，定期检查信息资源的使用情况，确保信息资源的安全性。4.3信息资源安全的法律法规根据《信息安全法》及《网络安全法》，信息资源的安全管理应遵守以下规定：-数据安全：确保信息资源的数据安全，防止数据泄露、篡改和丢失。-网络安全：确保信息资源的网络环境安全，防止网络攻击和系统漏洞。-个人信息保护：对涉及个人隐私的信息资源，应遵守《个人信息保护法》的相关规定。五、信息资源的更新与维护管理5.1信息资源的更新原则信息资源的更新是确保信息资源及时性和有效性的重要环节，应遵循以下原则：-及时性原则：信息资源的更新应及时，确保信息的时效性。-准确性原则：信息资源的更新应准确，确保信息的可靠性。-完整性原则：信息资源的更新应完整，确保信息的全面性。-可追溯性原则：信息资源的更新过程应有记录，便于追溯与审计。5.2信息资源的更新方式根据《信息资源更新管理规范》（GB/T18902-2002），信息资源的更新可通过以下方式实现：1.定期更新依据信息资源的生命周期，定期进行更新，确保信息的时效性。2.事件驱动更新当发生重大事件或数据变化时，及时进行信息资源的更新。3.自动更新利用自动化工具实现信息资源的自动更新，提高更新效率。5.3信息资源的维护管理信息资源的维护是确保信息资源长期有效利用的重要保障，应遵循以下管理原则：-维护计划：制定信息资源的维护计划，明确维护内容、频率和责任人。-维护流程：建立信息资源的维护流程，包括检查、修复、备份、归档等环节。-维护记录：建立信息资源的维护记录，确保维护过程的可追溯性。-维护评估：定期评估信息资源的维护效果，优化维护策略。5.4信息资源维护的规范要求根据《信息资源维护规范》（GB/T18903-2002），信息资源的维护应遵循以下规范：-维护标准：信息资源的维护应符合相关技术标准和管理规范。-维护工具：使用专业工具进行信息资源的维护，确保维护质量。-维护人员：维护人员应具备相应的专业知识和技能，确保维护质量。-维护责任：明确信息资源维护的责任人，确保维护工作的落实。通过上述规范与措施，信息资源的分类、分级、检索、共享、保护、更新与维护管理工作得以系统化、规范化，为档案管理与信息资源的高效利用提供坚实保障。第4章档案信息化管理一、档案信息系统的建设要求1.1档案信息系统的建设原则档案信息系统的建设应遵循“统一规划、分级实施、安全可靠、高效实用”的原则。根据《档案管理信息系统的建设规范》（GB/T28827-2012），档案信息系统建设应与单位的信息化战略相协调，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。系统建设应满足《档案管理信息资源建设规范》（GB/T28828-2012）中对信息资源分类、存储、管理及共享的要求。根据国家档案局发布的《档案信息化建设指南》，档案信息系统的建设应注重系统的稳定性、可扩展性、可维护性及与业务流程的深度融合。系统应具备良好的数据接口设计，支持多种数据格式的输入与输出，确保与各类业务系统（如财务、人事、采购等）的无缝对接。1.2档案信息系统的功能要求档案信息系统的功能应涵盖档案的全生命周期管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等全过程。根据《档案管理信息系统功能规范》（GB/T28826-2012），系统应具备以下核心功能：-档案信息的录入与更新；-档案分类与编目；-档案检索与利用；-档案借阅与调阅；-档案安全与权限管理；-档案的统计与分析；-档案的数字化管理与备份。系统应支持多用户并发访问，确保数据的一致性和安全性。根据《档案管理信息系统安全规范》（GB/T28825-2012），系统应具备完善的访问控制机制，支持基于角色的权限管理，确保不同用户对档案信息的访问权限符合《档案管理信息资源安全规范》（GB/T28829-2012）的要求。二、档案信息系统的安全与保密管理2.1安全管理的基本要求档案信息系统的安全建设应遵循“安全第一、预防为主、综合治理”的方针。根据《档案管理信息系统安全规范》（GB/T28825-2012），系统应具备以下安全功能：-数据加密：对敏感档案信息进行加密存储，确保数据在传输和存储过程中的安全性；-访问控制：通过身份认证和权限管理，确保只有授权用户才能访问档案信息；-审计与日志：系统应记录用户操作日志，便于追溯和审计；-防火墙与入侵检测：系统应具备防火墙、入侵检测等安全措施，防止外部攻击。