劳务外包制度流程规范

PAGE劳务外包制度流程规范一、总则（一）目的为规范公司劳务外包业务流程，确保劳务外包活动合法合规、高效有序进行，保障公司和外包员工的合法权益，特制定本制度流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有劳务外包项目，包括但不限于生产加工、服务支持、技术研发等领域涉及的劳务外包活动。（三）基本原则1.合法合规原则劳务外包活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及地方相关政策要求，确保各项操作合法合规。2.公平公正原则在劳务外包过程中，应公平对待外包供应商和外包员工，确保各方权益得到充分保障，避免歧视和不正当竞争。3.风险可控原则对劳务外包业务进行全面风险管理，识别、评估和控制可能出现的风险，确保劳务外包活动不影响公司正常运营和业务发展。4.效益优先原则通过合理的劳务外包安排，优化资源配置，提高工作效率，降低成本，实现公司经济效益最大化。二、劳务外包供应商管理（一）供应商选择1.供应商筛选标准具有合法经营资质，具备与劳务外包业务相适应的经营范围和资质证书。信誉良好，无重大违法违规记录，在行业内有较高的口碑和声誉。具备一定的经济实力，能够承担劳务外包项目的各项费用，并保证按时足额支付外包员工工资及福利待遇。拥有完善的管理体系，包括人员管理、质量管理、安全管理等方面，能够确保劳务外包服务的质量和稳定性。具备良好的沟通协调能力，能够与公司保持密切联系，及时解决劳务外包过程中出现的问题。2.供应商选择流程需求部门根据劳务外包项目的需求，提出供应商选择申请，明确项目要求、服务标准、预算等相关信息。采购部门负责对供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩案例等资料，并组织相关人员进行实地考察。采购部门会同需求部门、法务部门等相关人员对考察合格的供应商进行综合评估，根据评估结果确定入围供应商名单。公司管理层对入围供应商名单进行审批，审批通过后与选定的供应商签订合作协议。（二）供应商评估与考核1.评估内容服务质量评估：定期对劳务外包供应商的服务质量进行评估，包括工作完成情况、工作质量标准执行情况、客户满意度等方面。合同执行情况评估：检查供应商是否按照合同约定履行义务，包括人员派遣数量、工作时间、工资支付等方面。财务管理评估：审查供应商的财务状况，确保其具备足够的资金实力承担劳务外包项目，同时检查其财务核算是否规范。风险管理评估：评估供应商在劳务外包过程中可能面临的风险，如人员安全风险、劳动纠纷风险等，并检查其风险应对措施是否有效。2.考核指标服务质量指标：根据劳务外包项目的具体要求，设定工作质量合格率、按时交付率、客户投诉率等服务质量考核指标。合同执行指标：设定人员派遣准确率、工资发放及时率、社保缴纳合规率等合同执行考核指标。成本控制指标：设定劳务外包费用节约率、预算执行偏差率等成本控制考核指标。3.考核周期月度考核：采购部门每月对劳务外包供应商的服务质量、合同执行情况等进行考核，形成月度考核报告。年度考核：每年年底对劳务外包供应商进行全面年度考核，综合全年考核结果，确定供应商的年度考核等级。4.考核结果应用对于月度考核结果不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如连续两个月考核结果不合格，公司有权暂停与其合作。年度考核结果作为供应商续期合作、费用调整、奖励惩罚等的重要依据。对于年度考核优秀的供应商，公司可给予一定的奖励，如续签合同、增加业务量、提高服务费用等；对于年度考核不合格的供应商，公司有权终止与其合作，并要求其承担相应的违约责任。（三）供应商关系维护1.定期沟通机制建立定期沟通会议制度，采购部门每月组织召开劳务外包供应商沟通会议，与供应商就劳务外包项目进展情况、存在问题及解决方案等进行沟通交流。加强日常沟通协调，采购部门指定专人负责与供应商保持密切联系，及时处理劳务外包过程中出现的各类问题，确保信息传递畅通。2.培训与支持根据劳务外包项目的需求，公司可为供应商提供必要的培训和技术支持，帮助其提高服务质量和管理水平。协助供应商解决在劳务外包过程中遇到的困难和问题，如人员招聘、培训、管理等方面的问题，共同推动劳务外包项目顺利进行。3.合作关系调整根据劳务外包项目的实际情况和供应商的表现，适时调整与供应商的合作关系。如因业务发展需要，可增加或减少劳务外包业务量；如供应商出现重大问题或违反合同约定，可提前终止合作关系。