四室一厅制度规范标准

PAGE四室一厅制度规范标准一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织内“四室一厅”的管理与使用，确保其功能的有效发挥，为员工提供安全、舒适、有序的工作与交流环境，同时保障公司/组织的正常运营秩序，符合相关法律法规及行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有的“四室一厅”区域，包括但不限于办公区域内的会议室、洽谈室、培训室、资料室以及公共休息厅。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及行业关于办公场所管理的相关标准，确保制度合法合规。2.高效利用原则：优化“四室一厅”资源配置，提高使用效率，满足公司/组织日常办公、会议、培训、交流等各类活动需求。3.安全保障原则：加强安全管理，确保人员、设备及信息在“四室一厅”区域内的安全，预防各类安全事故发生。4.文明使用原则：倡导文明使用，爱护公共设施，保持环境整洁，营造良好的工作氛围。二、会议室管理规范（一）会议室使用申请1.各部门如需使用会议室，应提前填写《会议室使用申请表》，详细注明使用时间、会议主题、参会人数等信息。2.申请表应提交至行政部门，行政部门根据会议室使用情况进行统筹安排，并及时反馈申请结果。（二）会议室使用安排1.行政部门根据申请时间先后顺序及会议室空闲情况进行排期，优先保障重要会议和紧急会议的使用需求。2.对于多个部门同时申请使用同一时间段会议室的情况，行政部门应根据会议重要性、参会人数等因素进行协调安排，必要时可组织相关部门协商解决。（三）会议室使用规定1.使用部门应提前10分钟到达会议室进行准备工作，如调试设备、摆放资料等。2.严格按照申请时间使用会议室，如需延长使用时间，应提前告知行政部门并获得批准。未经批准擅自延长使用时间的，将予以警告。3.保持会议室整洁卫生，会议结束后，使用部门应及时清理桌面、地面，关闭设备电源，将椅子归位。4.爱护会议室设施设备，不得随意拆卸、损坏。如因使用不当造成设备损坏的，使用部门应照价赔偿。5.会议室使用期间，应保持安静，不得大声喧哗、播放与会议无关的音频视频。手机调至静音或关机状态，如有紧急电话需接听，应到会议室外接听。（四）会议室设备管理行政部门负责会议室设备的日常维护与管理，定期检查设备运行情况，确保设备正常使用。1.设备使用前，使用部门应熟悉设备操作方法，如有疑问可向行政部门寻求帮助。2.使用过程中如遇设备故障，应立即停止使用，并及时通知行政部门进行维修。3.设备维修期间，行政部门应尽快安排维修人员进行检修，确保不影响正常会议使用。对于因设备故障导致会议无法正常进行的情况，行政部门应及时协调其他会议室供会议使用。三、洽谈室管理规范（一）洽谈室使用申请与会议室使用申请流程相同，各部门如需使用洽谈室，应提前填写《洽谈室使用申请表》，注明洽谈事项、参与人员等信息，提交至行政部门。（二）洽谈室使用安排行政部门根据申请情况进行合理安排，确保洽谈室能够满足不同业务需求。对于涉及重要业务洽谈或商务接待的情况，应优先保障使用。（三）洽谈室使用规定1.使用部门应提前做好洽谈准备工作，包括准备相关资料、调整座位布局等。2.保持洽谈室安静，避免干扰洽谈进程。洽谈过程中，如需使用电子设备，应注意音量控制，避免影响他人。3.爱护洽谈室内的设施设备和家具，不得随意移动或损坏。如发现设施设备损坏，应及时告知行政部门。4.洽谈结束后，及时清理洽谈室，保持整洁。将使用过的资料整理好，如需留存可按照规定存放于资料室，不得随意丢弃。（四）洽谈室保密管理1.洽谈室涉及商业机密、敏感信息等洽谈活动时，使用部门应严格遵守公司/组织的保密制度，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.参与洽谈人员不得擅自将洽谈内容透露给无关人员，如需对外发布相关信息，应按照公司/组织规定的审批流程进行。3.行政部门应加强对洽谈室的安全管理，确保洽谈期间的信息安全。