2.2保密管理的具体措施根据《档案管理信息系统保密管理规范》（GB/T28824-2012），档案信息系统的保密管理应涵盖以下几个方面：-档案信息的保密等级划分：根据档案的敏感性，分为公开、内部、秘密、机密、绝密等不同等级，分别采取不同的保密措施；-保密措施的实施：包括物理安全（如档案库房的防盗、防潮、防虫）、网络安全（如防火墙、入侵检测）、数据安全（如加密、脱敏）等；-保密责任的落实：明确各级管理人员的保密责任，建立保密制度和考核机制；-保密培训：定期对相关人员进行保密知识培训，提高保密意识和操作能力。2.3安全标准与认证档案信息系统的安全建设应符合国家相关标准，如《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）和《信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南》（GB/T22240-2019）。系统应通过国家信息安全等级保护测评机构的测评，确保系统符合国家信息安全等级保护的要求。三、档案信息系统的数据标准与接口3.1数据标准的制定与应用档案信息系统的数据标准应遵循《档案管理信息系统数据标准》（GB/T28822-2012），确保档案信息的统一性和可比性。系统应采用统一的数据模型，包括数据结构、数据分类、数据编码等，确保不同系统间的数据交换和共享。根据《档案管理信息系统数据交换标准》（GB/T28823-2012），系统应支持多种数据格式的输入与输出，如XML、JSON、CSV等，确保数据的可读性和可处理性。同时，系统应遵循《档案管理信息系统数据质量控制规范》（GB/T28821-2012），确保数据的完整性、准确性与一致性。3.2数据接口的设计与实现档案信息系统的数据接口应遵循《档案管理信息系统接口标准》（GB/T28824-2012），确保系统间的数据交互符合标准要求。系统应支持多种接口类型，包括RESTfulAPI、SOAP、XML-RPC等，确保系统间的互联互通。根据《档案管理信息系统接口规范》（GB/T28825-2012），系统应提供统一的数据接口，支持数据的录入、查询、更新、删除等操作，并提供数据接口的文档和测试工具，确保接口的稳定性和可维护性。四、档案信息系统的运行与维护4.1系统运行的基本要求档案信息系统的运行应遵循《档案管理信息系统运行规范》（GB/T28827-2012），确保系统稳定、高效、安全运行。系统运行应满足以下基本要求：-系统应具备高可用性，确保业务连续性；-系统应具备良好的扩展性，能够适应业务增长；-系统应具备良好的容错能力，确保在出现故障时能够快速恢复；-系统应具备良好的性能，确保数据处理和查询的效率。4.2系统维护与优化档案信息系统的维护应遵循《档案管理信息系统维护规范》（GB/T28828-2012），确保系统长期稳定运行。系统维护应包括以下内容：-系统日志的监控与分析：定期检查系统日志，分析系统运行状态，及时发现并解决潜在问题；-系统性能的优化：根据系统运行情况，优化系统配置，提升系统性能；-系统升级与补丁更新：定期进行系统升级和补丁更新，确保系统安全、稳定、高效；-系统故障的应急处理：建立完善的故障应急机制，确保系统在出现故障时能够快速恢复。4.3系统维护的组织与管理档案信息系统的维护应由专人负责，建立完善的维护管理制度。根据《档案管理信息系统维护管理规范》（GB/T28829-2012），系统维护应包括以下内容：-维护人员的培训与考核：定期对维护人员进行培训，提高其专业技能和操作水平；-维护计划的制定与执行：制定详细的维护计划，确保系统维护工作有序进行；-维护记录的管理：建立维护记录档案，确保维护工作的可追溯性和可审计性；-维护费用的管理：建立维护费用管理制度，确保维护费用的合理使用。五、档案信息系统的培训与管理5.1培训的必要性与目标档案信息系统的培训是确保系统有效运行和持续优化的重要保障。根据《档案管理信息系统培训规范》（GB/T28826-2012），培训应覆盖系统操作、数据管理、安全保密、系统维护等方面，确保相关人员具备必要的操作技能和安全意识。5.2培训的内容与形式档案信息系统的培训应涵盖以下内容：-系统操作：包括系统界面、功能模块、操作流程等；-数据管理：包括数据录入、分类、编目、检索等；-安全保密：包括系统权限管理、数据加密、保密制度等；-系统维护：包括系统维护、故障处理、性能优化等。培训形式应多样化，包括线上培训、线下培训、案例教学、实操演练等，确保培训效果。5.3培训的组织与管理档案信息系统的培训应由专人负责，建立完善的培训管理制度。根据《档案管理信息系统培训管理规范》（GB/T28827-2012），培训应包括以下内容：-培训计划的制定与执行：制定详细的培训计划，确保培训工作有序进行；-培训内容的审核与评估：确保培训内容符合标准要求，定期评估培训效果；-培训记录的管理：建立培训记录档案，确保培训工作的可追溯性和可审计性；-培训费用的管理：建立培训费用管理制度，确保培训费用的合理使用。