印刷物资管理制度规范

PAGE印刷物资管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司印刷物资管理，规范印刷物资采购、存储、使用及报废等环节的操作流程，确保印刷物资的质量与安全，提高物资使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及印刷物资管理的部门和人员，包括但不限于采购部门、仓库管理部门、印刷生产部门、各使用印刷物资的业务部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保印刷物资管理活动合法合规。2.规范性原则：明确各环节的操作规范和流程，保证印刷物资管理工作有序进行。3.效益性原则：在保证印刷物资质量和满足业务需求的前提下，优化管理流程，降低成本，提高经济效益。4.责任性原则：明确各部门和人员在印刷物资管理中的职责，做到责任到人，确保各项工作落实到位。二、采购管理（一）采购计划制定1.各使用部门应根据业务需求，提前制定印刷物资采购计划。采购计划应详细列出所需印刷物资的名称、规格、数量、预计使用时间等信息。2.采购计划需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购部门应综合考虑库存情况、市场供应情况以及采购周期等因素，对采购计划进行汇总和分析，形成公司整体的印刷物资采购计划。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，通过招标、询价、实地考察等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供应能力强的供应商。2.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货及时性、售后服务等方面。对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、取消合作等措施。（三）采购实施1.采购人员根据采购计划和供应商名录，向选定的供应商发出采购订单。采购订单应明确物资的详细信息、交货时间、交货地点等要求。2.跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。如遇特殊情况需要变更采购订单，应按照规定的流程进行审批。3.采购物资到货前，采购人员应通知仓库管理部门做好验收准备工作。三：存储管理（一）仓库规划与布局1.根据印刷物资的种类、特性、出入库频率等因素，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如纸张存储区、油墨存储区、印刷设备配件存储区等。2.确保仓库具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，设置必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护。（二）物资入库1.仓库管理人员在物资到货后，应依据采购订单和送货单，对物资的名称|规格|数量|质量等进行仔细核对。2.对验收合格的物资，办理入库手续，填写入库单，注明物资的入库日期、存放位置等信息。入库单应一式多联，分别由仓库、采购、财务等部门留存。3.对于验收不合格的物资，应及时与采购部门和供应商沟通，办理退换货手续。（三）物资存储1.按照物资的类别和特性，将印刷物资分类存放，遵循先进先出的原则，确保物资在保质期内得到合理使用。2.对有特殊存储要求的物资，如易燃易爆的油墨、易受潮的纸张等，应采取相应的防护措施，如设置专门的存储区域、配备防潮设备等。3.定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点工作应至少每月进行一次，由仓库管理人员负责实施，并编制盘点报告。如发现账实不符，应及时查明原因，进行相应的调整。（四）物资出库1.使用部门根据业务需求填写物资出库申请单，注明物资名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人审批签字。2.仓库管理人员依据审批后的出库申请单，办理物资出库手续，填写出库单，注明物资的出库日期、领取部门等信息。3.严格控制物资的出库数量，确保物资的使用符合业务需求，避免浪费。对于贵重物资或限量物资的出库，应进行严格的审批和登记。四、使用管理（一）使用部门职责1.各使用部门应合理安排印刷物资的使用，提高物资使用效率，避免浪费。2.建立本部门印刷物资使用台账，详细记录物资的领用、使用、剩余等情况，定期进行统计和分析。3.加强对本部门员工的培训，提高员工对印刷物资的正确使用和节约意识。（二）使用规范1.印刷生产部门应按照印刷工艺要求和操作规程，正确使用印刷物资，确保印刷质量。2.在使用过程中，如发现物资质量问题或出现异常情况，应及时停止使用，并报告相关部门进行处理。3.严格控制印刷物资的消耗，根据业务需求合理调配物资，避免过度使用或不合理损耗。五、报废管理（一）报废鉴定1.定期对库存印刷物资进行清查，对于因损坏、过期、变质等原因无法继续使用的物资，由仓库管理人员提出报废申请。2.组织相关部门和专业人员对报废物资进行鉴定，确定是否符合报废条件。鉴定内容包括物资的损坏程度、使用年限、质量状况等。（二）报废审批1.报废申请经鉴定通过后，填写报废审批表，详细说明报废物资的名称、规格、数量、报废原因等信息，并提交至相关部门进行审批。2.报废审批表应依次经使用部门负责人、仓库管理部门负责人、财务部门负责人、公司主管领导签字批准。（三）报废处理1.经批准报废的物资，由仓库管理部门负责组织处理。报废处理方式包括出售、捐赠、销毁等，应根据物资的性质和价值选择合适的处理方式。2.对于有环保要求的报废物资，如油墨、化学溶剂等，应按照国家相关法律法规进行处理，避免对环境造成污染。3.在报废物资处理过程中，应做好记录，包括处理时间、处理方式、处理收入等信息，并将相关记录存档。六、盘点与清查（一）定期盘点1.仓库管理部门应定期对印刷物资进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次。2.盘点工作由仓库管理人员负责实施，相关部门人员应予以配合。盘点过程中，应认真核对物资的名称、规格、数量、质量等信息，如实记录盘点结果。（二）不定期清查1.根据公司实际情况，不定期组织对印刷物资进行清查。清查内容包括物资的存储状况、使用情况、报废情况等。2.清查工作可由公司内部审计部门或相关管理部门牵头组织，各部门应积极配合，确保清查工作顺利进行。（三）盘点与清查结果处理1.盘点和清查结束后，应编制盘点报告和清查报告，详细说明盘点和清查的情况、发现的问题及处理建议。2.对于账实不符的情况，应及时查明原因，属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任；属于管理漏洞或其他原因造成的，应及时采取措施进行整改。3.根据盘点和清查结果，对库存物资进行调整，确保财务账与仓库实物账一致。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对印刷物资管理情况进行审计监督，检查采购、存储、使用、报废等环节的操作是否符合本制度规定。2.各部门应加强对本部门印刷物资管理工作的自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（二）外部监督1.积极接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，配合做好各项工作。2.关注行业动态和法律法规变化，及时调整公司印刷物资管理制度，确保公司管理活动符合外部监管要求。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的部门和人员，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等