企业行政规范管理制度

PAGE企业行政规范管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司行政工作流程，提高行政工作效率，确保公司各项行政事务有序开展，为公司的稳定运营和发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及与公司行政事务相关的外部合作单位和个人。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保公司行政行为合法合规。2.规范性原则：明确各项行政工作的流程、标准和要求，实现行政工作的规范化、标准化。3.效率性原则：优化行政工作流程，减少不必要的环节，提高行政工作效率，降低运营成本。4.服务性原则：以服务公司员工和业务发展为宗旨，提供优质、高效的行政服务。二、行政组织架构与职责（一）行政部门架构公司行政部门设行政经理一名，下辖行政专员、后勤专员、档案管理员等岗位。（二）各岗位职责1.行政经理全面负责行政部门的日常管理工作，制定行政工作计划和目标，并组织实施。协调公司内部各部门之间的关系，确保行政工作与其他部门工作的有效衔接。负责行政费用的预算编制、控制和审核，合理配置行政资源。组织制定和完善公司行政管理制度，并监督执行。负责公司重要会议、活动的组织和安排，做好会议记录和活动总结。代表公司与外部相关单位进行沟通和协调，维护公司良好的外部形象。2.行政专员协助行政经理开展行政日常工作，负责文件的收发、登记、传阅、归档等工作。负责公司办公用品的采购、发放和管理，定期盘点办公用品库存。负责公司办公设备的日常维护和管理，及时处理设备故障，确保设备正常运行。协助组织公司各类会议和活动，做好会议通知、场地布置、会议资料准备等工作。负责公司办公区域的环境卫生管理，定期组织清洁工作，营造良好的办公环境。完成行政经理交办的其他临时性工作任务。3.后勤专员负责公司食堂、宿舍等后勤保障工作的管理，确保员工饮食和住宿的安全、卫生和舒适。制定食堂采购计划，监督食堂食材采购、加工过程，保证食品安全。负责公司车辆的调度、维护和管理，确保车辆正常使用，做好车辆费用的核算和报销工作。负责公司办公区域的安全保卫工作，制定安全保卫制度，加强门禁管理，定期进行安全检查，及时消除安全隐患。协助处理公司各类突发事件，保障公司人员和财产安全。4.档案管理员负责公司各类档案的收集、整理、归档和保管工作，建立健全档案管理制度。按照档案管理要求，对档案进行分类、编号、编目，确保档案资料的完整性和准确性。负责档案的查阅、借阅登记工作，严格遵守档案查阅、借阅规定，确保档案安全。定期对档案进行清理和鉴定，销毁过期、无用的档案资料，做好档案的保密工作。负责公司证照的办理、年检和保管工作，确保公司证照的合法性和有效性。三、行政工作流程规范（一）文件管理流程1.文件起草各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合公司实际情况和相关法律法规要求。文件起草完成后，由起草部门负责人审核签字，确保文件内容准确、完整。2.文件审核文件提交至行政部门后，行政专员对文件格式、内容进行初步审核，确保文件符合公司公文规范。对于涉及重要事项、政策法规、资金使用等文件，行政经理应组织相关部门进行会审，提出审核意见。3.文件签发经审核通过的文件，按照公司审批权限由相应领导签发。一般文件由部门负责人或分管领导签发；重要文件由总经理签发。4.文件印发行政专员根据领导签发意见，对文件进行编号、排版、打印，并加盖公司公章。文件印发后，行政专员按照文件发送范围进行分发，确保文件及时传达至相关部门和人员。5.文件归档文件分发完毕后，行政专员负责将文件原稿及相关资料进行整理归档，按照档案管理要求进行分类存放，便于查阅和保管。（二）办公用品管理流程1.需求申请各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，详细注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息。部门负责人对申请表进行审核签字后，提交至行政部门。2.采购审批行政专员收到办公用品需求申请表后，对申请内容进行汇总统计，结合库存情况进行初步审核。对于金额较大的办公用品采购申请，行政专员应提交行政经理审核，再报财务部门审批。3.采购执行经审批通过后，行政专员根据采购计划选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，行政专员应严格按照公司采购制度，确保采购物品的质量和价格合理。4.