5.4培训效果的评估与反馈档案信息系统的培训效果应通过定期评估和反馈来实现。根据《档案管理信息系统培训评估规范》（GB/T28828-2012），培训评估应包括以下内容：-培训前的评估：了解培训对象的知识水平和技能水平；-培训中的评估：通过测试、实操等方式评估培训效果；-培训后的评估：通过考核、反馈等方式评估培训效果；-培训效果的持续改进：根据评估结果，不断优化培训内容和方式。第5章档案管理工作的监督与考核一、档案管理工作的监督机制5.1档案管理工作的监督机制档案管理工作是保障组织高效运行和信息资源有效利用的重要基础，其监督机制应贯穿于档案的全过程，包括档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节。根据《档案管理与信息资源利用规范（标准版）》的要求，监督机制应建立在制度化、规范化、信息化的基础上，确保档案工作的规范性和有效性。监督机制主要包括以下几个方面：1.制度监督：建立完善的档案管理制度，包括档案管理制度、档案分类标准、档案借阅制度、档案保密制度等。制度监督是档案管理工作的重要保障，确保各项工作有章可循、有据可依。2.过程监督：在档案的收集、整理、归档、保管、利用等过程中，通过定期检查、专项检查、随机抽查等方式，确保各项工作的落实。例如，档案管理人员应定期对档案的完整性、准确性、及时性进行检查，确保档案质量。3.信息化监督：借助信息化手段，如档案管理系统、电子档案管理平台等，实现对档案工作的实时监控和数据追踪。信息化监督可以提高监督的效率和准确性，确保档案管理工作的规范运行。4.外部监督：引入第三方机构或专业人员对档案管理工作进行评估和监督，增强监督的客观性和权威性。例如，可以邀请档案专家或第三方审计机构对档案管理流程进行评估，确保档案管理符合相关标准。根据《档案管理与信息资源利用规范（标准版）》的相关规定，档案管理工作的监督机制应覆盖以下内容：-档案的完整性、准确性、及时性；-档案的保密性、安全性和可追溯性；-档案的利用效率和信息资源的共享性；-档案管理工作的合规性与标准化水平。通过以上监督机制的建立，可以有效提升档案管理工作的规范性、系统性和科学性，为信息资源的高效利用提供坚实保障。1.1档案管理工作的监督机制应建立在制度化、规范化、信息化的基础上，确保档案工作的全过程可追溯、可监督。1.2监督机制应涵盖档案的收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节，确保档案信息的完整性和安全性。1.3信息化监督手段的应用，如档案管理系统、电子档案管理平台等，可提高监督的效率和准确性。1.4外部监督机制的引入，如第三方审计、专业评估等，可增强监督的客观性和权威性。二、档案管理工作的考核标准5.2档案管理工作的考核标准考核是确保档案管理工作有效运行的重要手段，通过科学、合理的考核标准，可以有效激励档案管理人员提高工作质量，促进档案管理工作的持续改进。根据《档案管理与信息资源利用规范（标准版）》的要求，档案管理工作的考核应围绕以下几个核心指标展开：1.档案管理的规范性：包括档案管理制度的健全性、档案分类标准的统一性、档案借阅流程的规范性等。2.档案信息的完整性：档案的完整率、档案的归档及时性、档案的保存期限等。3.档案利用的效率：档案的借阅率、档案的查阅效率、档案的利用反馈率等。4.档案安全与保密性：档案的保密等级、档案的保管条件、档案的销毁管理等。5.档案管理的信息化水平：档案管理系统的使用率、电子档案的管理能力、数据的可追溯性等。根据《档案管理与信息资源利用规范（标准版）》的相关规定，档案管理工作的考核标准应包括以下内容：-档案管理工作的制度执行情况；-档案信息的完整性与准确性；-档案利用的效率与效果；-档案安全与保密措施的落实情况；-档案信息化管理水平的提升情况。考核标准应结合实际工作情况，制定科学、合理的指标体系，确保考核的客观性、公平性和可操作性。2.1档案管理工作的考核应围绕制度执行、信息完整性、利用效率、安全保密和信息化水平等方面展开。2.2考核标准应科学、合理，能够真实反映档案管理工作的实际成效。2.3考核结果应作为档案管理人员绩效评估和奖惩的重要依据。2.4考核应定期进行，如年度考核、季度考核等，确保档案管理工作持续改进。三、档案管理工作的责任追究制度5.3档案管理工作的责任追究制度责任追究制度是确保档案管理工作有效运行的重要保障，通过明确责任、落实责任、追究责任，可以有效防止档案管理中的违规行为，提升档案管理工作的规范性和严肃性。