宣传费用使用规范制度

PAGE宣传费用使用规范制度一、总则（一）目的为加强公司宣传费用的管理，规范宣传费用的使用，提高宣传资金的使用效益，促进公司业务发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及宣传费用支出的所有活动和事项。（三）基本原则1.合法性原则：宣传费用的使用必须符合国家法律法规以及行业相关标准，严禁用于违法违规的宣传活动。2.预算控制原则：严格按照年度宣传预算安排费用支出，确保宣传费用使用的计划性和合理性，不得超预算支出。3.效益优先原则：注重宣传效果，以提高公司品牌知名度、促进业务拓展为目标，优化费用投入，追求最佳效益。4.规范透明原则：宣传费用的使用应遵循规范的审批流程，确保各项支出清晰、透明，接受公司内部监督和审计。二、宣传费用的定义与范围（一）定义宣传费用是指公司为提升品牌形象、推广产品或服务、促进业务合作等目的而发生的各项费用支出。（二）范围1.广告宣传费用包括在各类媒体（如电视、报纸、杂志、网站、社交媒体等）投放广告的费用。制作和发布宣传海报、宣传单页、宣传册等印刷品的费用。参加各类展会、展销会、推介会等活动的展位费、布展费、宣传资料制作费等。2.公关活动费用举办新闻发布会、产品发布会、客户答谢会等活动的场地租赁、布置、嘉宾邀请、媒体接待等费用。与公关公司合作进行品牌推广、危机公关等活动的费用。赞助各类社会公益活动、行业活动等的费用，但需与公司业务相关且符合公司宣传策略。3.网络营销费用开展搜索引擎优化（SEO）、搜索引擎营销（SEM）等网络推广服务的费用。在电商平台进行广告投放、促销活动等的费用。制作和维护公司官方网站、社交媒体账号的费用，包括网站建设、内容更新、平台推广等。4.宣传物料制作费用制作公司标识、品牌形象片、产品演示视频等宣传资料的费用。定制公司礼品、纪念品等带有宣传标识物品的费用。5.其他宣传费用经公司批准的与宣传相关的其他费用支出，如宣传活动的策划费用、市场调研费用等，但需明确与宣传工作的直接关联。三、宣传费用预算管理（一）预算编制1.年度预算各部门应根据公司年度经营目标和宣传计划，于每年[具体时间]前向公司市场营销部门提交下一年度宣传费用预算申请。预算申请应详细说明各项宣传活动的内容、时间、预计费用金额等，并附相关的市场调研分析、宣传效果预估等资料。市场营销部门对各部门的预算申请进行汇总、审核和平衡，结合公司整体财务状况和宣传战略，编制公司年度宣传费用预算草案，提交公司管理层审批。2.预算调整在预算执行过程中，如因市场变化、业务拓展等原因需要调整宣传费用预算，相关部门应提前[具体时间]向市场营销部门提出预算调整申请。申请应说明调整的原因、调整的金额及对宣传计划和效果的影响等。市场营销部门审核后，报公司管理层审批。经批准的预算调整应及时通知财务部门，确保预算执行的准确性。（二）预算执行1.财务部门应按照经批准的宣传费用预算，对各项支出进行严格审核和控制。对于超出预算的支出，必须经公司管理层特别审批后方可支付。2.各部门应严格按照预算安排开展宣传活动，确保费用支出与预算项目相符。如因特殊情况需要变更预算项目，应提前办理相关审批手续。四、宣传费用审批流程（一）费用申请1.各部门在开展宣传活动前，应填写《宣传费用申请表》，详细说明活动名称、内容、时间、地点、预计费用金额、宣传目的及预期效果等。2.申请表应由部门负责人签字确认，并附上相关的活动策划方案、合作协议（如有）等资料。（二）部门初审1.申请表提交至部门所属分管领导进行初审。分管领导应根据公司宣传战略和部门业务需求，对申请的必要性、合理性和预算金额进行审核，并签署意见。2.如初审通过，申请表及相关资料流转至市场营销部门。（三）市场审核1.市场营销部门对申请表及相关资料进行审核，重点审查活动是否符合公司宣传计划、宣传效果是否明确可衡量、费用预算是否合理等。2.市场营销部门审核通过后，在申请表上签署意见，并提交公司财务部门。（四）财务审核1.财务部门对宣传费用申请进行财务审核，主要审核费用支出是否符合公司财务制度、预算安排以及相关法律法规要求。