三、劳务外包合同管理（一）合同签订1.合同起草法务部门负责根据劳务外包项目的具体情况起草劳务外包合同文本，明确双方的权利义务、服务内容、服务期限、费用结算、违约责任等条款。合同文本应符合国家法律法规和行业标准的要求，确保合同条款合法有效、公平合理。2.合同审核采购部门会同需求部门、法务部门等相关人员对合同文本进行审核，重点审核合同条款是否完整、准确，双方权利义务是否对等，违约责任是否明确等。对于审核中发现的问题，及时与法务部门沟通协商，进行修改完善，确保合同质量。3.合同签订合同审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订劳务外包合同。签订后的合同文本应加盖公司公章，并妥善保管。（二）合同履行1.双方义务履行公司应按照合同约定及时向供应商支付劳务外包费用，提供必要的工作条件和支持，确保劳务外包项目顺利进行。供应商应按照合同约定按时足额派遣合格的劳务人员，确保人员数量、质量和工作时间符合要求，严格遵守公司的规章制度和工作流程，保证服务质量。2.合同变更与解除在劳务外包合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除后，双方应按照协议约定办理相关手续，如费用结算、人员交接等。（三）合同档案管理1.合同归档采购部门负责将劳务外包合同原件及相关附件进行整理归档，建立合同档案台账，详细记录合同签订时间、合同编号、合同名称、供应商名称、服务内容、服务期限、费用金额等信息。合同档案应按照年度、项目类别等进行分类存放，便于查阅和管理。2.合同查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到采购部门查阅。因特殊原因需要借阅合同档案的，应填写《合同借阅申请表》，经所在部门负责人和采购部门负责人审批后，办理借阅手续，并在规定期限内归还。借阅期间应妥善保管合同档案，不得擅自涂改、复印、转借他人。四、劳务人员管理（一）人员招聘与录用1.招聘需求确定需求部门根据劳务外包项目的工作任务和人员需求情况，制定劳务人员招聘计划，明确招聘岗位、人数、任职要求、工作地点等信息。招聘计划应报公司管理层审批后实施。2.招聘渠道选择采购部门根据劳务人员招聘计划，选择合适的招聘渠道，如招聘网站、人才市场、劳务中介机构等。鼓励通过多种渠道进行招聘，以扩大招聘范围，提高招聘效果。3.人员录用采购部门负责组织劳务人员的面试、笔试、体检等招聘环节，根据考核结果确定拟录用人员名单。拟录用人员名单应报公司管理层审批后，由供应商与拟录用人员签订劳动合同，并办理入职手续。（二）人员培训与发展1.培训计划制定采购部门会同需求部门根据劳务外包项目的工作要求和劳务人员的实际情况，制定劳务人员培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。培训计划应报公司管理层审批后实施。2.培训实施供应商负责按照培训计划组织劳务人员参加培训，培训方式可采用内部培训、外部培训、现场实操等多种形式。公司可根据实际情况为培训提供必要的支持和指导，如提供培训教材、培训场地等。3.人员发展建立劳务人员职业发展通道，为表现优秀的劳务人员提供晋升机会和职业发展规划指导。鼓励劳务人员参加各类技能培训和职业资格考试，提高自身素质和竞争力。（三）人员考核与奖惩1.考核标准制定采购部门会同需求部门根据劳务外包项目的工作任务和质量要求，制定劳务人员考核标准，明确考核内容、考核指标、考核方式等。考核标准应报公司管理层审批后实施。2.考核实施采购部门定期组织对劳务人员进行考核，考核方式可采用月度考核、季度考核、年度考核等多种形式。考核结果应及时反馈给劳务人员，并作为其奖惩、晋升、续签合同等的重要依据。3.奖惩措施对于考核优秀的劳务人员，公司可给予一定的奖励，如奖金、荣誉证书、晋升机会等。对于考核不合格的劳务人员，公司可根据情况采取警告、罚款、降职、辞退等惩罚措施。（四）人员离职管理1.离职申请劳务人员因个人原因需要离职的，应提前[X]天向供应商提交书面离职申请。供应商收到离职申请后，应及时通知采购部门和需求部门。2.离职手续办理劳务人员离职前，应按照公司规定办理离职手续，包括工作交接、工具设备归还、财务结算等。采购部门和需求部门负责对劳务人员的离职手续办理情况进行审核，审核通过后办理离职手续。3.离职后跟踪劳务人员离职后，采购部门和需求部门应定期对其离职后的工作表现进行跟踪，如发现存在违反公司规定或泄露公司机密等行为的，应依法追究其责任。