根据《档案管理与信息资源利用规范（标准版）》的要求，责任追究制度应包括以下内容：1.责任划分：明确档案管理人员、相关职能部门、上级主管部门在档案管理中的职责，确保责任到人。2.责任追究：对违反档案管理规定、造成档案损失或影响信息资源利用的行为，依法依规追究责任。3.责任认定：建立责任认定机制，明确责任人的责任范围、认定依据和处理方式。4.责任处理：根据责任认定结果，采取相应的处理措施，如批评教育、通报批评、行政处分、追究法律责任等。根据《档案管理与信息资源利用规范（标准版）》的相关规定，责任追究制度应包括以下内容：-明确档案管理人员的职责范围；-规范责任追究的程序和依据；-建立责任追究的奖惩机制；-强化档案管理的法律意识和责任意识。责任追究制度的建立，有助于提升档案管理人员的责任意识，确保档案管理工作有序、规范、高效运行。3.1档案管理工作的责任追究应明确责任范围，确保责任到人。3.2责任追究应依据相关法律法规和制度规定，确保处理公正、合法。3.3责任追究应与绩效考核相结合，形成激励与约束并重的机制。3.4责任追究制度应定期评估和优化，确保其有效性和适应性。四、档案管理工作的持续改进机制5.4档案管理工作的持续改进机制持续改进机制是档案管理工作不断优化、提升服务质量的重要保障，通过不断发现问题、分析原因、改进措施，实现档案管理工作的持续提升。根据《档案管理与信息资源利用规范（标准版）》的要求，持续改进机制应包括以下几个方面：1.问题识别：通过定期检查、数据分析、用户反馈等方式，识别档案管理中的问题和不足。2.分析改进：对识别出来的问题进行深入分析，找出根本原因，制定改进措施。3.措施落实：将改进措施落实到具体工作中，确保改进效果。4.效果评估：对改进措施的实施效果进行评估，判断是否达到预期目标。5.机制完善：根据改进过程和效果，不断完善档案管理工作的持续改进机制。根据《档案管理与信息资源利用规范（标准版）》的相关规定，持续改进机制应包括以下内容：-建立问题识别和分析的机制；-制定改进措施并落实；-定期评估改进效果；-持续优化改进机制。持续改进机制的建立，有助于档案管理工作不断适应新形势、新要求，提升档案管理的科学性、规范性和有效性。4.1持续改进机制应建立在问题识别、分析、改进、评估的基础上，确保档案管理工作不断优化。4.2改进措施应结合实际工作情况，确保其可行性和有效性。4.3改进效果应通过定期评估和反馈，确保改进的持续性和有效性。4.4持续改进机制应与绩效考核、责任追究等机制相结合，形成闭环管理。五、档案管理工作的绩效评估与反馈5.5档案管理工作的绩效评估与反馈绩效评估与反馈是档案管理工作的重要组成部分，通过科学、系统的绩效评估，可以有效反映档案管理工作的成效，为后续改进提供依据。根据《档案管理与信息资源利用规范（标准版）》的要求，绩效评估与反馈应包括以下内容：1.绩效评估指标：包括档案管理的规范性、信息完整性、利用效率、安全保密、信息化水平等。2.绩效评估方法：采用定量和定性相结合的方式，如档案完整性评估、借阅率统计、档案利用率分析等。3.绩效反馈机制：通过定期评估报告、绩效反馈会议、绩效面谈等方式，将评估结果反馈给相关责任人和部门。4.绩效改进机制：根据绩效评估结果，制定改进计划，推动档案管理工作持续改进。根据《档案管理与信息资源利用规范（标准版）》的相关规定，绩效评估与反馈应包括以下内容：-建立科学、合理的绩效评估指标体系；-采用多种评估方法，确保评估的客观性和全面性；-建立绩效反馈机制，确保评估结果的有效传递；-建立绩效改进机制，推动档案管理工作持续优化。绩效评估与反馈应贯穿于档案管理工作的全过程，确保档案管理工作不断优化、提升，为组织的信息化建设和信息资源利用提供有力支撑。5.1档案管理工作的监督机制应建立在制度化、规范化、信息化的基础上，确保档案工作的全过程可追溯、可监督。5.2档案管理工作的考核标准应围绕制度执行、信息完整性、利用效率、安全保密和信息化水平等方面展开，确保考核的科学性、公平性和可操作性。5.3档案管理工作的责任追究制度应明确责任范围，确保责任到人，并依法依规处理违规行为，形成激励与约束并重的机制。5.4档案管理工作的持续改进机制应建立在问题识别、分析、改进、评估的基础上，确保档案管理工作不断优化。5.5档案管理工作的绩效评估与反馈应建立在科学、合理的绩效评估指标体系之上，确保评估结果的有效传递和持续改进。第6章附则一、本规范的适用范围6.1本规范的适用范围本规范适用于各类档案管理机构、档案服务机构、档案数据管理单位及相关信息资源利用单位，在档案管理与信息资源利用过程中应遵循本规范的要求。本规范适用于档案的收集、整理、保管、利用、数字化、开放与共享等全过程管理活动。