2.财务部门审核通过后，在申请表上签署意见，并提交公司管理层审批。（五）管理层审批1.公司管理层根据各部门审核意见，对宣传费用申请进行最终审批。审批通过的申请，由管理层签字确认。2.对于重大宣传活动或金额较大的宣传费用申请，需经公司董事会审议通过后方可执行。（六）费用报销1.宣传活动结束后，经办人员应及时整理相关票据和资料，填写《费用报销单》，并附上经审批的《宣传费用申请表》、活动总结报告等。2.按照公司费用报销流程，依次提交部门负责人、分管领导、市场营销部门、财务部门审核签字，最后报公司管理层审批。3.财务部门审核无误后，按照公司财务制度进行报销支付。五、宣传费用使用规范（一）广告宣传活动规范1.广告投放应选择具有合法资质、信誉良好、受众群体与公司目标客户相符的媒体平台。与媒体合作前，应签订详细的合作协议，明确双方权利义务、广告投放形式、时间、费用等条款。2.制作宣传海报、宣传单页、宣传册等印刷品时，应确保内容真实、准确、合法，符合公司品牌形象和宣传策略。设计方案需经相关部门审核通过后方可制作。3.参加展会、展销会等活动时，应提前做好充分准备工作，包括展位策划、宣传资料准备、人员培训等。活动期间，要积极展示公司产品和服务，收集客户信息，确保活动取得预期效果。（二）公关活动规范1.举办新闻发布会、产品发布会等活动，应提前制定详细的活动方案，明确活动主题、时间、地点、议程、嘉宾邀请、媒体接待等安排。活动现场要确保秩序井然，信息发布准确、及时。2.与公关公司合作时，应选择专业、有经验、口碑良好的公关公司，并签订合作协议，明确服务内容、费用标准、保密条款等。定期对公关公司的工作进行评估和监督，确保服务质量。3.赞助社会公益活动、行业活动时，要充分考虑活动与公司业务的关联性和宣传效果，确保赞助活动能够提升公司品牌形象和社会影响力。同时，要严格按照相关规定进行赞助款项的支付和管理。（三）网络营销活动规范1.开展网络推广服务时，应选择正规、专业的网络营销机构或平台，确保推广效果和数据安全。与合作方签订详细的服务协议，明确服务内容、费用标准、推广方式、效果评估等条款。2.在电商平台进行广告投放、促销活动等，要遵守电商平台的规则和政策，确保活动合法合规。活动策划要充分考虑消费者需求和市场竞争情况，制定合理的营销策略。3.公司官方网站和社交媒体账号的建设与维护，要注重内容更新和互动性，及时发布公司动态、产品信息、行业资讯等内容，吸引用户关注和参与。同时，要加强网络安全管理，防止信息泄露和网络攻击。（四）宣传物料制作规范1.制作公司标识、品牌形象片、产品演示视频等宣传资料，应委托专业的设计公司或制作团队进行，确保资料的质量和专业性。设计方案要充分体现公司品牌理念和产品特点，经公司相关部门审核通过后方可制作。2.定制公司礼品、纪念品等带有宣传标识物品，要严格控制数量和成本，确保物品的实用性和宣传效果。礼品、纪念品的选择应符合公司文化和目标客户群体的喜好，制作过程要注重质量和工艺。（五）其他宣传活动规范1.宣传活动的策划要充分结合公司业务需求和市场形势，制定切实可行的宣传方案。方案应明确活动目标、内容、形式、时间、地点、参与人员、费用预算等，并对活动效果进行预估和评估。2.市场调研活动应科学设计调研问卷和方法，确保调研数据的真实性和可靠性。调研结果要进行深入分析，为公司宣传决策提供有力依据。3.所有宣传活动涉及的合同、协议、发票等资料，应妥善保管，以备公司内部审计和检查。六、宣传费用监督与审计（一）内部监督1.市场营销部门负责对宣传费用的使用情况进行日常监督，定期检查各部门宣传活动的执行情况和费用支出的合理性。2.财务部门应加强对宣传费用报销的审核，严格把关费用支出的合规性，对发现的问题及时反馈并督促整改。3.公司内部审计部门定期对宣传费用进行专项审计，审查宣传费用预算执行情况、审批流程的合规性、费用使用的真实性和效益性等，并出具审计报告。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使