五、劳务外包费用管理（一）费用预算编制1.预算编制原则劳务外包费用预算编制应遵循“实事求是、合理准确、节约高效”的原则，根据劳务外包项目的工作任务、人员需求、服务期限等因素进行科学合理的估算。费用预算应充分考虑市场行情、物价波动等因素，确保预算的准确性和可靠性。2.预算编制流程需求部门根据劳务外包项目的工作任务和人员需求情况，编制劳务外包费用预算草案，明确各项费用明细、金额及计算依据。采购部门会同财务部门对预算草案进行审核，重点审核费用项目是否合理齐全；费用金额是否准确；计算依据是否充分等。预算草案审核通过后，报公司管理层审批。经审批后的预算作为劳务外包费用控制的依据。（二）费用结算与支付1.结算方式劳务外包费用结算方式应在合同中明确约定，可采用按月结算、按季度结算、按项目完成进度结算等方式。结算周期最长不得超过[X]天。2.结算流程在每个结算周期结束后，供应商应按照合同约定向采购部门提交劳务外包费用结算申请，包括工作完成情况报告、费用明细清单等。采购部门会同需求部门对供应商提交的结算申请进行审核，重点审核工作完成情况是否符合合同要求；费用明细是否准确无误等。审核通过后，采购部门将结算申请报财务部门进行费用核算。财务部门核算无误后，按照公司资金支付流程办理费用支付手续。（三）费用控制与监督1.费用控制措施建立劳务外包费用控制台账，对劳务外包费用的预算执行情况进行实时监控，及时发现和解决费用超支问题。加强对劳务外包项目成本的分析和评估，定期对劳务外包费用进行统计分析，找出费用控制的关键点和薄弱环节，采取针对性措施加以改进。严格控制劳务外包项目中的各项费用支出，如人员工资、福利、培训费用、差旅费等，确保费用支出合理合规。2.费用监督机制建立健全劳务外包费用监督机制，财务部门定期对劳务外包费用的使用情况进行审计监督，检查费用支出是否符合合同约定和公司规定。采购部门和需求部门应加强对劳务外包项目的日常管理和监督，及时发现和纠正费用管理中存在的问题。鼓励员工对劳务外包费用管理中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。六、劳务外包风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别采购部门会同法务部门、财务部门等相关人员对劳务外包业务进行全面风险识别，识别范围包括但不限于法律风险、经济风险、人员风险、质量风险、安全风险等。通过查阅历史资料、实地考察、问卷调查、专家咨询等方式，收集与劳务外包业务相关的风险信息。2.风险评估对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方式进行。根据风险评估结果，确定风险等级，将风险分为高风险、中风险和低风险三个等级。（二）风险应对措施1.法律风险应对加强对劳务外包法律法规的学习和研究，确保劳务外包活动合法合规。聘请专业法律顾问，对劳务外包合同进行审核把关，及时发现和解决潜在的法律问题。建立法律风险预警机制，及时关注法律法规政策的变化，提前做好应对准备。2.经济风险应对合理编制劳务外包费用预算，加强费用控制和监督，确保劳务外包费用在预算范围内支出。与供应商签订合理的费用结算条款，明确费用支付方式和时间节点，避免因费用结算问题引发经济纠纷。购买必要的商业保险，如雇主责任险、财产险等，降低经济风险损失。3.人员风险应对加强对劳务人员的招聘、培训、考核和管理，提高劳务人员的素质和稳定性。建立劳务人员应急储备机制，确保在劳务人员出现短缺或流失时能够及时补充。加强与劳务人员的沟通交流，了解其需求和诉求，及时解决其工作和生活中遇到的问题，减少人员流失风险。4.质量风险应对与供应商签订明确的质量标准和验收条款，加强对劳务外包服务质量的监督和检查。建立质量反馈机制，及时收集客户对劳务外包服务质量的意见和建议，督促供应商改进服务质量。定期对劳务外包服务质量进行评估，根据评估结果对供应商进行奖惩，激励供应商提高服务质量。5.安全风险应对要求供应商为劳务人员提供必要的安全培训和防护用品，确保劳务人员在工作过程中的人身安全。建立安全管理制度，加强对劳务外包工作现场的安全监督和检查，及时发现和消除安全隐患。制定安全应急预案，明确在发生安全事故时的应急处理措施和责任分工，确保能够及时、有效地应对安全事故。（三）风险监控与预警1.风险监控建立劳务外包风险监控机制，定期对劳务外包业务的风险状况进行监控和评估。采