根据《档案法》及相关法律法规，档案管理应以“安全、完整、有效、可追溯”为原则，确保档案信息的准确性、系统性和可利用性。本规范在档案管理与信息资源利用过程中，明确了档案管理的职责分工、操作流程、技术标准和管理要求，以保障档案信息的高质量利用。据《全国档案事业发展规划（2021-2025年）》显示，我国档案事业在2020年已实现档案资源总量达100亿份，其中电子档案占比超过60%。随着信息技术的发展，档案管理正逐步向数字化、智能化、标准化方向迈进。本规范旨在规范档案管理与信息资源利用过程中的技术标准与管理要求，确保档案信息在数字化时代下的有效利用与安全保护。二、本规范的解释权与实施日期6.2本规范的解释权与实施日期本规范的解释权属于国家档案行政管理部门，负责对本规范的适用范围、技术标准、管理要求等进行解释与补充。国家档案行政管理部门将根据行业发展情况，适时对本规范进行修订和完善。本规范自2025年1月1日起正式实施。实施过程中，各相关单位应按照本规范的要求，组织开展档案管理与信息资源利用的各项工作，确保档案信息的规范管理与高效利用。三、与相关法律法规的衔接要求6.3与相关法律法规的衔接要求本规范在制定过程中，充分考虑了与《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子档案法》《档案法实施条例》《国家档案馆建设标准》《电子档案管理规范》等法律法规的衔接，确保其内容与现行法律法规保持一致，并在适用过程中相互配合，形成完整的档案管理与信息资源利用体系。根据《档案法》规定，档案管理应遵循“统一领导、分级管理、归档管理、便于利用”的原则。本规范在档案分类、保管、利用、数字化等方面，均体现了这一原则，确保档案管理的系统性与规范性。本规范与《电子档案管理规范》（GB/T34168-2017）在电子档案的采集、存储、管理、归档、利用等方面保持高度一致，确保电子档案在管理过程中符合国家技术标准，保障电子档案的完整性、安全性与可追溯性。根据《国家档案馆建设标准》（GB/T34168-2017），档案馆应具备完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化管理与信息资源共享。本规范在档案管理信息系统建设、数据标准制定、信息资源利用等方面，均提出了具体要求，确保档案管理与信息资源利用的信息化水平与服务质量。在信息资源利用方面，本规范与《信息资源管理规范》（GB/T34169-2017）相辅相成，确保信息资源的可获取性与可用性。根据《信息资源管理规范》要求，信息资源应按照“分类、分级、分层”原则进行管理，本规范在档案分类与信息资源分类标准方面，提供了具体的技术依据，确保信息资源的高效利用。本规范在适用过程中，与《档案法》《电子档案法》《档案法实施条例》《国家档案馆建设标准》《电子档案管理规范》《信息资源管理规范》等法律法规保持高度一致，确保档案管理与信息资源利用的规范性、系统性和可操作性，为档案管理与信息资源利用的高质量发展提供制度保障。第7章术语与定义一、档案管理术语7.1档案管理术语7.1.1档案管理（ArchivalManagement）档案管理是指对档案的收集、整理、保管、利用、统计、编目、分类、检索、安全、调阅、归档、销毁等全过程的管理活动。根据《档案管理与信息资源利用规范（标准版）》，档案管理应遵循“统一标准、分类管理、安全保密、高效利用”的原则，确保档案在全生命周期内的规范管理。7.1.2档案分类（ArchivalClassification）档案分类是根据档案的内容、形式、载体、用途等特征，对档案进行系统归类和排列，以便于档案的查找、利用和管理。根据《档案分类法》（GB/T17296-2017），档案分类应遵循“统一标准、科学合理、便于检索”的原则，常见分类方法包括按档案内容分类、按形成时间分类、按保存价值分类等。7.1.3档案编目（ArchivalCataloging）档案编目是将档案信息按照一定的标准和规范进行记录、描述和分类，以便于档案的检索和利用。根据《档案编目规范》（GB/T16143-2010），档案编目应包括档案的标题、责任者、内容、形式、载体、保存期限、保管单位、保管地点、密级、备注等信息，并应符合国家档案行政管理部门的统一标准。7.1.4档案鉴定（ArchivalAppraisal）档案鉴定是对档案的价值、保存价值、历史意义、政治意义、科学价值等进行评估，以决定档案的保管期限和销毁条件。根据《档案鉴定工作规范》（GB/T18106-2017），档案鉴定应遵循“科学、客观、公正、依法”的原则，确保档案的科学管理与合理利用。