物资采购及使用制度规范

PAGE物资采购及使用制度规范一、总则（一）目的为了加强公司物资采购及使用管理，规范采购流程，提高物资使用效率，降低成本，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资的采购、验收、存储、发放、使用及处置等环节。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购及使用活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准。2.效益性原则：在保证物资质量的前提下，通过合理的采购及使用管理，降低成本，提高经济效益。3.规范性原则：建立健全规范的采购及使用流程，确保各项工作有序进行。4.监督性原则：加强对物资采购及使用全过程的监督，防止违规行为发生。二、采购管理（一）采购计划1.各部门根据工作需要和库存情况，定期编制物资采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、需求时间等。2.采购计划应经部门负责人审核后报公司采购管理部门汇总。3.采购管理部门根据公司整体运营情况和资金预算，对各部门采购计划进行综合平衡，编制年度、季度和月度采购计划。（二）采购审批1.采购计划编制完成后，按照公司审批权限进行审批。2.一般物资采购由采购管理部门负责人审批；重要物资采购需报公司分管领导审批；重大物资采购需经公司总经理审批。（三）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资采购项目。2.邀请招标：对于具有特定供应商群体或采购项目有特殊要求的，可采用邀请招标方式。3.竞争性谈判：适用于采购时间紧迫、采购规格和技术要求复杂或市场竞争不充分的物资采购项目。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目。（四）供应商管理1.建立供应商档案，对供应商的基本情况、资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务等进行记录和评估。2.定期对供应商进行考核，根据考核结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商。3.与合格供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等。（五）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购计划和采购方式，组织实施采购活动。2.在采购过程中，采购人员应严格按照采购程序和合同要求进行操作，确保采购物资的质量和交货期。3.采购人员应及时与供应商沟通协调，解决采购过程中出现的问题。三、验收管理（一）验收标准1.依据采购合同、相关行业标准及公司内部要求，制定物资验收标准。2.验收标准应明确物资的规格、型号、数量、质量、外观等方面的要求。（二）验收程序1.物资到货前，采购管理部门应通知相关部门准备验收工作。2.物资到货时，采购人员、仓库管理人员及使用部门人员共同参与验收。3.验收人员按照验收标准对物资进行逐一核对，检查物资的数量、规格、型号、质量、外观等是否符合要求。4.对于需要进行检验检测的物资，应按照规定委托有资质的机构进行检验检测。5.验收合格的物资，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求其更换或处理，并做好记录。（三）验收记录1.验收人员应详细记录验收过程和结果，包括物资名称、规格、型号、数量、供应商、验收时间、验收情况等。2.验收记录应妥善保存，作为物资采购及使用管理的重要档案资料。四、存储管理（一）仓库规划1.根据物资的类别、特性、用途等，合理规划仓库存储空间，设置不同的存储区域。2.仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保物资存储安全。（二）物资入库1.验收合格的物资应及时办理入库手续，仓库管理人员根据验收报告核对物资的数量、规格、型号等，无误后办理入库登记。2.物资入库时应按照规定的存储区域进行存放，并做好标识，便于查找和管理。（三）物资保管1.仓库管理人员应定期对物资进行盘点、检查，确保物资的数量、质量完好。2.对于易损易腐物资、易燃易爆物资等，应按照特殊要求进行保管，采取相应的防护措施。3.建立物资保管台账，详细记录物资的出入库情况、库存数量、存储位置等信息。（四）物资出库1.物资出库应根据公司内部审批的领料单进行发放，领料单应注明物资名称、规格、型号、数量、用途等。2.仓库管理人员按照领料单的要求发放物资，并做好出库登记，确保账实相符。3.对于贵重物资、限量物资等，应严格控制发放数量和审批程序。五、使用管理（一）使用部门职责1.负责本部门物资的合理使用和管理，制定物资使用计划，提高物资使用效率。2.对本部门领用的物资进行妥善保管，防止损坏、丢失等情况发生。3.定期对本部门物资使用情况进行盘点和统计，及时反馈物资使用过程中出现的问题。（二）使用规范1.各部门应按照物资的使用说明和操作规程正确使用物资，不得擅自改变物资的用途和性能。2.对于大型设备、精密仪器等物资，应安排专人负责操作和维护，并定期进行保养和维修。3.在物资使用过程中，如发现质量问题或其他异常情况，应及时停止使用，并报告采购管理部门和相关领导。（三）节约使用1.公司倡导节约使用物资，各部门应采取有效措施降低物资消耗，提高资源利用率。2.鼓励员工提出节约物资的合理化建议，对节约物资表现突出的部门和个人给予表彰和奖励。六、处置管理（一）处置范围1.已损坏无法修复的物资；2.已超过使用期限且无使用价值的物资；3.因技术更新、产品换代等原因不再使用的物资；4.其他需要处置的物资。（二）处置方式1.报废：对于已损坏无法修复或已超过使用期限且无使用价值的物资，经相关部门鉴定后进行报废处理。2.出售：对于仍有一定使用价值但公司不再需要的物资，可以通过公开拍卖、招标等方式进行出售。3.捐赠：对于符合捐赠条件的物资，可以捐赠给社会公益组织或其他需要的单位。（三）处置程序1.物资使用部门提出处置申请，填写物资处置申请表，说明处置物资的名称、规格、型号、数量、处置原因等。2.采购管理部门会同财务部门、审计部门等对处置申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。3.根据公司领导的审批意见，按照规定的处置方式组织实施物资处置工作，并做好处置记录。4.物资处置收入应及时上缴公司财务部门，纳入公司统一核算。七、监督与检查（一）内部审计1.公司审计部门定期对物资采购及使用情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、物资使用是否合理、处置是否规范等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）日常检查1.采购管理部门、仓库管理部门等应定期对物资采购及使用情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题。2.公司领导和相关部门负责人应不定期对物资采购及使用情况进行抽查，确保制度的有效执行。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重