验收入库办公用品采购到货后，行政专员会同相关人员进行验收，检查物品的规格、数量、质量等是否符合要求。验收合格的办公用品办理入库手续，填写入库单，由仓库管理人员负责保管。5.发放领用各部门员工凭办公用品领用登记表到仓库领取办公用品，仓库管理人员根据领用登记表发放物品，并做好记录。行政专员定期对办公用品领用情况进行统计分析，根据实际使用情况调整采购计划。（三）会议管理流程1.会议计划公司各部门根据工作需要，提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容。会议计划提交至行政部门，行政专员进行汇总整理，统筹安排会议时间和场地。2.会议通知行政专员根据会议计划，提前向参会人员发送会议通知，通知内容应包括会议主题、时间、地点、议程、参会要求等信息。对于重要会议，行政专员应电话或短信提醒参会人员，确保会议按时召开。3.会议准备行政专员负责会议场地的布置，包括桌椅摆放、音响设备调试、会议资料准备等工作。根据会议议程，准备好会议所需的文件、资料、文具等物品，并提前发放至参会人员座位。4.会议组织会议开始前，行政专员负责签到工作，统计参会人员出勤情况。会议期间，行政专员做好会议记录，详细记录会议讨论内容、决议事项等。对于重要会议，行政专员可安排专人进行录音或录像，以便会后整理会议纪要。5.会议纪要会议结束后，行政专员及时整理会议记录，编写会议纪要。会议纪要应准确、客观地反映会议讨论内容和决议事项，经行政经理审核后，发送至参会人员和相关部门。6.会议跟进各部门根据会议决议事项，负责组织实施相关工作，并及时向行政部门反馈工作进展情况。行政专员对会议决议事项的执行情况进行跟踪检查，确保决议事项得到有效落实。（四）车辆管理流程1.车辆调度公司员工因工作需要使用车辆，应提前向行政部门提交用车申请，注明用车时间、地点、事由等信息。行政专员根据车辆使用情况和申请时间，进行车辆调度安排，并及时通知申请人。2.车辆使用申请人按照行政专员通知的时间和地点使用车辆，使用过程中应严格遵守交通规则，确保行车安全。车辆使用完毕后，申请人应将车辆停放在指定地点，并及时通知行政部门。3.车辆维护行政部门定期对车辆进行维护保养，制定车辆维护计划，按照车辆保养手册要求进行保养作业。车辆出现故障时，驾驶员应及时向行政部门报告，行政部门安排维修人员进行维修。维修人员对车辆维修情况进行记录，建立车辆维修档案，跟踪车辆维修质量。4.车辆费用管理车辆费用包括燃油费、维修费、保险费、年检费等，行政部门负责车辆费用的核算和报销工作。驾驶员应及时收集车辆费用发票，按照公司财务制度进行报销。行政部门定期对车辆费用进行统计分析，控制车辆费用支出。（五）安全保卫管理流程1.安全制度制定行政部门负责制定公司安全保卫制度，明确安全保卫工作的职责、范围、措施等内容。安全保卫制度经公司领导审批后发布实施，并组织全体员工学习。2.门禁管理公司设立门禁系统，员工凭工作证或门禁卡进出公司办公区域。外来人员进入公司，应在门卫处进行登记，经被访人员同意后，方可进入公司。门卫人员负责对进出公司人员和车辆进行检查，严禁携带易燃易爆、危险物品进入公司。3.安全检查行政部门定期组织安全检查，检查内容包括办公区域的消防设施、电器设备、门窗等安全情况。安全检查人员应填写安全检查记录，对发现的安全隐患及时提出整改意见，并跟踪整改情况。4.突发事件处理公司发生突发事件时，行政部门应立即启动应急预案，并组织相关人员进行应急处理。在突发事件处理过程中，应及时向上级领导报告事件情况，采取有效措施控制事态发展，确保公司人员和财产安全。5.安全教育培训行政部门定期组织员工进行安全教育培训，提高员工的安全意识和应急处理能力。安全教育培训内容包括安全法律法规、安全操作规程、消防知识、应急逃生技能等。四、行政费用管理（一）费用预算1.行政部门每年根据公司业务发展规划和行政工作实际需要，编制行政费用预算。2.行政费用预算应包括办公用品费用、办公设备购置费用、车辆费用、会议费用、差旅费、通讯费、水电费、物业费等各项费用明细。3.行政费用预算经公司财务部门审核后，报公司领导审批。（二）费用报销1.行政费用报销应严格按照公司财务制度执行，报销人员应提供真实、合法、有效的报销凭证。2.报销凭证包括发票、收据、报销审批单等，报销审批单应注明费用明细、报销金额、报销事由等信息，并经相关领导审批签字。3.行政专员负责对报销凭证进行审核，审核内容包括凭证的真实性、合法性、完整性、准确性等。4.经审核通过的报销凭证，提交至财务部门进行报销。财务部门对报销凭证进行复审，无误后予以报销。（三）费用控制1.行政部门应加强对行政费用的控制和管理，定期对行政费用支出情况进行统计分析，及时发现费用支出异常情况。2.对于超预算的行政费用