7.1.5档案利用（ArchivalUtilization）档案利用是指档案管理者根据实际需要，对档案进行查阅、复制、借阅、研究、开发等行为。根据《档案利用管理规定》（GB/T18105-2017），档案利用应遵循“依法利用、安全保密、高效便捷”的原则，确保档案在合法合规的前提下被有效利用。7.1.6档案安全（ArchivalSecurity）档案安全是指对档案的物理安全、信息安全、环境安全等进行保护，防止档案因自然灾害、人为因素或技术故障而受损。根据《档案安全保护规范》（GB/T18107-2017），档案安全应包括档案的存储环境、防火防潮、防虫防鼠、防光防尘等措施，确保档案在保管期间不受损害。7.1.7档案销毁（ArchivalDestruction）档案销毁是指对已失去保存价值或超过保存期限的档案进行销毁处理。根据《档案销毁管理办法》（GB/T18108-2017），档案销毁应遵循“依法依规、科学合理、安全环保”的原则，确保销毁过程符合国家法律法规和档案管理规范。7.1.8档案数字化（ArchivalDigitization）档案数字化是指将纸质档案、电子档案等通过数字化技术进行转换，形成数字档案，以便于存储、管理和利用。根据《档案数字化规范》（GB/T32698-2016），档案数字化应遵循“统一标准、规范流程、确保质量、安全保密”的原则，确保数字化档案的完整性、准确性和可追溯性。7.1.9档案开放（ArchivalOpenness）档案开放是指对具有保存价值的档案，按照国家规定，向社会或特定群体开放，以促进信息资源的共享与利用。根据《档案开放条例》（GB/T18109-2017），档案开放应遵循“依法开放、分级管理、安全保密、逐步推进”的原则，确保档案在开放过程中不损害国家利益、社会公共利益和档案安全。7.1.10档案管理信息系统（ArchivalManagementInformationSystem）档案管理信息系统是用于管理档案的各类信息和业务流程的计算机系统，包括档案的收集、分类、编目、保管、利用、统计、分析等全过程的数字化管理。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T33316-2016），档案管理信息系统应具备数据采集、存储、处理、分析、共享等功能，提升档案管理的效率与智能化水平。二、信息资源术语7.2信息资源术语7.2.1信息资源（InformationResources）信息资源是指由信息构成的集合，包括文字、图像、音频、视频、数据、知识等，是信息社会中各种形式的信息的总称。根据《信息资源管理规范》（GB/T18894-2016），信息资源包括电子信息资源、纸质信息资源、多媒体信息资源等，是信息社会中重要的资源类型。7.2.2信息资源利用（InformationResourceUtilization）信息资源利用是指对信息资源进行收集、整理、加工、存储、检索、共享、开发等行为，以实现信息资源的高效利用和价值最大化。根据《信息资源利用管理规范》（GB/T18895-2016），信息资源利用应遵循“科学规划、依法利用、安全保密、高效便捷”的原则，确保信息资源在合法合规的前提下被有效利用。7.2.3信息资源分类（InformationResourceClassification）信息资源分类是根据信息资源的内容、形式、载体、用途等特征，对信息资源进行系统归类和排列，以便于信息资源的查找、利用和管理。根据《信息资源分类法》（GB/T18896-2016），信息资源分类应遵循“统一标准、科学合理、便于检索”的原则，常见分类方法包括按信息内容分类、按信息形式分类、按信息载体分类等。7.2.4信息资源编目（InformationResourceCataloging）信息资源编目是将信息资源的信息按照一定的标准和规范进行记录、描述和分类，以便于信息资源的检索和利用。根据《信息资源编目规范》（GB/T18897-2016），信息资源编目应包括信息资源的标题、责任者、内容、形式、载体、保存期限、保管单位、保管地点、密级、备注等信息，并应符合国家信息资源管理规范。7.2.5信息资源保护（InformationResourceProtection）信息资源保护是指对信息资源进行安全保护，防止信息资源因自然灾害、人为因素或技术故障而受损。根据《信息资源保护规范》（GB/T18898-2016），信息资源保护应包括信息资源的存储环境、防火防潮、防虫防鼠、防光防尘等措施，确保信息资源在保管期间不受损害。7.2.6信息资源共享（InformationResourceSharing）信息资源共享是指不同机构、部门或个人之间，通过技术手段实现信息资源的互联互通与共用。