建立室务会议制度规范

PAGE建立室务会议制度规范一、总则（一）目的为了加强公司/组织内部的沟通与协作，提高决策效率，规范室务会议的组织与管理，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各科室的室务会议。（三）会议原则1.民主集中原则：充分发扬民主，广泛听取各方面意见，在民主讨论的基础上，实行正确的集中。2.实事求是原则：会议内容应基于客观事实，准确反映问题，提出切实可行的解决方案。3.高效务实原则：注重会议效率，精简会议程序，突出解决实际问题，避免形式主义。二、会议组织（一）会议召集1.室务会议由各部门/科室负责人召集并主持。2.如部门/科室负责人因故不能主持会议，应指定一名副职或其他合适人员代为主持。（二）会议时间1.室务会议应定期召开，原则上每周[X]召开一次，具体时间由各部门/科室自行确定。2.如有特殊情况需要临时召开会议，召集人应提前通知参会人员。（三）会议地点会议地点由各部门/科室根据实际情况确定，一般应选择在安静、舒适、便于参会人员集中的场所。（四）参会人员1.部门/科室全体成员应参加室务会议，特殊情况不能参会的，应提前向主持人请假并说明原因。2.根据会议内容需要，可邀请相关人员列席会议。三、会议内容（一）工作汇报1.各成员应汇报上周工作进展情况，包括已完成的工作任务、遇到的问题及解决方案等。2.汇报内容应简洁明了、重点突出，避免冗长和无关紧要的叙述。（二）问题讨论1.针对工作中存在的问题，组织参会人员进行深入讨论，分析问题产生的原因，寻求解决问题的有效途径。2.鼓励参会人员充分发表意见和建议，营造积极活跃的讨论氛围。（三）决策制定1.根据讨论结果，对重要事项进行决策，明确工作目标、任务分工、时间节点等。2.决策应充分考虑各方面因素，确保决策的科学性、合理性和可行性。（四）工作安排及部署1.根据决策结果，对下周及近期工作进行详细安排，明确各项工作的责任人、工作要求和完成标准。2.工作安排应具有可操作性，便于各成员贯彻执行。四、会议程序（一）会前准备1.主持人应提前确定会议主题、议程和参会人员名单，并通知参会人员做好准备。2.参会人员应提前了解会议主题，准备好相关资料，如工作汇报材料、问题分析报告等。（二）会议开场1.主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。2.简要回顾上一次会议的主要内容和决议执行情况。（三）工作汇报1.按照预定顺序，各成员依次进行工作汇报。2.汇报过程中，主持人可适时进行提问和引导，确保汇报内容清晰、准确。（四）问题讨论1.针对工作中存在的问题，由提出问题的成员进行简要说明，然后组织参会人员进行讨论。2.讨论过程中，主持人应引导参会人员围绕问题展开深入分析，避免偏离主题或出现争吵等情况。（五）决策制定1.在充分讨论的基础上，主持人综合各方意见，提出决策建议。2.参会人员对决策建议进行表决，表决方式可采用举手、投票等方式，表决结果应记录在案。3.如决策建议获得多数参会人员通过，则形成会议决议；如未获得通过，主持人应组织进一步讨论，重新提出决策建议，直至形成决议。（六）工作安排及部署1.根据会议决议，对下周及近期工作进行详细安排，明确各项工作的责任人、工作要求和完成标准。2.工作安排应明确、具体，避免模糊不清或责任推诿。（七）会议总结及结束1.主持人对会议进行总结，强调本次会议的重点内容和决议要求，明确下一步工作方向。2.宣布会议结束。五、会议记录（一）记录人员会议记录由专人负责，可指定部门/科室的内勤人员或其他合适人员担任。（二）记录内容1.会议基本信息，包括会议名称、时间、地点、主持人、参会人员等。2.会议议程及各项议题的讨论内容、决策结果和工作安排。3.参会人员的发言要点，包括提出的问题、意见和建议等。4.会议中形成的决议、决定及其他重要事项。（三）记录要求1.记录应及时、准确、完整，如实反映会议情况。2.记录语言应简洁明了，避免使用模糊、歧义或冗长的表述。3.会议记录应采用电子文档或纸质文档形式保存，保存期限为[X]年。六、会议纪律（一）按时参会参会人员应严格遵守会议时间，提前到达会议地点，不得迟到、早退。如有特殊情况需要请假，应提前向主持人说明。（二）认真倾听参会人员应认真倾听其他人员的发言，不得随意打断或交头接耳，保持良好的会议秩序。（三）积极发言鼓励参会人员积极发表意见和建议，但发言应围绕会议主题，观点明确，论据充分。（四）保守机密会议讨论过程中涉及的公司/组织机密信息，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。（五）执行决议会议形成的决议、决定，参会人员应认真贯彻执行，不得擅自更改或拒绝执行。如有不同意见，可在会后通过正常渠道向相关领导反映，但在决议未更改之前，应严格按照原决议执行。七、会议监督与考核（一）监督机制1.公司/组织设立会议监督小组，负责对室务会议的组织、召开及决议执行情况进行监督检查。2.监督小组可通过定期检查会议记录、听取参会人员意见、实地查看工作进展等方式，对会议制度的执行情况进行监督。（二）考核办法1.将室务会议制度的执行情况纳入部门/科室绩效考核体系，对执行情况良好的部门/科室给予适当奖励，对执行不力的部门/科室进行通报批评，并扣减相应绩效分数。2.对违反会议纪律的个人，视情节轻重给予批评教育、警