如发现有信息泄露风险，应及时采取措施进行处理。四、培训室管理规范（一）培训室使用申请培训主办部门需提前填写《培训室使用申请表》，明确培训主题、培训时间、培训人数、培训内容等详细信息，提交至行政部门审核。（二）培训室使用安排行政部门根据培训申请情况，结合培训室的场地容量、设备条件等因素进行安排。对于大型培训活动，应提前做好场地布置、设备调试等准备工作。（三）培训室使用规定1.培训主办部门应按照申请内容组织培训活动，不得擅自更改培训时间、内容或参与人员。如需变更，应提前向行政部门提出申请并获得批准。!2.培训期间，培训人员应遵守培训纪律，听从培训讲师安排，不得随意走动、交谈或从事与培训无关的活动。3.爱护培训室内的教学设备、桌椅等设施，不得在桌椅、墙壁上随意刻画、张贴。如发现设施损坏，培训主办部门应及时报告行政部门并负责维修或赔偿。4.保持培训室卫生清洁，培训结束后，培训人员应将垃圾带走，将桌椅摆放整齐。培训主办部门应安排专人对培训室进行全面清理。（四）培训室设备管理1.培训室配备的教学设备（如投影仪、音响、电脑等）由行政部门负责日常维护与管理，确保设备正常运行。2.培训主办部门如需使用特殊设备或软件，应提前告知行政部门，行政部门协助做好准备工作。3.使用设备过程中，培训人员应按照操作规程进行操作，如因操作不当导致设备损坏，培训主办部门应承担相应责任。五、资料室管理规范（一）资料室使用申请各部门如需查阅或借阅资料室内的资料，应填写《资料室使用申请表》，注明查阅/借阅资料名称、查阅/借阅目的、预计归还时间等信息，提交至资料室管理人员。（二）资料室使用安排资料室管理人员根据申请情况进行审核，对于符合规定的申请予以批准，并按照申请内容提供相应资料。（三）资料室使用规定1.查阅资料人员应在资料室内指定区域进行查阅，不得随意将资料带出资料室。如需带出，应按照规定办理借阅手续。2.爱护资料室内的资料，不得随意涂改、损坏、丢失。查阅过程中如需复印或摘录资料，应按照规定的程序进行操作。3.保持资料室安静，不得在资料室内大声喧哗或从事与查阅资料无关的活动。4.查阅资料结束后，应将资料整理归位，摆放整齐。如需借阅资料，应按照规定的借阅期限及时归还，如需延期归还，应提前向资料室管理人员申请。（四）资料室资料管理1.资料室管理人员负责资料的分类、整理、归档工作，确保资料存放有序，便于查阅。2.定期对资料进行盘点清查，核对资料数量、完整性等情况，发现问题及时处理。3.对于过期、损坏或不再使用的资料，应按照规定进行清理和销毁，确保资料室资料的时效性和准确性。六、公共休息厅管理规范（一）休息厅使用规定1.公共休息厅为员工提供休息、交流的场所，员工应文明使用，保持安静、整洁。2.在休息厅内不得大声喧哗、争吵，不得进行赌博、吸烟等违法违规行为。3.爱护休息厅内的设施设备，如沙发、茶几、饮水机等，不得随意损坏或挪动。发现设施设备损坏应及时告知行政部门。（二）休息厅卫生管理1.员工应自觉维护休息厅卫生，使用后将个人垃圾带走，放入指定垃圾桶内。2.行政部门应定期安排保洁人员对休息厅进行清扫，保持休息厅环境整洁。（三）休息厅物品管理1.休息厅内配备的饮水机、茶具等物品由行政部门负责管理和维护，定期进行检查和清洁。2.员工如需使用休息厅内的物品，应在使用后及时归位，不得随意丢弃或带走。七、监督与检查（一）监督机制1.行政部门负责对“四室一厅”的使用情况进行日常监督检查，定期巡查各区域的使用规范执行情况、设施设备完好情况等。2.设立意见箱，鼓励员工对“四室一厅”的管理与使用提出意见和建议，行政部门定期收集并进行分析处理。（二）检查内容1.会议室、洽谈室、培训室、资料室的使用申请是否规范，是否按照申请时间和内容使用。2.各区域内设施设备是否正常运行，是否存在损坏情况。3.卫生状况是否良好，是否符合整洁要求。4.保密制度、文明使用规定等是否得到有效执行。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，行政部门将视情节轻重给予警告、通报批评等处理。2.因违规行为造成设施设备损坏、信息泄露等损失的，责任部