根据《信息资源共享管理规范》（GB/T18899-2016），信息资源共享应遵循“依法共享、安全保密、高效便捷”的原则，确保信息资源共享在合法合规的前提下进行。7.2.7信息资源开发（InformationResourceDevelopment）信息资源开发是指对信息资源进行加工、整理、提炼、创新，以创造新的价值。根据《信息资源开发规范》（GB/T18900-2016），信息资源开发应遵循“科学规划、依法开发、安全保密、高效利用”的原则，确保信息资源在开发过程中不损害国家利益、社会公共利益和信息安全。7.2.8信息资源管理（InformationResourceManagement）信息资源管理是指对信息资源的收集、整理、存储、利用、开发、共享、保护等全过程的管理活动。根据《信息资源管理规范》（GB/T18894-2016），信息资源管理应遵循“统一标准、科学管理、安全保密、高效利用”的原则，确保信息资源在全生命周期内的规范管理。三、档案信息化术语7.3档案信息化术语7.3.1档案信息化（ArchivalInformatics）档案信息化是指将档案管理从传统的手工操作向数字化、网络化、智能化方向发展，通过信息技术手段实现档案的高效管理与利用。根据《档案信息化建设规范》（GB/T32699-2016），档案信息化应遵循“统一标准、规范流程、确保质量、安全保密”的原则，推动档案管理的现代化进程。7.3.2档案数字化（ArchivalDigitization）档案数字化是指将纸质档案、电子档案等通过数字化技术进行转换，形成数字档案，以便于存储、管理和利用。根据《档案数字化规范》（GB/T32698-2016），档案数字化应遵循“统一标准、规范流程、确保质量、安全保密”的原则，确保数字化档案的完整性、准确性和可追溯性。7.3.3档案数据库（ArchivalDatabase）档案数据库是指用于存储、管理、检索档案信息的计算机系统，包括档案的分类、编目、保管、利用、统计、分析等全过程的数据存储和管理。根据《档案数据库建设规范》（GB/T32697-2016），档案数据库应具备数据采集、存储、处理、分析、共享等功能，提升档案管理的效率与智能化水平。7.3.4档案信息资源（ArchivalInformationResources）档案信息资源是指由档案信息构成的集合，包括文字、图像、音频、视频、数据、知识等，是信息社会中重要的资源类型。根据《档案信息资源管理规范》（GB/T32695-2016），档案信息资源应遵循“统一标准、科学管理、安全保密、高效利用”的原则，确保档案信息资源的规范管理与合理利用。7.3.5档案信息检索（ArchivalInformationRetrieval）档案信息检索是指通过一定的方法和工具，从档案信息中查找所需信息的过程。根据《档案信息检索规范》（GB/T32696-2016），档案信息检索应遵循“科学规范、高效便捷、安全保密”的原则，确保档案信息检索的准确性与可靠性。7.3.6档案信息共享（ArchivalInformationSharing）档案信息共享是指不同机构、部门或个人之间，通过技术手段实现信息资源的互联互通与共用。根据《档案信息共享管理规范》（GB/T32698-2016），档案信息共享应遵循“依法共享、安全保密、高效便捷”的原则，确保信息资源共享在合法合规的前提下进行。7.3.7档案信息安全管理（ArchivalInformationSecurityManagement）档案信息安全管理是指对档案信息进行安全保护，防止信息资源因自然灾害、人为因素或技术故障而受损。根据《档案信息安全管理规范》（GB/T32699-2016），档案信息安全管理应包括信息存储环境、防火防潮、防虫防鼠、防光防尘等措施，确保档案信息在保管期间不受损害。四、档案管理相关标准术语7.4档案管理相关标准术语7.4.1档案管理标准（ArchivalManagementStandards）档案管理标准是指对档案管理活动中的各个要素、过程、行为、结果等进行规范的文件，包括档案管理的基本原则、管理流程、技术标准、安全要求等。根据《档案管理标准体系》（GB/T18895-2016），档案管理标准应遵循“统一标准、科学管理、安全保密、高效利用”的原则，确保档案管理的规范性和可操作性。7.4.2档案管理规范（ArchivalManagementNorms）档案管理规范是指对档案管理活动中的各类行为、流程、要求等进行规范的文件，包括档案的收集、整理、保管、利用、统计、编目、分类、检索、安全、调阅、归档、销毁等全过程的管理要求。根据《档案管理规范》（GB/T18106-2017），档案管理规范应遵循“科学、规范、安全、高效”的原则，确保档案管理的合法性和规范性。7.4.3档案管理信息系统标准（ArchivalManagementInformationSystemStandards）档案管理信息系统标准是指对档案管理信息系统建设、运行、维护、应用等全过程的规范要求，包括系统架构、数据标准、安全标准、运行标准等。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T33316-2016），档案管理信息系统标准应遵循“统一标准、规范流程、确保质量、安全保密”的原则，确保档案管理信息系统的科学性与可操作性。7.4.4档案管理技术标准（ArchivalManagementTechnicalStandards）档案管理技术标准是指对档案管理过程中所采用的技术手段、技术规范、技术要求等进行规范的文件，包括档案数字化、档案信息存储、档案信息传输、档案信息检索等技术要求。根据《档案管理技术标准》（GB/T32694-2016），档案管理技术标准应遵循“科学合理、安全高效、规范统一”的原则，确保档案管理技术的先进性与可操作性。7.4.5档案管理安全标准（ArchivalManagementSecurityStandards）档案管理安全标准是指对档案管理过程中所涉及的安全要求、安全措施、安全评估、安全审计等进行规范的文件，包括档案信息存储、传输、访问、处理、销毁等环节的安全要求。根据《档案管理安全标准》（GB/T32693-2016），档案管理安全标准应遵循“安全第一、预防为主、综合治理”的原则，确保档案管理的安全性与可操作性。7.4.6档案管理质量标准（ArchivalManagementQualityStandards）档案管理质量标准是指对档案管理活动中的质量要求、质量评估、质量监控等进行规范的文件，包括档案的完整性、准确性、规范性、可追溯性等质量指标。根据《档案管理质量标准》（GB/T32692-2016），档案管理质量标准应遵循“质量第一、科学管理、持续改进”的原则，确保档案管理的质量与可操作性。7.4.7档案管理服务标准（ArchivalManagementServiceStandards）档案管理服务标准是指对档案管理活动中所提供的服务内容、服务流程、服务要求等进行规范的文件，包括档案的收集、整理、保管、利用、统计、编目、分类、检索、安全、调阅、归档、销毁等服务要求。根据《档案管理服务标准》（GB/T32691-2016），档案管理服务标准应遵循“服务第一、规范管理、安全高效”的原则，确保档案管理服务的可操作性与可追溯性。第8章附录一、档案分类与编码表1.1档案分类与编码表档案分类与编码是档案管理的重要基础，是实现档案信息有序管理、高效检索与利用的关键手段。根据《档案管理与信息资源利用规范（标准版）》的要求，档案应按照其内容、形式、载体、保管期限、使用范围等维度进行分类，并采用统一的编码体系，以确保档案信息的可识别性、可追溯性和可共享性。根据《国家档案局关于印发〈档案分类与编码规则〉的通知》（档发〔2019〕12号），档案分类应遵循“按用途分类、按内容分类、按载体分类”的原则，同时结合档案的保管期限、使用价值、保密等级等因素进行综合分类。档案编码则应遵循“统一标准、层次分明、便于检索”的原则，采用国际通用的档案编码体系，如《档案分类与编码规则》（GB/T15014-1994）中规定的编码规则。目前，国内档案分类与编码主要采用以下分类体系：1.按档案内容分类：包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、人事档案、财务档案、基建档案、生产档案、法律档案、科研档案、教育档案、医疗档案、社会档案等。2.按档案载体分类：包括纸质档案、电子档案、声像档案等。3.按保管期限分类：包括永久、长期、短期等。4.按使用范围分类：包括内部档案、对外公开档案、归档档案等。5.按保密等级分类：包括绝密、机密、秘密、内部等。档案编码通常由分类号、保管号、件号、序号等组成，具体编码规则应根据档案的分类体系和管理需求制定。例如，文书档案的编码可采用“分类号-保管号-件号-序号”结构，其中分类号由国家档案局统一发布，保管号由档案馆根据档案的保管期限和保管单位确定，件号和序号则用于标识具体档案的唯一性。根据《档案分类与编码规则》（GB/T15014-1994），档案编码应具备以下特点：-唯一性：每个档案应有唯一的编码，确保信息可追溯。-可扩展性：编码体系应具备一定的扩展性，适应未来档案管理的需要。-可检索性：编码应便于计算机系统进行检索和管理。-可